Efisiensi Penggunaan Dokumen Elektronik merupakan salah satu gerakan yang sering kita dengar akhir – akhir ini, dimana disetiap negara sedang berusaha menurunkan penggunaan kertas dan beralih ke dokumen elektronik, karena mau tak mau penggunaan kertas yang sudah terlalu banyak juga memberi dampak berkurangnya pohon -pohon yang ada didunia, karena bahan dasar pembuat kertas adalah pohon – pohon yang ada dibelahan dunia, dengan berkurangnya ribuan pohon yang dijadikan sebagai bahan dasar pembuatan kertas maka secara otomatis akan mengurangi paru-paru penyangga dunia.
Efisiensi Penggunaan Dokumen Elektronik
Dengan penggunaan dokumen elektronik maka banyak hal yang bisa didapat terkait dengan Efisiensi Penggunaan Dokumen Elektronik ini antara lain :
- Biaya opersional yang berkurang, hal ini akibat pemnggunaan kertas yang berkurang.
- Efisiensi ruang penyimpanan yang ada, dengan adanya dokumen elektronik maka kita tidak perlu lagi menggunakan ruang penyimpanan yang besar cukup menggunakan cloud ataupun server lokal maka kita sudah bisa menyimpan ribuan atau bahkan jutaan dokumen elektronik didalam media penyimpanan kita.
- Efisiensi waktu, dengan menggunakan dokumen elektronik maka waktu yang digunakan untuk mencari kembali dokumen hanya dalam hitungan detik, tidak seperti pencarian dalam bentuk fisik yang memerlukan waktu untuk pencarian dalam pencarian dokumen elektronik cukup menggunakan metode searching maka secara otomatis akan menampilkan dokumen yang dicari (dengan catatan sudah menggunakan Dokumen manajemen Sistem yang baik).
- Perlindungan data yang lebih aman, adanya penggunaan teknologi dalam dokumen elektronik mengharuskan pengguna juga melakukan proses perlindungan data sesuai dengan fungsi dan kebutuhan, hal ini terkait dengan adanya resiko terkena serangan virus dan lain semacamnya.
- Adanya Backup Data, dengan backup data ini maka kita mempunyai salinan data sebagai pengaman apabila memang data utama mengalami kerusakan ataupun kehilangan sehingga kita tidak perlu khawatir apabila data utama mengalami kerusakan fatal ataupun hilang.
Dibanding dengan pengelolaan dokumen konvensional atau yang masih menggunakan pengelolaan dokumen fisik maka secara garis besar Efisiensi Penggunaan Dokumen Elektronik masih lebih baik dibanding pengelolaan dokumen secara fisik, jika dilihat dari hal-hal diatas maka pengelolaan dokumen elektronik jauh lebih efisien dan dari beberapa aspek memiliki keunggulam yang sangat signifikan.
Akan tetapi tak dapat dipungkiri seiring perkembangan teknologi maka akan menuntut pula peningkatan skill dan pengetahuan dasar sumber daya manusia pengelola dokumen elektronik, karena perkembangan teknologi berubah sangat pesat bisa jadi dimasa mendatang tercipta pula teknologi baru yang menggantikan teknologi saat ini, oleh karena itu para pelaku dibidang teknologi harus siap dengan perubahan dan ada begitu juga dengan sumber daya manusia dibidang pengelolaan dokumen elektronik.
Kesimpulan
Mau tak mau teknologi telah menjadi salah satu trend internasional yang mampu meningkatkan efisiensi pekerjaan diberbagai bidang, oleh karena itu kita sebagai pengelola sebuah manajemen pengelolaan dokumen harus pula ikut berkembang seiring dengan perkembangan teknologi, karena bukan tidak mungkin dimasa mendatang pengelolaan dokumen berbasis konvensional akan menghilang secara perlahan-lahan.
Semoga bermanfaat…
