Bagaimana Mengelola Dokumen Secara Efisien-Dokumen mempunyai kedudukan yang sangat penting dalam sebuah organisasi, betapa tidak setiap proses dalam kegiatan organisasi hampir selalu menghasilkan dokumen, dimana dokumen tersebut berisi informasi yang memiliki kegunaan tertentu, untuk itulah diperlukan sebuah pengelolaan dokumen yang baik dan efisien dalam sebuah organisasi yang bisa memberikan jawaban atas kebutuhan informasi dalam menunjang proses kerja.
Walaupun terlihat sangat mudah ternyata pengelolaan dokumen merupakan hal yang sangat rumit dan tersistematis, pada penerapannya pengelolaan dokumen memerlukan banyak sekali elemen penunjang yang sesuai dengan kebutuhan agar sebuah sistem pengelolaan dokumen bisa berjalan dengan baik. Hal ini terkait dengan pertumbuhan dokumen yang terus meningkat setiap harinya, jenis dokumen, ruang penyimpanan dan masih banyak lagi hal lainnya yang harus diperhitungkan.
Bagaimana Mengelola Dokumen Secara Efisien
Dokumen sendiri terdiri dari banyak variasi bentuk dan isinya biasa nya yang umum adalah berupa lembaran kertas dalam berbagai ukuran, pada prosesnya langkah awal dalam proses pengelolaan dokumen adalah penyimpanan, dimana proses penyimpanan ini memerlukan beberapa peralatan penunjang yang bisa mendukung kemudahan dalam pencarian serta pelestarian dokumen itu sendiri.
Lemari Arsip
Peralatan pertama yang wajib dalam proses penyimpanan yaitu lemari arsip ataupun rak arsip. Ada banyak jenis dan ukuran lemari arsip yang beredar saat ini, dari lemari arsip skala kecil seperti Cupboard hingga skala medium dan besar seperti Store-A-Lot dan lemari arsip geser.
Pemilhan jenis dan bahan lemari arsip yang sesuai sangat membantu anda dalam mengelola dokumen – dokumen yang ada dalam kantor anda. Biasanya lemari arsip berbahan metal merupakan salah satu lemari arsip yang banyak digunakan oleh beberapa perusahaan karean selain tahan lama lemari arsip berbahan metal ini memberikan keamanan yang cukup tinggi bila disertai dengan sistem penguncian yang baik.
Akan tetapi jika kita menginginkan nuansa yang berbeda dalam ruang penyimpanan dokumen kita lemari arsip berbahan kayu bisa digunakan untuk memberikan kesan design ruangan yang alami dan hangat, tapi saat ini lemari arsip berbahan dasar kayu sudah sangat jarang ditemukan karena pada umumnya lemari arsip berbahan metal saat ini lebih digemari oleh kalangan pengelola kearsipan.
Folder / Map khusus.
Dokumen yang berbahan dasar kertas biasanya sangat rentan dari berbagai kerusakan seperti air, cuaca dan serangga dan masih banyak lagi, oleh karena itu penggunaan map atau folder bisa menjadi solusi untuk mengurangi resiko kerusakan pada dokumen anda.
Penggunaan folder ini juga memudahkan anda menyimpan satu jenis dokumen yang sama dalam satu map tersndiri sehingga dalam pencarian kembali dokumen tersebut kita cukup mencari folder / map tersebut saja berdasarkan informasi jenis dan datanya.
Saat ini variasi map atau folder yang beredar dipasaran pada umumnya terdiri dari dua jenis yaitu map standar dimana penyimpanan map ini diletakan diatas shelf lemari penyimpanan anda ataupun map gantung (Hanging Map).
Sistem Pengelolaan
Selain lemari arsip dan folder dalam mengelola dokumen kita juga memerlukan sebuah sistem pengelolaan yang bisa mengatur dan memberikan standar pengelolaan dokumen yang terorganisir. Saat ini berbagai sistem pengeloaan dokumen banyak sekali beredar dipasaran. Documen Management System (DMS) dan Enterprise Content Management (ECM) merupakan beberapa software pengelolaan dokumen yang paling diminati oleh para pengelolaan kearsipan, betapa tidak sistem ini mampu memberikan jawaban atas semua kebutuhan pengelolaan dokumen hanya dalam satu aplikasi, seperti keamanan, kecepatan, kemudahan dan lain sebagainya.
Sumber Daya Manusia
Yang tidak kalah pentingnya dari ketiga hal tersebut diatas adalah SDM, dimana SDM ini lah yang akan melakukan semua kegiatan pengelolaan dokumen. Dalam ruang lingkup pemerintahan tugas ini diberikan kepada Arsiparis, akan tetapi semua orang sesungguhnya bisa melakukan kegiatan pengelolaan dokumen ini dengan mempelajari beberapa pengethuan umum mengenai bagaiamana cara mengelola dokumen kearsipan sesuai dengan kaidah-kaidah yang telah ditetapkan.
Demikianlah uraian singkat mengenai Bagaimana Mengelola Dokumen Secara Efisien semoga bermanfaat…….
