Apa Itu Sistem Pengarsipan

Menurut Kamus internasional Bahasa Indonesia, pengertian arsip yaitu simpanan surat-surat penting. jadi berdasarkan pendapat ini tidak semua surat dapat dikategorikan sebagai arsip.Secara umum arsip dapat di gambarkan sebagai proses pengaturan dan penyimpanan rekaman asli atau salinannya, sehingga rekaman tersebut dapat digunakan kembali dimasa mendatang sebagai verifikasi ataupun informasi.

Untuk mengklarifikasi sebuah dokumen atau surat tersebut termasuk kedalam kategori arsip harus memenuhi beberapa persyaratan berikut :

Dokumen ataupun surat tersebut harus memiliki kepentingan untuk lembaga ataupun organisasi serta individu dalam jangka waktu yang panjang, dimulai dari proses pembuatan dokumen atau surat tersebut hingga waktu yang tak terbatas sesuai dengan kepentingannnya.

Proses penyimpanan yang memudahkan pengguna untuk mencari kembali dokumen ataupun surat tersebut jika dimasa mendatang memerlukan informasi kembali yang terkait dengan informasi yang ada di dalam dokumen tersebut.Dalam Hal ini tentunya sebuah system penyimpanan yang terstruktur dengan baik dan aman.

Perawatan Sistem pengarsipan

Apa Itu Sistem Pengarsipan – Dalam hal proses pengarsipan yang tidak kalah penting adalah proses perawatan dan pengelolaan arsip itu sendiri, karena sesungguhnya arsip merupakan elemen yang sangat penting dalam sebuah proses administrasi ataupun berbagai proses kegiatan dalam suatu organisasi.

Dengan adanya arsip kita dapat meninjau kembali beberapa proses yang memerlukan verifikasi dan keabsahan.

Dalam hal ini ada beberapa aspek yang harus kita pertimbangkan dalam proses penyimpanan arsip seperti :

Periode penyimpanan, beberapa lamakah waktu yang diperlukan dalam menyimpan suatu arsip, dengan pertimbangan beberapa alasan hukum atau administrasi sampai batas waktu kegunaan informasi yang trsimpan dalam suatu arsip.
Proses perlindungan keamanan, suatu arsip pada dasarnya menyimpan informasi yang sangat penting untuk beberapa proses kegiatan, untuk itu perlu adanya security yang memadai agar informasi tersebut tidak digunakan untuk kepentingan yang menyalahi aturan.

Biasanya arsip mengenai keuangan dan dokumentasi kegiatan memerlukan hak akses yang terbatas untuk pengelolaan kembali informasi tersebut.

Berarti dalam hal ini proses penyimpanan arsip tersebut harus memiliki mekanisme yang cukup aman untuk dapat mengakses informasi tersebut.

User, hak akses yang diberikan kepada setiap user tentunya berbeda dimana pendeskripsian berbagai arsip dan dokumen sudah ditentukan di awal pembagian slot penyimpanan arsip informasi.

Seperti arsip informasi yang terkait dengan bagian keuangan hanya disimpan dan bisa diakses oleh bagian keuangan itu sendiri, begitu juga dengan informasi dengan menyangkut kepentingan beberapa divisi lain yang hanya bias disimpan dan diakses oleh bagian yang terkait.

Klasifikasi arsip, klasifikasi arsip biasanya terkait dengan informasi yang terkait dalam arsip itu sendiri. Jadi dalam hal ini perlu adanya klasifikasi terkait informasi yang tersimpan dalam suatu dokumen ataupun arsip, agar pada akhirnya setiap dokumen yang tersimpan terdapat dalam suatu cluster yang sama sehingga memudahkan proses pencarian dan penggunaan kembali informasi tersebut.

Semoga bermanfaat…