Fungsi Dan Standar Box Arsip

Fungsi Dan Standar Box Arsip-Sebagai salah satu peralatan penunjang kearsipan, box arsip mempunyai fungsi yang tidak kalah penting dengan peralatan pengarsipan lainnya untuk menyimpan folder aktif maupun nonaktif sehingga pada saat pencarian kembali dokumen tersebut akan lebih mudah dan cepat.

Fungsi Dan Standar Box Arsip

Bentuk Box arsip adalah kotak empat persegi Panjang dengan beberpaa ukuran Panjang dan lebar sesuai spesifikasi yang ada, memiliki lubang ventilasi udara untuk menjamin adanya sirkulasi Udara yang baik yang biasanya berdiameter 3 cm untuk box arsip besar dan 2,5 cm untuk box arsip kecil.

Pada umumnya warna yang dipakai pada box arsip ini adalah warna coklat akan tetapi boleh juga menggunakan warna lain yang sesuai dengan warna karakter perusahaan penggunanya sendiri.

Dengan kapasitas yang sebanding dengan ukurannya maka untuk pengisisan box arsip ini memiliki toleransi kekosongan untuk setiap box arsip lebih kurang 1 cm, hal ini bertujuan agar proses pengambilan dan pengembalian arsip menjadi lebih mudah dan menjaga agar posisi arsip atau dokumen tidak melengkung.

Nah box arsip inilah yang akan disimpan dan ditata dalam rak arsip. Sehingga dengan adanya box arsip yang sudah tersusun dengan rapih dan terstruktur maka akkan didapat beberapa keuntungan sebagai berikut :

• Proses pencarian dokumen akan lebih cepat dan efisien, dengan mencari berdasarkan kategori box yang ada.
• Tampilan yang terlihat rapih dan terstruktur.
• Penghematan ruang.
• Perlindungan dokumen/arsip dari berbagai ancaman kerusakan.

 

KEPUTUSAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 11 TAHUN 2000 TENTANG STANDAR BOKS ARSIP KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Menimbang :

a. bahwa untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional sebagaimana diamanatkan Undang-undang nomor 7 Tahun 1971 pasal 3 menyatakan bahwa tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan, dan pasal 6 ayat d, pamarintah mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional diantaranya melalaui usaha-usaha pengkajian dan pegembangan peralatan teknis kearsipan;

b. bahwa dalam rangka terciptanya Standarisasi di bidang Prasarana dan Sarana Kearsipan khususnya standar untuk penyimpanan arsip, dipandang perlu mengeluarkan Standar boks Arsip

Mengingat :

1. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan ketentuan Pokok Kearsipan (LN tahun 1971 Nomor 32, TLN Nomor 2964);

2. Undang–undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (LN Tahun 1997 Nomor 18 TLN Nomor 3674);

3. Undang–undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 60, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3939);

4. Peraturan Pemerintah Nomor 334 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip;

5. Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 1991 tentang Standar Nasional Indonesia;

6. Peraturan Pemerintah Nomor 87 tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan;

7. Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2000 tentang Kewenangan Pemerintah dan Kewenangan Propinsi Sebagai Daerah Otonom;

8. Keputusan Presiden RI Nomor 166 Tahun 2000 yang telah diubah dengan Keputusan Presiden RI Nomor 173 Tahun 2000 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen;

9. Keputusan Presiden RI Nomor 178 tahun 2000 tentang Susunan Organisasi dan Tugas Lembaga Pemerintah Non Departemen;

10. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas;

11. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor OT.00/390/36/1994 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja arsip Nasional Republik Indonesia;

12. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2000 tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif;

13. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 04 Tahun 2000 tentang Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilaiguna Tinggi;

MEMUTUSKAN

Menetapkan :

KEPUTUSAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA TENTANG STANDAR BOKS ARSIP.

Pasal 1
Standar Boks arsip untuk penyimpanan arsip selanjutnya disebut standar, sebagaimana terlampir dalam keputusan ini .
Pasal 2
Standar ini dijadikan sebgai acuan dan pedoman pokok dalam penyelenggaraan penyimpanan Arsip bagi Lembaga-lembaga Negara, Swasta dan Badan-badan Pemerintah Pusat maupun Daerah.
Pasal 3
Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.

                                                                                                    Ditetapkan di :Jakarta

                                                                                                    Pada Tanggal : 22 Desember 2000

KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

 

Dr. MUKHLIS PAENI

Lampiran Keputusan

Kepala Arsip Nasional R.I.

Nomor : 11 Tahun 2000

Tanggal : 22 Desember 2000

Tentang : Standar Boks Arsip

PENDAHULUAN

Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 3 menyatakan bahwa tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan bahan pertnggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintahan. Sedangkan Pasal 6 ayat d mengamanatkan bahwa pemerintah mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional diantaranya dengan menggiatkan usaha-usaha pengkajian dan pengembangan perlengkapan-perlengkapan teknis kearsipan, baik arsip konvensional maupun arsip media baru.

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagian instansi yang bertanggung jawab dalam pembinaan kearsipan, salah satu fungsinya adalah pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kearsipan. Pengkajian serta penyusunan standar peralatan kearsipan merupakan salah satu bentuk dari fungsi tersebut.

Disamping itu, dalam rangka penyelamatan bahan bukti pertanggungjawaban nasional, arsip yang tercipta dalam berbagai jenis media rekam, serta dapat membantu kelancaran dalam penyimpanan, penyajian dan penemuan kembalidengan cepat, teapt serta murah, maka perlu ditetapkan Standar Boks Arsip.

1. RUANG LINGKUP

Standar Boks Arsip ini meliputi spesifikasi, klasifikasi, bentuk dan rancang bangun, fungsi dan cara penggunaan.

2. PENGERTIAN

Yang dimaksud dengan :

2.1 Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, disusun berdasarkan konsensus serta pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat-syarat kesehatan, keselamatan, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa yang akan datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP Nomor 15 tahun 1991 Pasal 1 tentang Standar Nasional Indonesia).

2.2 Arsip adalah

a) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembagalembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;

b) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. (Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan).

2.3 Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. (Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan).

2.4 Arsip Aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Pasal 1 Ayat 3 tentang Penyusutan Arsip)

2.5 Arsip Inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. (Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Pasal 1 Ayat 4 tentang Penyusutan Arsip).

2.6 Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.(Undangundang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan).

2.7 Boks Arsip adalah sarana tempat penyimpanan arsip inaktif dan arsip statis dalam bentuk kertas yang diletakkan dalam bentuk kertas yang diletakkan dalam rak arsip, terbuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya.

2.8 Kertas gelombang adalah karton yang dibuat dari satu atau beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya (SNI 14-0094-1996, Spesifikasi Kertas Medium ).

2.9 Kertas Medium adalah kertas yang dipakai sebagai lapisan bergelombang pada karton gelombang (SNI 14-0094-1996, Spesifikasi Kertas Medium ).

2.10 Kertas Lainer adalah kertas yang dipakai sebagai penyekat dan pelapis pada karton gelombang (SNI 14-0095-1996, Spesifikasi Kertas Lainer ).

2.11 Gramatur adalah massa lembaran kertas dalam gram dibagi dengan satuan luas kertas dalam meter persegi, diukur pada kondisi standar. (SII.0438-81, Cara Uji gramatur Kertas dan Karton )

2.12 Ketahanan tekan Lingkar ( ring Crush ) Daya tahan tepi lingkar kertas terhadap suatu tekanan, dinyatakan dalam kilogram gaya (kgf) atau dalan Newton (N), diukur pada kondisi standar. (SNI 14-0094-1996, Spesifikasi Kertas Medium ).

2.13 Uji Concora (Ketahanan Tekan Datar) Daya tehan permukaan karton gelombang terhadap suatu tekanan, dinyatakan dalam kilogram gaya (kgf) atau dalam Newton (N), diukur pada kondisi standar. (SNI 14-0094-1996, Spesifikasi Kertas Medium )

3. MAKSUD DAN TUJUAN

3.1 Maksud Standar Boks Arsip ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip baik arsip inaktif maupun statis untuk lebih berhasil guna dan berdaya guna.

3.2 Tujuan Standar Boks Arsip ini disusun dengan tujuan agar Lembaga-lembaga Negara, Badan-badan Pemerintah baik Pusat maupun Daerah dan Swasta dapat menentukan dan memilih sarana yang berkualitas sesuai dengan tipe dan karakter jenis arsipnya untuk menunjang kelancaran manajemen kearsipan.

4. SPESIFIKASI

4.1 Bahan Boks Arsip terbuat dari Karton gelombang, yaitu karton yang dibuat dari beberapa lapisan kertas mediumbergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya, sesuai dengan (SNI 14-0094-1996, Spesifikasi Kertas Medium )

4.2 Keadaan Lembaran Rata, tidak kotor, tidak berlubang dan tidak kisut.

5. KLASIFIKASI

5.1 Berdasarkan Bahan Dasar

Berdasarkan besarnya nilai Ketahanan tekan Lingkar pada arah silang mesin dan Ketahanan Tekan Datar Kerts Medium Bergelombang, kertas medium dibagi menjadi dua kelas, yaitu kelas A dan Kelas B.

Tabel 1 Klasifikasi Bahan Dasar. Boks Arsip

5.2. Berdasarkan Ukuran

Ukuran Boks arsip dibedakan atas 2 macam.

6. Bentuk

6.1.1 Bentuk Boks Arsip adalah kotak empat persegi.

6.1.2. Untuk mnjamin adanya sirkulasi udara pada setiap boks arsip, harus memiliki lubang ventilasi udara. Ventilasi udara dibuat dengan cara melubangi sisi depan dan belakang boks arsip. Lubang ventilasi udara untuk boks besar berdiameter 3 cm, untuk boks kecil berdiameter 2.5 cm.

6.1.3. Warna dasar boks arsip, ditentukan sebagai berikut :

– Coklat

– Coklat Muda

– Biru Muda

– Warna lain yang tidak menyilaukan atau terlalu gelap

6.2. Rancang Bangun

6.2.1 Pemotongan dilakukan dengan alat pemotong
6.2.2 Garis lipatan menggunakan “tato” (guratan) tanpa melukai bahan dasar

6.2.3 Lubang ventilasi udara dibuat dengan alat pelobang.

6.2.4 Gesekan tutup dan buka boks relative mudah dilakukan.

6.2.5 Ukuran garis potongan dan garis lipatan untuk boks arsip kecil (ukuran 9 cm) dapat dilihat pada gambar 2, boks arsip besar (ukuran 19 cm) dapat dilihat pada gambar dibawah ini;

7. FUNGSI

Fungsi Boks Arsip yaitu untuk menyimpan arsip n(didalam folder) sehingga arsip mudah disimpan dan ditemukan kembali secara efektif dan efesien.

8. CARA PENGGUNAAN

8.1 Kapasitas Muat Boks Arsip Boks Arsip memiliki kapasitas yang berbeda sesuai dengan lebar boks arsip. Setiap boks arsip kecil diisi maksimal 8 cm, dan untuk boks arsip besar diisi maksimal 18 cm.

8.2 Arsip ditata secara vertical dalam boks arsip seperti terlihat pada gambar dibawah ini

8.3 Untuk memudahkan pengambilan dan pengembalian arsip, setiap boks arsip tidak diisi terlalu penuh.

8.4 Agar arsip tetap pada posisi vertical dan tidak melengkung, setiap boks arsip lebih kurang 1 cm.

8.5 Boks arsip disimpan dan ditata pada rak arsip (rak statis, rak bergerak)

PENUTUP

       Pengelolaan arsip menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap instansi, baik instansi Pemerintah Pusat, Daerah maupun Instansi Swasta. Standar Boks Arsip ini merupakan salah satu pedoman yang digunakan oleh instansi dalam kegiatan penyimpanan arsip inaktif maupun statis.

      Meski Standar sudah dibuat, apabila tidak dibarengi dengan kesungguhan untuk mentaatinya, standar ini tidak akan membawa manfaat. Namun kiranya dapat dimaklumi bersama, sebaik apapun standar, akan mengalami perubahan dan perkembangan sesuai dengan tuntutan praktis yang berkembang di lapangan. Oleh karena tu, perubahan dan penyempurnaan Standar ini senantiasa akan dilakukan untuk mengantisipasi tuntutan tersebut.

                                                               Jakarta, 22 Desember 2000

                                                                                 KEPALA

                                                 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

 

 

Dr. MUKHLIS PAENI