Apa Itu Arsip dan Kearsipan ?-Arsip merupakan sebuah kata yang sering kita dengar di lingkungan perkantoran atau organisasi maupun bidang lainnya, dari beberapa rangkuman penulis mengenai arsip maka dapat disimpulkan arsip berperan sebagai pusat ingatan ataupun sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam sebuah organisasi dalam rangka proses kerja maupun kegiatan kerja. Dalam hal ini seperti kegiatan perencanaan, kegiatan analisa, kegiatan pengembangan, perumusan kebijaksanaan,pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban dan masih banyak lagi.
Apa Itu Arsip dan Kearsipan ?
Pada undang-undang Nomor 43 tahun 2009 mengenai kearsipan di sebutkan bahwa “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam melaksanakan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”.
Sedangkan kearsipan dapat digambarkan sebagai salah satu jenis pekerjaan perkantoran yang ada dalam organisasi pemerintahan maupun swasta. Dimana hal ini terkait dengan pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan arsip atau surat-surat dan dokumen kantor lainnya.
Kearsipan merupakan dasar dari pemeliharaan surat yang mengandung proses penyusunan dan penyimpanan surat-surat sedemikian rupa sehingga surat / arsip bisa ditemukan kembali pada saat dibutuhkan, jadi dapat digambarkan kearsipan merupakan sebuah proses yang dimulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan arsip menurut sistem tertentu yang pada saat dibutuhkan bisa ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Jadi pada dasarnya arsip dan kearsipan merupakan dua hal yang tidak bisa terpisahkan dimana arsip sebagai objek dari kearsipan yang digunakan untuk mengelola arsip itu untuk kepentingan organisasi. Dengan pengelolaan arsip yang baik atau kearsipan yang baik maka akan sangat membantu perusahaan dalam proses kerja yang ada baik arsip sebagai alat penunjang keputusan ataupun arsip dalam berbagai kebutuhan yang ada.
Manfaat pada pengelolaan arsip yang baik akan memberikan dampak yang sangat positif dalam sebuah organisasi, selain akan tercipta efisiensi kerja hal lain yang akan didapat pula yaitu peningkatan efektivitas kerja dalam sebuah organisasi.
Semoga bermanfaat
