Tidak dapat dipungkiri kemajuan teknologi membawa banyak kemajuan diberbagai bidang, salah satunya pada bidang pengelolaan dokumen, saat ini model pengelolaan dokumen secara digital atau elektronik sudah menjadi hal yang sangat umum ditemukan diberbagai instansi bisnis, hal ini disebabkan fungsi utama pengelolaan dokumen bebasiskan digital ini mempunyai banyak kelebihan dibanding pengelolaan dokumen secara fisik.
Dengan adanya ECM (Enterprise Content Management) ini semua dokumen didalam sebuah organisasi dapat di integrasikan kedalam skala yang lebih besar, sehingga untuk menggunakan dan mengelola dokumen bisa dilakukan secara bersama – sama.
ECM Solusi Pengelolaan Dokumen Masa Kini
Enterprise Content Management ini sangat cocok digunakan oleh organisasi – organisasi yang mempunyai kriteria sebagai berikut :
- Perusahaan yang banyak menggunakan kertas untuk proses bisnis sehari – hari, dengan menggunakan ECM ini maka penggunaan kertas akan berkurang dan proses bisnis akan tetap berjalan seperti biasa dan bahkan menambah proses efektifitas dan efisiensi bisnis proses.
- Perusahaan yang mempunyai cabang diluar kota atau luar daerah, dengan penggunaan ECM ini maka laporan harian dari cabang ke pusat bisa dilakukan dengan menggunakan Form Digital yang bisa dikirim dalam hitungan detik.
- Perusahaan yang banyak menerima dokumen dalam bentuk kertas sehingga untuk penggunaan kertas ini bisa dialihkan kedalam bentuk form digital.
- Semua model bisnis seperti, Banking, manufacturing, Trade, Outsourching, Contractor, Hospitals, Transportation, Plantation, Minning, Consultant,Property dan hamoir semua lini bisnis yang ada.
Bagaimana mempersiapkan pertumbuhan data.
Pertumbuhan data disetiap perusahaan sudah tentu akan meningkat dalam jumlah yang sangat banyak dimasa mendatang, jika masih menggunakan pengelolaan fisik maka kita perlu merencanakan bagaimana menambah ruang penyimpanan untuk menampung semua dokumen yang ada, akan tetapi dalam pengelolaan ECM hal tersebut bukan merupakan sesuatu hal yang sulit dilakukan karena data tersimpan dalam bentuk digital maka kita hanya perlu menambah kapasitas database ataupun media penyimpanan elektronik lainnya dengan mudah dan cepat.
Dengan adanya ECM maka pertumbuhan data yang semakin cepat akan mudah ditangani dengan cepat dan tepat, penggunaan ECM ini juga mampu memberikan banyak keuntungan antara lain :
- Mengurangi waktu pengambilan informasi dan meningkatkan layanan pelanggan dengan ECM yang komprehensif.
- Mengakses dan mengelola file secara langsung dari microsoft office dan aplikasi bisnis lainnya.
- Memberi karyawan lebih banyak waktu untuk fokus pada tujuan bisnis utama dengan mengotomatiskan proses pengelolaan dan penggunaan dokumen.
- Menerapkan kebijakan informasi dengan berbagai tingkat keamanan dan kontrol pengguna yang sangat luas.
- Melindungi informasi data dengan enkripsi yang sangat baik selama transmisi maupun saat disimpan.
- Memfasilitasi strategi pemulihan bencana dengan cadangan otomatis dan salinan informasi yang sudah di persiapkan sebelumnya.
- Memastikan prosedur yang tepat dilakukan dengan mengotomatiskan proses dan aktivitas pelacakan dokumen.
- Mampu melihat alur penggunaan dokumen yang sesuai dengan mengharuskan pengguna untuk mencatat siapa yang menerima informasi dan mengapa informasi tersebut diperlukan.
- Mampu memberikan bukti jejak audit, kontrol keamanan, aktivitas pengguna, riwayat dokumen, dan kebijakan penyimpanan catatan serta hal lainny ayang berhubungan dengan pengelolaan dokumen.
Dari berbagai informasi diatas maka dapat di katakan ECM Solusi Pengelolaan Dokumen Masa Kini, merupakan hal yang sagat sesuai karena dengan penggunaan ECM yang tepat maka akan sangat membantu pengelolaan dokumen diperusahaan anda.
Terima Kasih …..
