Apa Itu Enterprise Content Management (ECM)-Perkembangan teknologi yang sangat pesat membuat semua aspek juga ikut berkembang salah satunya adalah pada proses pengelolaan dokumen, pada saat ini teknologi menjadi salah satu aktor utama dibalik berkembangnya system pengelolaan dokumen berbasis teknologi, selain presisi faktor kecepatan juga menjadi salah satu alasan mengapa saat ini teknologi pengelolaan dokumen begitu mudah dan efisien.
Salah satu teknologi pengelolaan dokumen yang sedang berkembang yaitu Enterprise Content Manajemen (ECM), sebuah strategi atau metodologi dan tool yang digunakan untuk mendapatkan, mengelola, menyimpan, melindungi dan menyampaikan content dan dokumen terkait dengan proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan atau organisasi.
ECM terdari 6 komponen besar yaitu :
- Capture
- Manage
- Store
- Preserve
- Security
- Deliver
Dengan menggunakan ECM ini maka system pengelolaan dokumen ada menjadi lebih baik, hal ini terkait dengan proses pencarian, penyimpanan, keamanan, dan semua hal yang terkait dengan efisiensi.
Berbeda dengan system pengelolaan yang konvensional yang masih bergantung pada dokumen fisik sebagai tool nya , pada ECM ini semua dokumen yang ada sudah berbentuk digital sehingga kita tidak memerlukan lagi dokumen fisik sebagai bahan untuk mendapatkan informasi, dalam hal ini ada satu kelebihan yaitu aspek paperless, kita bisa meninggalkan penggunaan kertas pada titik yang sangat rendah sehingga bisa menghemat biaya.
Pada ECM ini media penyimpanan yang digunakan adalagh server, dimana server ini bisa menyimpan semua data yang ada , sehingga pada saat pengelolaan dan proses penggunaan dokumen kita hanya mengakses server yang ada dan sudah bisa mengakses semua dokumen yang diperlukan.
Dengan adanya ECM ini maka semua kegiatan pengelolaan dokumen anda akan semakin lebih mudah, anda hanya perlu duduk didepan computer atau laptop anda maka anda sudah bisa mengakses semua informasi yang tersimpan tanpa perlu bergerak kesana kemari, factor keamanan pada ECM ini juga sangat tinggi karena kita bisa menggunakan hak akses tertentu untuk beberapa dokumen yang bersifat penting dan rahasia.
Dengan peningkatan teknologi yang sangat pesat maka sudah dapat dipastikan semua elemen yang terkait dengan teknologi akan ikut serta meningkat, dapat dibayangkan dimana dimasa depan kita benar-benar meninggalkan penggunaan kertas dan sepenuhnya bergantung kepada penggunaan media teknolgi sebagai pengelolaa informasi yang ada.
Oleh karena itu sangatlah penting dalam membanguin manajemen pengelolaan dokumen berbasiskan teknologi salah satunya adalah ECM ini, dengan penggunaan ECM ini maka kita akan dapat menjalankan proses pengelolaan dokumen dengan efektif dan efisien tanoa mengurangi fungsi dan tugas manajemen pengelolaan dokumen.
