Cara Kerja Sistem Tracking Dokumen

Cara Kerja Sistem Tracking Dokumen-Tracking dokumen merupakan proses pencarian dokumen pada suatu tempat atau database untuk digunakan informasi yang terkandung didalamnya, secara umum proses ini terlihat mudah, akan tetapi jika dokumen tersebut berada di antara ribuan atau jutaan dokumen lain  yang sejenis maka akan terlihat sangat sulit seperti ” mencari jarum di tumpukan jerami ” jika dikaitkan dengan pepatah. Oleh karena itulah diperlukan manajemen pencarian yang efektif sehingga proses pencarian menjadi lebih cepat dan efisien.

Cara Kerja Sistem Tracking Dokumen

Sebelum masuk kedalam proses pencarian atau tracking proses pertama yang perlu dilakukan adalah proses pengindeksan yaitu mengindeks semua dokumen yang ada dan menyimpannya dalam hierarki struktur penyimpanan yang bertingkat, yang dimaksud disini yaitu mengklasifikasikan semua dokumen kedalam jenis – jenis dokumen yang sesuai dengan informasi yang terkandung didalamnya.

Setelah semua  dokumen tersebut terbagi-bagi dalam jenis informasi yang terkandung didalamnya maka proses penyimpanan akan dilakukan sesuai dengan kriteria jenis dokumen tersebut, misalkan dokumen yang terkait dengan masalah keuangan akan disimpan didalam jenis dokumen keuangan yang sama, jika memang ada tingkatan lagi didalam jenis keuangan maka bisa dibuat level penyimpanan berdasarkan tingkatan tersebut jadi didalam jenis dokumen keuangan yang disimpan terdapat juga beberapa jenis level penyimpanan lagi. begitu juga dengan jenis dokumen lainnya akan diberlakukan hal yang sama.

Sistem Tracking dokumen akan bekerja jika dokumen tersebut sudah masuk dalam klasifikasi data yang dibuat sehingga pada proses pencariannya tinggal memasukan informasi berdasarkan katagori yang ada dan hasil yang akan didapatkan sesuai dengan informasi yang ingin dicari. oleh karena itu diperlukan ketelitian dalam proses penyimpanan dokumen tersebut karena jika proses penyimpanan tidak sesuai dengan kriteria yang ada maka akan berpengaruh terhadap proses pencarian.

Pada system tracking dokumen ini diperlukan entitas atau alamat yang dapat menjadi sebuah kode tertentu dalam menentukan jenis dan isi dokumen, nah entitas inilah yang akan digunakan sebagai objek pencarian dokumen tersebut berdasarkan informasi yang ada didalamnya. Baik pencarian dokumen dalam bentuk hardcopy maupun softcopy semua memerlukan entitas objek informasi yang terkait dengan isi informasi yang sudah terklasifikasi dalam jenis-jenis informasi tertentu, sehingga pada proses pencariannya hanya berdasarkan informasi terkait yang akan mengarahkan pencarian dalam skala yang lebih kecil.

Kesimpulan

Jadi pada dasarnya Sistem Tracking dokumen ini berguna untuk proses pencarian kembali sebuah dokumen, Dimana proses pencarian ini dilakukan dengan cepat dan efisien, akan tetapi untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam proses pencarian ini diperlukan proses awal yang tepat yaitu proses pengindeksan yang baik dan benar dari struktur terbesar hingga struktur terkecil. Setelah proses pengindeksan telah dilakukan dengan benar maka proses tracking dokumen akan lebih mudah dilakukan.