Alur Pengelolaan Dokumen Rekam Medis-Seperti yang telah dibahas pada artikel sebelumnya “Pengelolaan Dokumen Rekam Medis Rumah sakit” dijelaskan bahwa unit pengelola dokumen rekam medis terdiri dari :
- Assembling.
- Coding.
- Indeks.
- Filing.
- Analisis dan Reporting.
Dimana masing-masing unit tersebut memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda pada pengelolaan dokumen rekam medis, untuk itu akan dijelaskan pada tulisan ini bagaimana alur pengelolaan dokumen rekam medis tersebut berjalan, Dokumen rekam medis pasien yang telah selesai pengobatan akan berjalan dengan alur berikut ini :
Assembling
- menyiapkan dokumen rekam medis baru dan form yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan unitnya.
- memasukan semua penggunaan dokumen rekam medis dalam buku kendali.
- Mengalokasikan dan mendistribusikan Nomor Rekam Medis secara teratur dan berurutan.
- Mencatat penggunaan nomor rekam medis yang telah aktif kedalam buku penggunaan rekam medis.
- Menerima penegmbalian dokumen rekam medis dari unit pelayanan medis.
- Mencocokan jumlah dokumen dengan jumlah pasien.
- Memeriksa kelengkapan semua dokumen yang masuk.
Coding dan Indeksing
- Penerimaan dokumen rekam medis dari Assembling lalu mencatat dalam buku ekpedisi.
- Menulis kodepenyakit ataupun diagnosa penyakit serta semua detail dari tindakan , dokter yang menangani, obat-obatan dan lain-lain dalam dokumen rekam medis serta kartu kendali.
- Menyerahkan dokumen rekam medis ke unit filing setelah memisahkan dokumen rekam medis dengan kartu kendali, sementara kartu kendali digunkana untuk indeks.
- Mencatat indeks penyakit, indeks operasi dll dikartu indeks masing-masing jenis penyakit, jenis operasi, nama dokter dan sebab kematian.
- Menyusun indek penyakit dan data lainnya secara alfabetis.
Filing
- Menerima dokumen rekam medis dari unit coding dan indeksing dengan buku ekspedisi.
- Menyimpan semua dokumen rekam medis yang masuk kedalam ruang penyimpanan dan disusun berurutan berdasarkan metode yang digunakan.
- Meneyediakan sistem penggunaan kembali dokumen rekam medis untuk keperluan rumah sakit serta mencatat semua penggunaan dokumen rekam medis yang masuk ataupun keluar.
- Menyediakan dokumen rekam medis untuk pasien dengan perjanjian yang diperoleh dari TPPRJ dan TPPRI.
- Melestarikan semua dokumen yang tersimpan sesuai dengan masa retensi.
- Memusnahkan dokumen yang sudah masuk kedalam masa retensi sesuai dengan ususlan yang telah diajukan kepada komite rekam medis.
