Beberapa Jenis penggolongan Arsip

  Jenis – Jenis arsip

Beberapa Jenis penggolongan ArsipBeberapa Jenis penggolongan Arsip – Arsip sebagai salah satu faktor penunjang proses kerja merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dari semua aspek pekerjaan, hal ini terkait sebagai sebuah informasi yang ada didalam sebuah arsip yang bisa membantu kita dalam mendapatkan informasi dan mengambil keputusan, berdasarkan subjeknya arsip ini dapat dibagi menjadi beberapa jenis sebagai berikut :

1).  Jika dilihat dari isi yang ada didalamnya maka ada 4 macam jenis arsip yaitu :

  • Kepegawaian, yang berisikan informasi mengenai data diri dalam hal ini seorang pegawai, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
  • Keuangan, yang berisi informasi mengenai transaksi keuangan dalam sebuah organisasi, contohnya: laporan penghasilan, pajak, gaji, dan lain sebagainya yang berhubungan dengan keuangan.
  • Pemasaran, arsip ini terkait dengan proses pemasaran seperti: Surat pesanan, kwitansi pembayaran, daftar harga dan lain sebagainya.
  • Pendidikan, arsip jenis ini terkait dengan bidang pendidikan contohnya: Hasil ujian, raport, ijazah dan lain sebaginya.

2).  Jika berdasarkan bentuk dan fisiknya maka arsip dapat di golongkan sebagai berikut :

  • Surat, golongan ini bias dicontohkan sebagai : akta perusahaan, hasil rapat, laporan pajak dan lain – lain.
  • Pita rekaman
  • Mikrofilm
  • Disket
  • Compact disk
  • Flast disk

3). Jika didasarkan dari nilai gunanya maka arsip dapat digolongkan sebagai berikut :

  • Arsip  yang mempunyai nilai  informasi, contohnya: pengumuman keputusan perusahaan, Beberapa Jenis penggolongan Arsipundangan meeting dan lain sebagainya.
  • Arsip yang mempunyai nilai administrasi, contohnya: Prosedur kerja, ketentuan organisasi, SK, dan lain sebaginya.
  • . Arsip yang mempunyai nilai hukum, contoh: Surat perjanjian kerja sama, akte perusahaan, surat kuasa dan arsip lainnya yang mempunyai kekuatan hukum.
  • Arsip yang mempunyai nilai sejarah, contohnya: Gambar dan foto peristiwa penting diperusahaan, sejarah perusahaan dan lain sebaginya.
  • Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
  • Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
  • Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran

4).  Jika digolongkan berdasarkan kepentingannya maka arsip dapat digolongkan sebagai berikut :

  • Arsip yamg tidak mempunyai nilai guna lagi setelah terpakai, contohnya surat undangan dan memo
  • Arsip yang mempunyai nilai guna, contohnya: Surat pesanan, hasil notulen rapat dan lain sebaginya.
  • Arsip penting, contohnya: Laporan yang berkaitan dnegan keuangan, surat keputusan perusahaan, informasi data pegawai dan lain sebaginya.
  • Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijazah

5).  Jika didasarkan berdasarkan fungsinya maka dapat digolongkan sebagai berikut :

  • Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari
  • Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

6).  Jika berdasarkan lokasi pengelolaannya maka arsip dapat digolongkan sebagi berikut :

  • Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.
  • Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan secara desentralisasi, yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.

7). Jika digolongkan menurut tingkat keasliannya maka arsip dapat digolongkan sebagi berikut :

  • Arsip asli, yaitu dokumen yang dibuat langsung oleh perusahaan yang mempunyai nilai legalitas yang 100 % disertai dengan buktinya.
  • Arsip tembusan, yaitu dokumen yang menyertai dokumen Utama dalam hal ini terkait dengan penguatan informasi pada dokumen Utama.
  • Arsip salinan, yaitu dokumen Salinan dari dokumen asli yang mempunyai kekuatan yan

8).  Jika didasarkan pada kekuatan hukumnya maka arsip dapat digolongkan menjadi dua golongan yaitu :

  • Arsip autentik, yaitu arsip mempunyai tanda identifikasi yang asli dan benar, seperti stempel, kop surat serta tanda tangan asli dengan tinta pemegang keputusan.
  • Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer.

Semoga bermanfaat…..

2 Replies to “Beberapa Jenis penggolongan Arsip”

Leave a Reply

Your email address will not be published.