Fungsi DMS Bagi Pengelolaan Dokumen Perusahaan

Fungsi DMS Bagi Pengelolaan Dokumen Perusahaan-Dalam sebuah perusahaan pengelolaan dokumen merupakan hal yang sangat penting, terlepas dari berapa banyak dokumen yang dikelola sudah pasti dalam sistem pengelolaan dokumen tersebut aspek keamanan dan kecepatan akses dokumen merupakan hal yang sangat diutamakan, dengan tuntutan seperti itu maka pengelolaan dokumen secara manual akan terasa sangat mengurangi kedua aspek tersebut, oleh karena itulah pemanfaatan teknologi dalam bidang manajemen pengelolaan dokumen saat ini sudah sangat berkembang sangat pesat, salah satu produk yang lahir dari kemajuan teknologi tersebut adalah Document Management System (DMS).

Fungsi DMS Bagi Pengelolaan Dokumen Perusahaan

DMS ini merupakan sebuah sistem pengelolaan dokumen yang berbasiskan teknologi, dimana semua proses akses, menyimpan, mengelola dan transfer dilakukan dengan menggunkana teknologi. Dms ini sangat bermanfaat untuk mengelola, Aset, Imaging, folw alur, pengelolaan catatan perusahaan dan masih banyak lagi hal yang lainnya sesuai dengan fungsi dari DMS itu sendiri.

Peranan DMS sendiri yang mempunyai kelebihan dibanding model sistem pengelolaan dokumen tradisional antara lain :

Penggunaan identitas metadata sebagai salah satu hal yang sangat membantu, dimana DMS ini mampu mengekstrak metadata dari sebuah dokumen yang tersimpan secara otomatis, identitas data seperti nama dokumen, tanggal, asal dokumen dan lain sebagainya yang terdapat dalam sebuah dokumen mampu di interpretasikan dengan cepat dan informasi tersebut akan digunakan dalam pencarian kembali dokumen yang sudah tersimpan, dengan kata lain kita akan mampu mencari sebuah dokumen yang tepat berdasarkana katagori yang kita ingat misalkan hari, teks dan lain sebagainya dan sudah pasti dengan tingkat akurasi yang tinggi, sehingga mencari sebuah dokumen akan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat dalam sekali pencarian dengan menggunakan keyword yang tepat.
Sebuah Sistem DMS sudah pasti mempunyai sistem keamanan yang sangat tinggi, dengan pembagian administrator atau user akses yang tepat maka kita akan dapat dengan mudah mengontrol semua penggunaan dokumen yang tersimpan dalam sebuah DMS, selain itu kita dengan mudah akan menngetahui siapa saja yang mengakses sebuah dokumen, berapa lama prosesnya dan adakah proses Create, Read, Update dan Delete (CRUD) pada sebuah dokumen yang tersimpan.
Dengan menggunakan DMS kita bisa menciptakan alur kerja yang efektif dan efisien, kita bisa mengatur beberapa hal yang berjlaan secara otomatis, seperti sebuah proses penginputan form order produksi yang akan disampaikan kepada bagian yang terkait, dan terus berjalan hingga ke akhir perjalanan sebuah proses kerja.
Update file secara otomatis, dimana memungkinkan pengguna untuk memperbaharui versi dokuemn yang telah tersimpan, dimana terkadang terdapat file yang perlu di verifikasi dari waktu kewaktu.
Proses pencarian yang mudah dan cepat.

masih banyak lagi sesungguhnya Fungsi DMS Bagi Pengelolaan Dokumen Perusahaan yang belum dijelaskan akan tetapi pada prinsipnya DMS merupakan sebuah teknologi pengelolaan dokumen yang berbasiskan elektronik. dimana pada saat ini penggunaan kertas sudah semakin berkurang. Peranan DMS dalam sebuah pengelolaan dokumen dalam sebuah perusahaan tidaklah bisa di anggap sepele karena ini menyangkut informasi bernilai yang tersiman dalam sebuah dokumen.