Bagaimana Memelihara Arsip Elektronik – Arsip elektronik merupakan sebuah dokumen yang direkam dan disimpan dalam bentuk data yang menggunakan teknologi sebagai media penyimpanannya, diera revolusi industri 4.0 ini penggunaan dokumen elektronik sudah menjadi standar baku dalam sebuah sistem pengelolaan dokumen modern. akan tetapi dalam pemeliharaannya arsip elektronik juga memerlukan penanganan yang sangat intes dalam upaya melestarikan arsip elektronik ini, dimana banyak celah penyalah gunaan pada media elektronik yang dapat mengganggu keberadaan sebuah dokumen elektronik.
Hal – hal yang harus dilakukan dalam pemeliharaan arsip elektronik terdiri dari beberapa hal sebagai berikut :
Pengamanan data
Arsip elektronik yang digunakan biasanya dalam bentuk data dalam berbagai format data, dengan format data yang ada tentunya celah dalam penyalah gunaan informasi masih tetap ada, oleh karena itu perlu dibuat protokol keamanan yang akan melindungi data dari serangan hancker, virus dan sejenisnya, secara umum proses pengamanan data dapat digambarkan sebagai berikut :
- Membuat protokol standar dalam pengoperasian pengelolaan data elektronik yang mampu memberikan keamanan dan perlindungan dari setiap data yang tersimpan seperti penggunaan anti virus, firewall serta pengamanan lain dalam penggunaan jaringan internet, karena banyak sekali oknum hacker yang menggunakan jaringan internet untuk memasuki sistem operasi yang kita punya.
- Penggunaan dan pemeliharaan perangkat keras (Hardware) yang update secara teknologinya, perkembangan perangkat keras teknologi sudah tentu memberikan perlindungan ekstra pada sistem pemeliharaan arsip yang ada, dengan menggunakan teknologi hardwawre terbaru akan mengurangi resiko penyerangan atau penyalah gunaan data yang tersimpan dalam perangkat keras kita, karena semakin maju teknologi yang digunakan maka akan semakin maju pula tingkat perlindungan yang diberikan.
- Penggunaan dan pemeliharaan perangkat lunak (Software) yang asli dan terbaru secara berkala, dengan mengupdate perangkat lunak secara berkala seperti antivirus dan lain sebagainya maka otomatis akan memberikan pengamanan ekstra pada data yang kita simpan.
Pemeliharaan Data
Pemeliharaan data ini digunakan agar data yang tersimpan tidak rusak atau corupt, karena data atau arsip elektronik juga bisa mengalami kerusakan data, oleh karena itu hal berikut perlu dilakukan agar arsip elektronik bisa terpelihara dengan baik antara lain :
- Penggunaan Hardware secara baik dan sesuai prosedur, dengan penggunaan sesuai prosedur dan tidak berlebihan maka akan mampu memberikan perlindungan pada data dengan baik pula, karena pada dasarnya perangkat keras tetaplah merupakan mesin yang dikendalikan user, oleh karena itu kebijakan penggunaan hardware yang baik dan benar juga perlu dilakukan.
- Penggunaan perangkat lunak asli bukan bajakan, saat ini didunia maya bermunculan berbagai software yang bisa digunakan secara gratis, pada umumnya software tersebut tidak menggunakan license yang asli atau bajakan , dengan penggunaan software bajakan seperti ini maka akan memudahkan para oknum yang tidak bertanggung jawab untuk meretas atau membajak data yang kita simpan pada perangkat teknologi penyimpanan kita, oleh karena itu hindari penggunaan software bajakan dan hanya menggunakan software yang asli dan berlisensi.
- Lakukan Back up data secara berkala, back up data merupakan proses penyalinan data yang kita simpan atau duplikasi dan menyimpan duplikasi data tersebut di area penyimpanan yang aman dengan lokasi yang berbeda dari lokasi penyimpanan dokumen aslinya, hal ini dilakukan agar apabila terjadi kerusakan atau kehilangan data pada data asli maka kita akan dengan mudah merecovery data yang hilang tersebut.
Transfer data
Transfer data merupakan proses perpindahan data pada data elektronik, biasanya menggunakan perangkat mediasi antar media seperti kabel, usb, bluetoth dan lain – lain. Justru pada pengelolaan data elektronik proses transfer data merupakan proses yang sangat rentan digunakan untuk menyisipkan virus yang akan merusak data atau bahkan menduplikasi data oleh karena itu pada proses transfer data harus memperhatikan hal – hal sebagai berikut :
- Lakukan proses Scanning virus sebelum memasukan perangkat tranfer data pada perangkat yang akan digunakan misalkan pada flashdisk, hardisk eksternal dan lain – lain. jika memang perangkat mediasi transfer data tersebut positif terdapat virus sebaiknya koneksi transfer data jangan dilakukan dahulu karena virus tersebut akan dengan mudah masuk kedalam sistem kita dan merusak atau menduplikasi semua data yang ada.
- Lakukan transfer data hanya dari sumber terpercaya biasanya data dari jaringan internet banyak yang disisipi oleh berbagai macam virus sejenis trojan yang dapat menyalin informasi dalam komputer kita secara tersembunyi, oleh karena itu bijaklah dalam mentransfer data dalam jaringan internet (Download) dan penggunaan aktivitas lainnya dalan jaringan internet.
- Pastikan perangkat penyimpanan yang digunakan sudah terbebas dari virus dan sejenisnya karena bisa jadi justru perangkat penyimpanan kitalah yang menyebarkan virus karena sudah terinfeksi virus pada saat proses transfer data karena pada media penyimpanan data seperti flashdisk dan sejenisnya tidak mempunyai proteksi antivirus.
Demikianlah informasi mengenai Bagaimana Memelihara Arsip Elektronik semoga memberikan manfaat bagi pembaca, Terima Kasih.
