Cara Mengelola Kearsipan Perkantoran

Cara Mengelola Kearsipan Perkantoran merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam organisasi perkantoran, karena setiap perkantoran sudah pasti mengelola dan menangani dokumen dan surat-surat perkantoran dalam jumlah yang sangat besar. Jumlah tang sangat besar tersebut jika tidak di tangani dengan baik dan terstruktur tentu akan menimbulkan banyak kerugian bagi organisasi tersebut, dokumen sulit ditemukan, dokumen tidak dapat di tracking, dokumen menjadi berantakan dan masih banyak lagi hal lainnya. Salah satu manfaat dari Cara Mengelola Kearsipan Perkantoran adalah memudahkan kita dalam menggunakan kembali dokumen yang ada dengan efisien dan tepat guna untuk memberikan efek yang baik dalam mengerjakan pekerjaan. Dokumen sendiri terdiri dari berbagai macam jenis dari Dokuemn pribadi, dokumen niaga, dokumen dinas, dokumen rahasia dll.

Jenis kegiatan Administrasi

Pada kegiatan pengelolaan dokumen administrasi terdapat dua jenis kegiatan administrasi yang biasanya di pakai yaitu jenis kegiatan administrasi dengan pola sentralisasi yaitu pola pengelolaan dokumen yang dilakukan secara terpusat dimana dalam hal ini ada pusat pengelolaan dokumen yang khusus menangani pengelolaan dokumen tersebut pada satu titik atau tempat, sedangkan pola yang kedua adalah pola Desentralisasi dimana pola ini memungkinkan untuk setiap divisi mengelola kegiatan administrasinya pada setiap bagian yang bertanggung jawab pada pekerjaan tersebut, jadi setiap divisi bertanggung jawab untuk mengelola dokumen nya sendiri.

Pengelolaan Dokumen Masuk dan Keluar

Pengelolaan dokumen masuk adalah kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan dokumen hingga dokumen tesebut tersimpan untuk digunakan kembali dengan menggunakan sistem buku agenda atau sistem buku kendali. Sistem buku agenda adalah menggunakan buku umtuk mencatat dan mendokumentasi dokumen yang masuk dan keluar dalam periode satu tahun, sedangkan untuk sistem buku kendali merupakan pola baru yang digunakan untuk pencatatan dokumen dimana dalam hal ini perlu dilakukan pengelompokan surat dalam beberapa variabel yang terdiri dari tiga kartu kendali yang berbeda warna umumnya terdiri dari tiga warna yaitu warna kuning, hijau dan merah. Isi dari kartu kendali ini terdiri dari kolom Indeks, Kode, Tanggal, No Urut, M/K untuk surat masuk atau keluar, Perihal, Isi ringkasan, Lampiran, Dari/Pengirim, Kepada, Tgl surat, nomor surat, divisi pengolah dan paraf pencatat.

Untuk surat keluar biasanya merupakan jawaban dari isi surat masuk yang diterima, pengelolaan surat masuk ini pada umumnya menempuh prosedur yang sama dengan surat masuk yang dimulai dari pembuatan konsep, pengetikan, penandatanganan, pencatatan, pengiriman dan pengarsipan. Dalam pembuatan surat keluar ini perlu adanya validasi dari penanggung jawab agar keabsahan surat yang dibuat ini bisa memiliki nilai validasi yang bisa di percaya oleh pihak penerima.

Sistem pengelolaan kearsipan

Ada beberapa sistem pengelolaan kearsipan yang pertama adalah Sistem kearsipan abjad. Sistem ini didasarkan pada penggunaan nama atau identitas yang disebut sebagai Direct Filing System karena sistem ini mampu mencari langsung sebuah dokumen tanpa menggunakan kartu indeks. Pengelompokan dokumen disusun berdasarkan nama orang/organisasi yang akan digunakan sebagai tanda pengenal untuk membedakan arsip tersebut dengan arsip lainnya. Pengindeksan ini menggunakan peraturan yang sudah ditetapkan secara universal dalam bidang kearsipan yang bisa dicari di berbagai media elektronik. Selanjutnya penyimpanan dilakukan dengan membuat daftar kalsifikasi abjad untuk mengelompokan arsip berdasarkan indek nama /organisasi yang sudah ada lalu disusun berdasarkan urutan abjad yang teraturdari A-Z disertai dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.

Semua arsip yang tersimpan tentunya sewaktu-waktu masih bisa digunakn selain untuk pekerjaan ataupun untuk hal lainnya, dalam hal ini penemuan kembali arsip harus dilakukan dalam waktu yang cepat dan efisien. langkah-langkah yang dilakuakn untuk menenmukan kembali arsip yang tersimpan antara lain :

Menentukan subjek pencarian.
menentukan indeks
menentukan kode/surat

Arsip Sistem Nomor

Sistem ini menggunakan nomor sebagai indeks penyusunan arsip yang akan di simpan, dimana ada beberapa peraturan yang biasa digunakan yaitu sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey, Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri dan sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit. dimana setiap sistem bisa digunakan berdasarkan kebutuhan. Sistem Dewey diciptakan oleh Malvile Dewey manggunakan notasi 0-9 untuk menyusun arsip yang terdiri dari 10 sub permasalahan saja yang langsung dikelompokan berdasarkan Sub masalah yang sesuai. Sedangkan untuk penggunaan nomor urut dalam sistem penyimpanan arsip dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip saja dimana penomoran dimulai dari 1 dan seterusnya dan setiap koresponden diberikan kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada buku nomor yang berisi nomor koresponden yang digunakan. Sedangkan untuk penggunaan terminal digit merupakan sistem penyimpanan dan pengelolaan berdasarkan nomor urut pada buku arsip misalkan nomor urut 0000 merupakan dokumen pertama yang disimpan hingga seterusnya, setiap penomoran ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kanan kekiriyang dipisahkan dalam kelompok terdiri dari 1-3 nomor.