Dokumen Retensi Pada Pengelolaan Arsip-ada sebuah instansi yang sudah berdiri sangat lama atau puluhan tahun sudah barang tentu memiliki dokumen yang sangat banyak dari periode yang telah berjalan itu, dengan banyaknya dokumen yang tersimpan maka akan memakan banyak ruang sebagai media penyimpanannya, oleh karena itulah diperlukan adanya retensi yang dapat digambarkan secara garis besar sebagai proses pengurangan dokumen berdasarkan nilai guna dan periode waktu tertentu.
Dokumen Retensi Pada Pengelolaan Arsip
Dengan adanya retensi ini kita dapat mengurangi populasi dokumen yang tersimpan dengan mengeliminasi dokumen yang sudah melewati masa retensi dan tidak lagi memiliki informasi yang valid dan berguna, sehingga dapat mengurangi ruang dan mengefisienkan proses penggunaan kembali informasi dalam hal waktu pencarian dokumen.
Beberapa hal yang digunakan sebagi bahan pertimbangan retensi yaitu :
- Ruang penyimpanan yang terbatas.
- Lemari / rak penyimpanan yang terbatas.
- Tidak seimbangnya proporsi penambahan berkas dan ruang yang tersedia serta penyusutan berkas inaktif.
- Kurangnya sumber daya manusia dalam hal tenaga ahli pengelolaan.
- Perlu adanya pemusnahan untuk dokumen yang sudah tidak mempunyai nilai guna informasi.
Dengan melakukan retensi yang terstruktur maka kerapihan pada penyusunan dokumen menjadi lebih baik dan juga menjaga informasi pada dokumen yang masih aktif tidak bercampur dengan dokumen yang sudah tidak lagi memiliki informasi bernilai guna, dan secara langsung bisa mengurangi beban kerja para petugas pengelolaan arsip itu sendiri.
Periode waktu dokumen retensi
Pada umumnya metode kualifikasi dokumen retensi adalah waktu ataupun nilai guna informasi yang terkandung didalamnya, apabila informasi yang terkandung didalamnya sudah tidak mempunyai nilai guna maka dokumen tersebut termasuk dalam kualifikasi dokumen retensi, akan tetapi yang menjadi permasalahan yaitu bagaimana menetapkan bahwa informasi yang terkandung didalamnya sudah tidak memiliki informasi yang berguna dimasa mendatang, oleh karena itu banyak sekali para pengelola dokumen menetapkan batas waktu kegunaan informasi secara valid dalam periode waktu tertentu, misalkan lima tahun atau sepuluh tahun sebuah dokumen sudah tidak lagi memiliki informasi yang valid.
Karena dokumen ini menyimpan informasi yang bernilai guna maka pada proses pengklasifikasian sebuah dokumen harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku sehingga mengurangi resiko terjadinya kesalahan dalam pengkalsifikasian dokumen retensi, karena pada umumnya proses selanjutnya setelah retensi adalah proses pemusnahan, proses dimana semua dokumen yang sudah termasuk dalam klasifikasi retensi akan dimusnahkan. jika proses pemusnahan telah dilakukan maka semua dokumen yang ada tidak akan bisa lagi digunakan.
Semoga bermanfaat………
