Bagaimana Memprediksi Pertumbuhan Dokumen Perusahaan-Sebagai sebuah organisasi yang terdiri dari berbagai divisi didalamnya perusahaan memiliki berbagai macam sumber penghasil dokumen yang sangat banyak, hampir disetiap divisi setiap saat menghasilkan dokumen yang memiliki nilai informasi berharga maupun hal lainnya yang memiliki kepentingan tersendiri. Oleh karena itu dalam sebuah perusahaan sangat penting untuk memiliki divisi pengelolaan dokumen yang bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen perusahaan. Pada umumnya pada pengelolaan dokumen perusahaan terdapat dua metode system pengelolaan yaitu sentralisasi dan non sentralisasi, setralisasi merupakan system pengelolaan dokumen terpusat biasanya dalam gedung atau ruang arsip tersendiri dimana pusat ini mengelola semua dokumen yang ada dalam sebuah organisasi secara keseluruhan sedangkan untuk non sentralisasi dimana setiap divisi pada sebuah perusahaan bertanggung jawab mengelola dokumen yang dihasilkannya oleh divisinya masing-masing untuk digunakan kembali dimasa mendatang baik untuk divisi itu sendiri maupun divisi yang lainnya.
Permasalahan yang umum terjadi pada pengelolaan dokumen yaitu kurangnya antisipasi pada pertumbuhan dokumen dimasa mendatang sehingga kebutuhan ruang penyimpanan akan terus meningkat seiring dengan bertambahnya dokumen.
Bagaimana Memprediksi Pertumbuhan Dokumen Perusahaan
Dokumen yang terus lahir setiap harinya dalam sebuah perusahaan merupakan hal yang wajar terjadi, arena pada prosesnya sebuah perusahaan menggunakan dokumen sebagai alat penunjang proses kerja perusahaan. Untuk itu diperlukan prediksi pertumbuhan dokumen untuk mengantisipasi kebutuhan ruang penyimpanan dimasa mendatang, jika rata-rata sebuah perusahaan menghasilkan 100 lembar dokumen perhari maka jumlah dokumen dalam setahun mendatang akan dapat diprediksi. Untuk pengelolaan dokumen yang efisien diperlukan sebuah retensi dokumen secara berkala selain untuk meringankan beban pengelolaan retensi juga mampu mengurangi beban ruang penyimpanan secara berkala, dengan begitu dokumen-dokumen baru yang memiliki ruang penyimpanan yang cukup.
Proses prediksi pertumbuhan dokumen perusahaan biasanya didasarkan pada pengalaman yang sudah terlihat pada tahun-tahun sebelumnya , kita dapat mengambil prediksi berdasarkan nilai tahun sebelumya ditambah presentase pertumbuhan dokumen di setiap tahunnya, dengan melihat pada history pertumbuhan dokumen pertahunnya kita dapat dengan mudah melihat pergerakan pertumbuhan dokumen pada perusahaan setiap tahunnya. Akan tetapi tugas tersebut tidaklah mudah dibutuhkan pengalaman dan sumber daya yang berpengalaman dalam mengelola dokumen perusahaan sehingga bisa didapatkan data-data statistic mengenai pertumbuhan dokumen.
Oleh karena itu Divisi pengelolaan dokumen bukanlah hal yang mudah, diperlukan sumber daya manusia yang mamahami system pengelolaan dokumen secara menyeluruh dan mampu memberikan gambaran umum seberapa banyak dokumen yang dikelolanya, bagaimana memberikan perlindungan kepada dokumen yang dikelolanya, bagaimana menyimpan dan mengatur dokumen yang dikelola agar mudah digunakan kemabali dan aman danmasih banyak lagi hal lainya.
Sebagai penutup memprediksi pertumbuhan dokumen bukanlah hal yang mutlak harus tepat secara jumlah ataupun quantity tertuang dalam sebuah angka yang real, akan tetapi memberikan gambaran secara utuh berapa tingkat persentase pertumbuhan dokumen setiap tahunnya sehingga pada persiapan ruang penyimpanan yang tepat akan meningkatkan tingkat efisiensi kinerja perusahaan, karena dokumen merupakan salah satu factor penunjang keputusan ataupun proses kerja dalam sebuah perusahaan.
Semoga bermanfaat
