Bagaimana Merancang Ruang Arsip Yang Baik-agi anda yang berkecimpung didunia kearsipan ataupun administrasi mungkin sudah sering mendengar kata ruang arsip, ya …ruang arsip merupakan sebuah ruangan yang dikhususkan untuk media penyimpanan arsip atau dokumen, pada kenyataannya banyak sekali organisasi – organisasi yang menggabungkan ruang penyimpanan arsip dengan ruang kerja, banyak pertimbangan hal tersebut dilakukan, salah satunya yaitu jarak yang singkat dari meja kerja kelemari arsip sehingga bisa menghemat waktu ataupun keterbatasan ruang.
akan tetapi metode penyimpanan arsip yang baik sudah barang tentu haruslah mencakup beberapa aspek, dari keamanan, kerahasiaan, kemudahan, serta perlindungan. Dengan adanya faktor tersebut maka tujuan Utama dari penyimpanan arsip mudah dicapai yaitu bagaimana melestarikan arsip sehingga informasi yang ada didalamnya akan mudah diakses kembali pada saat diperlukan.
Bagaimana Merancang Ruang Arsip Yang Baik
Seberapa pentingkah kita membuat ruang khusus untuk penyimpanan arsip ?, hal ini bisa disesuaikan dengan skala pertumbuhan arsip baik saat ini maupun dimasa mendatang, jika suatu organisasi hanya dalam skala kecil tanpa adanya cabang lain diluar organisasi tersebut, maka membuat ruang khusus penyimoanan arsip masih bias dipertimbangkan, akan tetapi jika sebuah organisasi terdiri dari banyak cabang dan mempunyai intensitas pertumbuahan arsip yang sangat banyak setiap harinya, maka membangun ruang khusus untuk penyimpanan arsip merupakan solusi yang terbaik untuk masa kini dan masa mendatang.
Dengan adanya ruang khusus penyimpanan arsip maka kita bisa memaksimalkan kinerja pengelolaan arsip itu sendiri, Bagaimana Merancang Ruang Arsip Yang Baik ?, dalam merancang sebuah ruangan arsipyang baik ada beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain :
- Luas ruangan, pada saat mengestimasikan kebutuhan luas ruangan untuk pembangunan ruang arsip dalam hal ini diperlukan perencanaan jangka Panjang dengan artian kita harus memperhitungkan pertumbuhan dokumen dimasa mendatang dengan kapasitas ruangan yang akan kita bangun ditambah lagi dengan frekuensi dokumen retensi maka secara langsung kita akan lebih mudah mengalokasikan luas lahan yang akan kita jadikan ruang penyimpanan khusus.
- Peralatan pendukung yang sesuai, salah satu peralatan pendukung penyimpanan dokumen adalah lemari atau rak arsip, dengan begitu banyaknya model dan ukuran yang ada dipasaran sudah barang tentu kita harus menyesuakan kebutuhan lemari arsip yang akan kita gunakan, sebuah lemari arsip yang baik harus mampu melindungi dokumen yang tersimpan dengan baik.
- Sistem penyimpanan arsip yang sesuai, saat ini ada banyak metode system penyimpanan arsip yang biasa digunakan oleh berbagai organisasi, ada metode penyimoana yang berdasarkan Sistem Abjad (Alphabetic Filing System), Sistem tanggal (Chronological Filing System), Sistem Nomor (Numeric Filing System), Sistem nomor menurut Terminal Digit, Sistem Nomor Middle Digit, Sistem nomor Soundex (phonetic system), Sistem Wilayah (Geographic Filing System ), Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System). Dari berbagai macam system diatas kita harus menyesuaikan karakteristik operasioanal persusahaan dengan system tersebut, misalkan jika perusahaan kita banyak sekali menggunakan angka sebagai identitas proses kerja maka secara tidak langsung Numeric filling system adalah metode yang cukup tepat.
- Sirkulasi Udara dan pencahayaan, dalam sebuah ruangan yang menampung banyak sekali dokumen maka Sirkulasi Udara dan pencahayaan adalah salah satu elemen yang penting yang harus ada, Sirkulasi Udara diperlukan untuk melindungi dokumen dari kerusakan atau ancaman suhu Udara yang terlalu tinggi sehingga membuat kertas mudah rusak, sedangkan pencahayaan yang baik diperlukan pada saat pengidetifikasian dokumen yang akan digunakan.
- Akses khusus, sebagai sebuah ruangan yang menyimpan semua dokumen yang berisi informasi penting maka dalam hal ini penggunaan akses khusus juga harus diberlakukan , dalam hal ini berarti tidak semua individu organisasi bisa masuk kedalam ruang ini, hal ini untuk mengurangi resiko penyalah gunaan informasi dalam dokumen yang disimpan, dan harus ada satuan khusu atau divisi yangmengelola ruang arsip ini sehingga arus masuk dan keluar dokumen akan selalu terjaga dan terlindungi.
Secara garis besar dalam merancang sebuah ruangan arsip yang baik diperlukan banyak sekali perhitungan dan pertimbangan hal ini dimaksudkan agar pada perkembangannya ruangan arsip ini mampu memenuhi kebutuhan ruang penyimpanan secara maksimal dan effisien tanpa harus mengeluarkan biaya yang cukup besar dalam hal penambahan kapasitas ruang yang ada.
Terima kasih…..
