Beberapa Cara Pengelolaan Arsip

Arsip merupakan salah satu dokumen yang harus dilindungi dan di lestarikan, pada pengelolaannya terdapat beberapa cara pengelolaan arsip yang digunakan sesuai dengan kondisi yang ada diperusahaan, berikut tiga cara pengelolaan arsip yang sering digunakan :

1). Sentralisasi

Sentralisasi merupakan penyelenggara kearsipan yang dipusatkan pada satu bagian atau divisi tersendiri, sehingga semua dokumen, warkat, dapat disimpan dalam satu ruangan yang tentu saja dikelola oleh satu unit khusus yang menangani dokumen itu sendiri.

Penggunaan cara sentralisasi ini mampu memberikan manfaat yang cukup signifikan dalam meningkatkan kinerja pengelolaan kearsipan di sebuah organisasi, hal tersebut antara lain terdiri dari :

mampu memberikan pengembangan khusus kepada pegawai pengelola ahli dalam bidang keterampilan pengelolaan kearsipan.
Mampu menciptakan keseragaman dalam prosedur pengelolaan kearsipan di semua divisi kerja.
Karena tanggung jawabnya terpusat maka penyelenggaraan dan pengawasan terhadap pengelolaan dan penggunaan dokumen ini menjadi lebih efisien dan efektif.
Mampu meminimalisir terciptanya duplikasi dokumen.
Menjamin penyimpanan semua dokumen dalam satu pintu masuk sehingga penggunaan kembali informasi yang ada didalamnya harus melalui divisi penanggung jawab pengelola.
Adanya peningkatan efisiensi biaya dan waktu, hal ini terkait dengan terpusatnya sistem pengelolaan sehingga dari segi biaya akan lebih murah, dari segi waktu akan lebih cepat dan dari sumber daya peralatan juga akan menjadi seminimal mungkin.

Akan tetapi tentu saja sebagai salah satu metode penyimpanan arsip cara sentralisasi ini juga memiliki beberapa celah kelemahan yang bisa saja mengganggu system pengelolaan yang ada, hal tersebut terkait dengan beberapa hal seperti dibawah ini :

Adanya kemungkinan sistem ini tidak sesuai dengan kegiatan bagian yang terkait.
Kurangnya bagian pengelola kearsipan mengetahui pengetahuan mengenai bagian yang lain secara menyeluruh.
Adanya resiko arsip atau dokumen yang tercecer akibat semakin besarnya bagian pengelolaan kearsipan ini.

2). Desentralisasi

Metode ini kebalikan dari metode sentralisasi dimana pengelolaan kerasipan tidak dikelola dengan system terpusat pada suatu unit atau divisi kerja akan tetapi pengelolaan dan penyimpanan dokumen yang ada disimpan oleh divisi kerja masing masing dimana dokumen itu berasal.

Hal ini mempunyai kelebihan antara lain :

Mudah dalam memperoleh dokumen atau arsip yang diperlukan.
Karena lokasi penyimpanan ada dilokasi unit yang bersangkutan maka jika unit tersebut akan menggunakan dokumen tersebut menjadi lebih mudah dan cepat.
Sistem dan metode dapat disesuai kan dengan divisi kerja masing-masing.

Adapun beberapa kekurangan yang ada di metode desentralisasi yaitu :

Dalam hal biaya dan peralatan akan menjadi lebih besar dibanding menggunakan metode setralisasi.
Adanya kemungkinan duplikasi arsip karena setiap divisi memiliki arsip sendiri-sendiri.
kontrol secara menyeluruh mengenai arsip yang beredar akan sulit dijalankan karena setiap bagian pengelolaan terpisah-pisah.
Prosedur dan perlengkapan menjadi tidak seragam atau selaras.

3). Gabungan

Pada dasarnya metode ini merupakan gabungan dari dua metode diatas, metode ketiga ini merupakan solusi untuk memadukan kelebihan dan kekurangan kedua metode yang ada, pada pelaksanaannya setiap divisi bertanggung jawab atas semua arsip inaktif seluruh unit kerja ataui bagian dari suatu kantor sedangkan unit pengolah bertanggung jawab atas arsip masing masing unit kerja.