Didalam mengelola dokumen sebuah organisasi “Filling System” mempunyai kedudukan yang sangat penting karena filling system merupakan rangkaian kerjasama yang diatur secara cermat dan terperinci sehingga dapat di gunakan sebagai pedoman untuk pengelolaan arsip dari mulai pembuatan, penyimpanan, penggunaan kembali informasi serta hal lainnya yang terkait dengan pengelolaan dokumen demi tercapainya tujuan organisasi.
Filling System Menurut Fungsi Dan Tujuannya
Selain itu tujuan utama dalam penggunaan Filling Suystem adalah sebagai berikut :
- Mengefisienkan penggunaan waktu dalam mengelola dokumen, hal ini terkait dengan langkah dan pedoman dalam menangani sebuah dokumen dari mulai dokumen itu disimpan hingga dokumen tersebut diolah dan digunakan kembali hingga proses pemusnahan dokumen jika perlu, hal ini telah di rumuskan dan dijadikan pedoman sehingga watu yang digunakan dalam pengelolaan dokumen akan menjadi efektif dan efisien.
- Mengefisienkan penggunaan tenaga dan sumber daya manusia, dengan adanya filling system maka penggunaan Sumber daya akan tepat sasaran dan juga tenaga yang dikeluarkan akan secara maksimal mampu mengimbangi kinerja pengelolaqan dokumen secara baik dan efektif.
- Mengefisienkan penggunaan ruang, sebuah filing system yang baik sudah pasti harus bisa mengalokasikan penggunaan ruang sesuai dengan kebutuhan dalam hal ini seperti ruang penyimpanan dan administrasi menjada salah satu contoh bagai mana sebuah filling system mampu memeberikan dampak pengehematan ruang.
Selain itu filiing system juga berfungsi sebagai :
- System pengelolaan surat menyurat yang sistematis sehingga mampu menciptakan sistem kerja yang efisien didalam proses pengelolaan dokumen.
- Sebagai pengelola dan penyedia informasi yang memerlukan bukti tertulis didalam sebuah proses kerja.
- Sebagai perekam informasi didalam sebuah proses bisnis didalam sebuah organisasi, sehingga apabila diperlukan kembali informasi tersebut dimasa mendatang maka user akan dengan mudah menemukan kembali informasi tersebut.
- Sebagai salah satu unsur pengambilan keputusan sebuah organisasi.
- Sebagai penganalisis untuk kebijakan dimasa mendatang yang mampu mengembangkan organisasi lebih maju lagi dimasa mendatang dalam menghadapi persaingan didunia bisnis dan organisasi.
Ciri – Ciri Filiing System Yang Baik
Sebuah filling system yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut ini :
- Sederhana dan mudah dipahami.
- System harus bisa menyesuaikan kebutuhan dan tujuan organisasi dengan tepat.
- Meminimalisir penggunaan ruang.
- Mudah dicapai.
- Memberikan perlindungan kepada dokumen yang dikelolanya baik dari serangan yang disengaja ataupun tidak disengaja.
- Mampu mengikuti perkembangan teknologi dimasa mendatang sehingga bisa terus beradaptasi dengan kemajuan teknologi yangterus berjalan.
Dari beberapa hal diatas maka dapat disimpulkan bahwa Filling System Menurut Fungsi Dan Tujuannya merupakan salah satu hal yang sangat penting didalam sebuah pengelolaan dokumen di sebuah organisasi, dengan adanya sebuah filling system yang baik maka sebuah organisasi akan mampu mengelola semua dokumennya dengan baik dan benar dan pengelolaan dokumen yang baik dan benar akan mampu meningkatkan performa sebuah organisasi sehingga organisasi akan terus berkembang pesat.
Semoga bermanfaat…..
