Bagaimana Cara Mengatur Sistem Pengarsipan

Bagaimana Cara Mengatur Sistem Pengarsipan merupakan hal yang sangat penting didalam organisasi apapun yang menangani banyak sekali , faktur, kwitansi, ataupun dokumen lainnya. Memang saat ini slogan paperless sudah sangat sering terdengar yang berarti setiap organisasi harus menekan seminimal mungkin penggunaan kertas didalam setiap proses operasionalnya, akan tetapi pada kenyataannya masih banyak organisasi yang membutuhkan penyimpanan fisik untuk beberapa dokumen yang sangat penting.

Dalam hal ini sangat penting sekali untuk mengetahui jenis file apa saja yang harus mempunyai dokumen fisik dan siapa saja yang bisa mengaksesnya dan kemudahan dalam mengakses dokumen tersebut.

Bagaimana Cara Mengatur Sistem Pengarsipan

Sistem pengarsipan yang buruk dapat membuat beban pekerjaan bertambah dan resiko kehilangan dokumen menjadi sangat besar, dan memberikan banyak dampak yang bisa merugikan organisasi anda dalam beberapa hal misalnya pada saat membutuhkan informasi didalam dokumen sebagai faktor penunjang keputusan, atau pada saat kegiatan audit yang membutuhkan banyak sekali dokumen sebagai pembuktian yang sah dan hal ini akan memberikan dampak yang sangat besar pada aspek selanjutnya, misalkan klaim pajak, pengeluaran dan lain sebagainya.

Tips membuat system pengarsipan yang baik

Meskipun membuat sebuah system pengarsipan yang sangat baik sangat sulit, akan tetapi hal tersebut bukanlah hal yang tidak mungkin dengan mengacu kepada beberapa trik dan tips pengarsipan yaitu :

Hal pertama yang harus dilakukan yaitu membuat spesifikasi kebutuhan para karyawan yang menggunakan dokumen berdasarkan divisi mereka, menerka dan memikirkan karyawan mana yang membutuhkan akses beberapa jenis dokumen, juga merancang workstasion yang tepat dan tata letak yang effisien.
Menentukan system pengarsipan, ada banyak sekali system pengarsipan yang bias digunakan apakah itu sitem Numerik, abjad ataupun metode lainnya, akan tetapi semua itu harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan itu sendiri, misalkan perusahaan yang banyak menggunakan kode dan angka sebagai identitas faktur ataupun dokumen yang dihasilkan maka penggunaan system numerik merupakan hal yang sangat tepat pada system pengarsipannya. dan ada banyak sekali katagori yang bisa digunakan seperti, keuangan, pemasaran, dan lain-lain. Ini merupakan hal yang sangat penting karena akan menentukan bagaimana fungsi dan kegunaan system pengarsipan anda dapat menunjang proses kerja yang ada.
Menghitung kebutuhan penyimpanan, jika anda mengakses file dalam jumlah yang cukup banyak setiap hari maka sudah barang tentu akses penyimpanan harus dekat dengan anda, akan tetapi bila hal itu terjadi sebaliknya maka ruang penyimpanan boleh tidak terlalu dekat dengan anda, begitupun dalam perhitungan perkembangan dokumen yang ada, kita harus juga merancang ruang dan kebutuhan tempat penyimpanan yang akan terjadi dimasa mendatang hal ini bisa dikalkulasikan dari rata-rata penghasilan dokumen perhari maka jika hal itu dikalkulasikan maka dengan mudah kita akan dapat melihat berapa banyak tuang yang akan disiapkan untuk dokumen tersebut dimasa mendatang.
Penggunaan system pelabelan, identifikasi sebuah dokumen juga merupakan hal yang sangat krusial dalam system pengelolaan dokumen karena hal ini menyangkut proses efisiensi pengelolaan kembali dokumen tersebut,. maka penggunaan label merupakan solusi yang sangat tepat untuk permasalahan tersebut, yaitu dengan membuat identitas awal bagi semua dokumen yang ada sehingga pada proses pencarian dan penyimpanannya bisa mengacu kepada system pelabelan tersebut.
Menggunakan folder file: Investasi terbaik adalah membeli folder gantung berwarna dengan tab label plastik dan folder file manila biasa. Folder gantung berwarna mudah tersedia dan mudah dikenali. Misalnya, jika Anda meletakkan semua file klien Anda di folder menggantung kuning, informasi keuangan di folder biru, dan apa pun yang terkait dengan pemasaran di folder merah, Anda dapat dengan mudah melihat secara kasar di mana Anda harus mencari file tertentu. Sederhana adalah yang terbaik Prinsip KISS — Keep It Simple, Sweetheart! —Mengaplikasikan sistem pengarsipan yang mudah digunakan dan mudah tumbuh. Kategori subjek luas akan memungkinkan Anda untuk dengan mudah menambahkan file baru saat Anda tumbuh dan akan menghilangkan kebutuhan untuk memutakhirkan atau mengatur ulang sistem pengarsipan Anda secara teratur.

Demikianlah sekilas mengenai Bagaimana Cara Mengatur Sistem Pengarsipan, semoga bermanfaat.