Fungsi Dari Pengelolaan Kearsipan – Arsip sebagai salah satu aset perusahaan yang sangat berharga, karena keberadaannya yang sangat berharga itulah maka arsip perlu dilestarikan. Dalam sebuah organisasi arsip mempunyai nilai guna yang sangat tinggi oleh karena itulah arsip perlu dikelola dengan sabaik mungkin agar memberikan manfaat yang optimal bagi organisasi dengan berdasarkan pada pengelolaan yang memiliki kerangka sistem yang benar.
Arsip juga merupakan salah satu sarana komunikasi pada proses kegiatan organisasi yang diwujudkan dalam surat menyurat (korespondensi) dimana korepondensi merupakan serangkaian aktivitas yang berkaitan dengan pengiriman informasi tertulis yang memiliki nilai guna baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan ataupun hal lainnya.
Fungsi Dari Pengelolaan Kearsipan
Pengelolaan arsip sangat diperlukan dalam sebuah organisasi karena dengan adanya arsip yang dikelola dengan baik maka akan mampu menunjang proses kerja dalam sebuah organisasi dan sudah tentu juga meningkatkan efisiensi kerja yang berujung kepada peningkatan kinerja perusahaan.
Pengelolaan kearsipan merupakan sebuah rangkaian kerja yang teratur yang dijadikan pedoman dalam pengelolaan kearsipan agar pada saat arsip tersebut dibutuhkan akan dapat ditemukan dengan cepat, dimana rangkaian kerja yang dimaksud disini dimulai dari penciptaan arsip, penyimpanan hingga ke penggunaan kembali arsip tersebut.
Yang tidak kalah penting dalam pengelolaan kearsipan yaitu bagaimana memelihara arsip dari segala ancaman kerusakan dan kemusnahan serta kehilangan. Pada dasarnya ancaman yang ada dapat disebabkan oleh dua faktor yaitu :
- Faktor Internal, dimana faktor ini merupakan internal pada saat pembuatan arsip seperti jenis kertas yang digunakan pada saat membuat arsip ataupun tinta yang digunakan akan memberikan efek yang cukup signifikan pada daya tahan arsip itu sendiri.
- Faktor Eksternal, faktor ini merupakan hal yang sangat sering menjadi ancaman bagi pelestarian arsip, seperti kelembaban udara yang membuat kertas menjadi berjamur dan rusak atau malah faktor udara pada ruangan penyimpanan yang terlampau kering sehingga membuat kertas menjadi rusak serta masih banyak lagi faktor eksternal yang mengancam pelestarian arsip.
Fungsi Dari Pengelolaan Kearsipan sendiri merupakan hal yang sangat penting antara lain yaitu :
- Arsip berfungsi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain.
- Arsip berfungsi untuk mendapatkan informasi dan penjelasan dari pihak lain.
- Arsip berfungsi sebagai dokumentasi sebuah proses yang sudah terjadi.
- Arsip berfungsi untuk memperlancar arus informasi agar informasi yang diterima jelas.
- Arsip berfungsi sebagai bukti sah sebuah proses pekerjaan yang dilakukan dengan mencantumkan tanda tertentu dari pihak yang berwenang.
Dari ulasan diatas dapat disimpulkan bahwa Fungsi Dari Pengelolaan Kearsipan merupakan salah satu hal yang sangat penting dilakukan dalam sebuah organisasi, dengan kata lain dengan pengelolaan kearsipan yang baik maka akan tercipta sebuah proses kerja yang efektif dan efisien yang mampu meningkatkan kinerja perusahaan lebih baik lagi.
