Kegiatan kearsipan akan berjalan lancar bila didukung oleh system yang baku dan standar serta applicable sesuai kebutuhan organisasi dan sistem ini memang khusus dirancang untuk kepentingan instansi yang bersangkutan . Sedangkan sumber daya manusia sebagai salah satu sumber lainnya, yang secara umum dapat dikelompokkan menjadi pengambil keputusan, pembina kearsipan dan tenaga pelaksana kearsipan.
Dari tiga jenis Sumber Daya Manusia kearsipan tersebut nampaknya peranan yang sangat dominan adalah pembina kearsipan karena merupakan ujung tombak untuk melakukan pembinaan secara instansional terhadap penerapan sistem secara keseluruhan. Sedangkan, tenaga pelaksana baik arsiparis atau tenaga pengelola kearsipan lainnya pada dasarnya hanya akan melaksanakan sesuai instruksi pimpinan dan sesuai dengan arahan pembina kearsipan.
Unsur lain yang tidak kalah pentingnya adalah kelembagaan dalam arti wadah atau organisasi kearsipan yang dibedakan menjadi : Lembaga Kearsipan tingkat pusat yang ditangani oleh Arsip Nasional (ANRI), dan Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota, serta Unit Kearsipan Instansi Pusat.
Fungsi dan Peranan Organisasi Kearsipan
Jika menilik dari fungsi dan keberadaannya, lembaga kearsipan berperan dalam pembinaan penerapan kearsipan sesuai tingkat kewilayahannya. secara umum dapat dikatakan ANRI mempunyai fungsi dalam pembinaan kearsipan secara nasional, sedangkan Lembaga Kearsipan Provinsi berfungsi sebagai Lembaga Pembina Kearsipan di tingkat provinsi serta kabupaten/kota.
Selain sebagai Pembina Kearsipan sesuai tingkat kewilayahannya, lembaga kearsipan juga mempunyai fungsi sebagai tempat menyimpan, memelihara dan menyajikan arsip statis untuk kepentingan pengguna. Dengan perkembangan sistem politik dan tata pemerintahan yang ada sekarang ini nampaknya lembaga kearsipan tingkat provinsi, yang akan menjadi fokus dalam penelitian ini, telah mengalami perubahan yang cukup signifikan terutama dari segi fungsi, dimana banyak diantara mereka yang secara fungsinya digabung dengan kegiatan atau fungsi yang lain seperti perpustakaan atau kegiatan lainnya.
Bagaimana fungsi sebagai lembaga kearsipan secara optimal atau lebih luas lagi, dan menjadikan arsip sebagai simpul pemersatu bangsa? Sementara untuk tingkat instansi pusat, organisasi kearsipannya adalah Unit Kearsipan sesuai dengan yang diamanatkan dalam Undang- Undang Nomor 7 Tahun 1971 dimana disebutkan bahwa untuk penyelenggaraan arsip dinamis pada lembaga negara dan badan-badan pemerintah dilakukan oleh Unit Kearsipan.
Dengan melihat fungsi unit kearsipan tersebut, maka berdasarkan pengamatan umum yang dilakukan masih banyak unit kearsipan yang belum berfungsi secara optimal, akibatnya pembinaan kearsipan di lingkungan instansi belum menunjukkan hasil yang menggembirakan. Maka sudah barang tentu hal ini akan berdampak terhadap pengelolaan arsip secara nasional, karena arsip statis yang ada di ANRI bermula dari arsip dinamis dari berbagai instansi pusat.
Melihat dari paparan diatas dapat diambil garis besar bahwa sesungguhnya fungsi dan peranan organisasi kearsipan baik Lembaga Kearsipan dari tingkat terbawah sampai tingkat tertinggi sangat penting dalam melestarikan literatur arsip bangsa dan negeri ini sebagai warisan untuk generasi selanjutnya.
Semoga bermanfaat…
