Fungsi dan Jenis – Jenis Arsip-Dalam aktivitas pekerjaan teruatama dalam sebuah organisasi perkantoran arsip merupakan sebuah sumber informasi yang sangat penting, dalam pengertiannya sendiri arsip merupakan bukti dan rekaman dari aktivitas atau transaksi kegiatan atau proses yang dilakukan yang terkait dengan sebuah alur proses pekerjaan. Atau bisa digambarkan secara umum yaitu Arsip merupakan setiap catatan yang tertulis atau tercetak dalam bentuk huruf, gambar, suara(rekaman), angka atau symbol yang memiliki arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi dalam berbagai bentuk.
Dalam pengelolaannya arsip sendiri bisa dilakukan secara manual ataupun menggunakan teknologi komputer sebagai sistem pengelolaannya. untuk memudahkan dalam melakukan pengelolaan kembali sebuah arsip maka diperlukan sebuah sistem pengelolaan yang mampu memberikan semua aspek kebutuhan dalam penggunaan dan pengelolaan dokumen. sebagai sebuah kegiatan yang akan dijalankan selama sebuah organisasi masih berjalan maka arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi semua anggota organisasi dalam hal membuat keputusan dan kebijakan.
Fungsi dan Jenis – Jenis Arsip
Dalam aspek fungsionalitas arsip sendiri mempunyai beberapa fungsi dasar yang utamanya sebagai penyimpan informasi penting dalam sebuah format tertentu yang memounyai nilai bagi penggunanya. Sedangkan untuk peranan arsip sendiri sebagi pusat sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang diperlukan dlaam sebuah organisasi dalam rangka menjalankan semua kegiatan organisasi yang antara lain seperti dibawah ini :
- Sebagai sumber informasi dan juga dokumentasi kegiatan perusahaan atau organisasi.
- Sebagai bahan bukti otentik.
- Sebagai referensi untuk mengambil keputusan organisasi.
- Sebagai tolak ukur aktivitas organisasi karena semua proses kegiatan dalam organisasi umumnya menghasilkan arsip.
- Bahan informasi kegiatan ilmiah.
Jenis-jenis arsip dapat dilihat dari berbagai aspek yang antara lain :
- Jenis arsip berdasaran bentuknya dalam hal ini terdapat dua jenis yaitu
dalam bentuk lembaran (kertas,kuoitasi, faktur , dll) dan non lembaran seperti (Flash disk, CD dll). - Jenis arip berdasarkan masalahnya terdiri dari :
> Arsip keuangan biasanya terdiri dari catatan mengenai kegiatan keuangan seperti kuitansi, faktur dll.
> Arsip Inventory dimana arsip jenis ini terkait dengan barang inventaris perusahaan seperti catatn jumlah barang, ukuran, harga dll.
> Arsip kepegawaian, arsip ini terkait dengan dokumen yang memuat mengenai kepegawaian seperti absensi, CV dan lain-lain.
> Arsip penjualan yang berhubungan dengan masalah penjualan seperti daftar penjualan barang dll.
> Arip produksi yang terkait dengan masalah produksi seperti produksi barang dan jasa serta alat yang digunakan dalam proses produksi dan lain-lain.
3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya dalam hal ini terdapat dua jenis arsip dalam katagori ini yaitu Lembaga pemerintahan dan lembaga swasta.
4. Jenis arsip berdasarkan nilainnya terdiri dari : arsip tidak penting, arsip biasa, arsip penting, arsip sangat penting dan arsip rahasia.
5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya yaitu : arsip dinamis (Arsip aktif, arsip inaktif, arsip vital) dan arsip statis.
6. Jenis arsip berdasarkan hukumnya terdiri dari dua jenis yaitu arsip autentik dan arsip non autentik.
7. Jenis arsip berdasarkan tingkat keasliannya terdiri dari tiga jenis yaitu : arsip asli, arsip tembusan dan arsip salinan.
Demikian lah beberapa Fungsi dan Jenis – Jenis Arsip semoga bermanfaat , terima kasih……
