Apa Itu Document Management System-Document Management System adalah yaitu sebuah perangkat lunak yang dapat menunjang system pengelolaan arsip secara digital dan juga berguna dalam proses alih media untuk dokumen kertas (Fisik) perusahaan menjadi dokumen digital, didalam sistem pengelolaan diperlukan kondisi dokumen dalam bentuk softcopy sehingga langkah awal dari penggunaan sistem ini adalah alih media, setelah semua dokumen menjadi dokumen digital maka penggunaan sistem ini sudah bisa dilakukan.
Apa Itu Document Management System
Dijaman teknologi yang sudah berkembang begitu pesat membuat semua aspek dalam setiap lini memngikuti perkembangan teknologi, jika pada masa lalu pengelolaan dokumen hanya berkutat pad dokumen fisik maka saat ini dokumen fisik telah berevolusi kedalam bentuk yang baru yaitu dokumen digital, nah dengan hadirnya dokumen digital inilah membuat juga hadirnya system pengelolaan dokumen secara digital dimana banyak sekali manfaat yang bisa didapatkan dari penggunaan teknologi ini, dan pengelolaan dokumen dalam bentuk fisik mempunyai celah antara lain :
- Dokumen hardcopy menumpuk sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pencarian dokumen.
- Tidak adanya back up copy, sehingga jika terjadi kehilangan maka dokumen tersebut akan benar-benar hilang, dan informasi yang terdapat didalamnya tidak bisa di akses kembali.
- Volume penggunaan kertas yang cukup tinggi dan juga penggunaan ruang dalam penyimpanqan arsip membuat adanya pemborosan biaya yang cukup tinggi.
Dari beberapa permasalahan diatas maka penggunaan Document Management System merupakan salah satu solusi yang cukup tepat dalam meningkatkan tingkat efisiensi pengelolaan dokumen didalam sebuah organisasi dengan kata lain system ini bisa memberikan solusi antara lain :
- Merapikan dokumen hardcopy menggunakan sistem T-Glide sehingga kapasitas penyimpanan dapat dimaksimalkan.
- Menyimpan dokumen dalam bentuk Softcopy dan di manage oleh ECM , sehingga keamanan dokumen terjamin.
- Mengganti Form – Form kertas menjadi Form Elektronik.
- Software ECM dapat dintegrasikan dengan software ERP dan accounting system sehingga database customer dapat disimpan dengan baik dan aman.
Dan keuntungan yang akan didapat antara lain :
- Waktu pencarian dokumen lebih cepat.
- Sistem penyimpanan dapat disesuaikan dengan keinginan, baik berbasis Cloud atau On-Premise.
- Keamanan dokumen terjamin, dengan sistem penyimpanan database.
- Hak akses user dapat diatur terhadap dokumen yang di akses.
- Pemanfaatan ruang arsip menjadi ruang kerja.
- Mengurangi biaya penggunaan kertas.
Dengan penggunaan Document Management System yang tepat diperusahaan anda maka secara otomatis akan meningkatkan pula kinerja dan efisiensi diperusahaan anda, karena system pengelolaan kerasipan yang baik dalam suatu perusahaan akan membuat semua proses kerja semakin menjadi lebih mudah dan efisien.
I want to know about your DMS (all features and pricing), please contact me if possible.