Bagaimana Menganalisa Kebutuhan Peralatan Kearsipan – Dalam membangun sebuah sistem kearsipan diperlukan analisa mendalam dalam merencanakan kebutuhan peralatan kearsipan, dengan merencanakan semua kebutuhan peralatan maka proses pembangunan sebuah sistem pengelolaan arsip sudah memasuki tahap awal, dimana dalam tahap awal ini kita memperkirakan kebutuhan peralatan apa saja yang akan di beli dan digunakan, secara umum kebutuhan kana peralatan kearsipan ini biasanya mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut ini :
- Penyesuaian bentuk dan ukuran fisik arsip dengan peralatan yang digunakan, sebagai contoh kita harus menyesuaikan kedalaman lemari atau deep dengan ukuran map yang kita gunakan, atau bentuk ambalan yang menyesuaikan dengan jenis dokumen yang akan disimpan misalkan kertas, pita video, kaset, peta, benda bersejarah dan lain sebagainya sehingga penggunaan ruang akan efektif dan efisien.
- Menyesuaikan peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan untuk menjamin keamanan informasi yang tersimpan. seperti penyimpanan arsip rahasia, sangat rahasia, dan lain sebagainya.
- Peralatan yang digunakan harus mampu mempermudah penggunaan kembali arsip baik pada saat penyimpanan dan penggunaan kembali informasinya dalam skala lokasi.
- Peralatan yang digunakan harus mempertimbangkan perkembangan arsip dimasa mendatang, oleh
karena itu perlatan yang disiapkan harus mampu menampung arsip yang tercipta dalam beberapa tahun kedepan, hal ini bisa dilkukan dengan sistem pengelolaan retensi arsip yang baik, dimana arsip yang telah masuk kedalam retensi harus segera dimusnahkan auntuk menghemat waktu dan tempat, - Penyesuaian dengan ketersediaan ruangan penyimpanan, dengan memperhatikan ruang yang tersedia maka komposisi ruang arsip yang ada akan lebih hangat dan menambah dekorasi ruang penyimpanan arsip itu sendiri.
- Yang tak kalah penting yaitu harus mempertimbangkan kapasitas organisasi dalam skala besar atau kecil.
- Pertimbanagn biaya juga merupakan hal yang sangat penting yang harus dipertimbangakan dengan menggunakan prinsip biaya yang kecil dengan manfaat yang besar.
Kesimpulan
Bagaimana Menganalisa Kebutuhan Peralatan Kearsipan – Untuk membangun sebuah sistem pengelolaan kearsipan yang baik maka diperlukan upaya yang berkepanjangan dalam mensiasati kesulitan yang ada, semua hambatan yang ada akan dijadikan sebuah sarana instropeksi sistem dalam memperbaiki sistem yang ada, dan yang tidak kalah penting adalah sarana dan prasarana penunjang sebuah sistem pengelolaan kearsipan yang akan menentukan maju mundurnya sebuah divisi pengelolaan kearsipan.
Semoga bermanfaat…..
