Fungsi Enterprise Content management – Enterprise Content Management merupakan sebuah system penunjang pengelolaan dokumen yang mampu mengelola, menyimpan, melindungi, dan menyampaikan content yang akan digunakan dalam proses bisnis suatu perusahaan atau organisasi.
Fungsi Enterprise Content management
Pada umumnya ECM mempunyai lima fungsi dasar yang terkait dengan proses pengelolaan dokumen, hal tersebut antara lain :
- Membuat, menyusun, serta mengambil informasi yang ada didalam sebuah dokumen yang tersimpan dalam content management ini, hal ini terkait dengan informasi yang ada didalam sebuah dokumen dimana informasi tersebut merupakan salah satu sumber informasi untuk mengambil keputusan dalam proses bisnis yang ada diorganisasi.
- Mengubah, memproses, dan menggunakan informasi sebuah dokumen, untuk beberapa dokumen yang masih aktif diperlukan update pembaruan mengenai informasi yang sedang berjalan sehingga informasi yang ada didalamnya akan menjadi update dan realtime, Hal ini terkait dengan proses bisnis yang terus berjalan maka semua proses yang ada akan selalu berubah-ubah sesuai dengan informasi terbaru, dalam hal mengambil kepurusan diperlukan informasi yang terbaru sehingga keputusan yang dibuat akan disesuaikan dengan keadaan tersebut.
- Backup informasi, seiring dengan informasi yang terus bertambah dan berubah maka diperlukan
manajemen backup yang mampu melindungi informasi dari berbagai serangan yang akan menghilangkan informasi yang ada didalam dokumen tersebut. backup ini mampu menghilangkan kekhawatiran akan hilangnya informasi yang ada didalam dokumen, dengan adanya backup maka kita akan dapat dengan cepat memulihkan data yang hilang tanpa mengurangi informasi yang ada didalam dokumen. - Menyediakan Client dan User sesuai dengan informasi yang mereka perlukan, dengan adanya hal ini maka penggunaan ECM akan menjadi lebih effisien dan tepat guna dalam hal akses informasi, oleh karena itu penyediaan client dan user yang disesuaikan selain akan meningkatkan system control akses juga akan mempbantu pengguna dalam hal pengelolaan hak akses informasi yang ada didalam ECM ini.
- Penyimpanan, faktor ini merupakan hal yang utama dalam ECM. dimana proses awal dari pengelolaan dokumen adalah hal yang harus dipunyai oleh sebuah ECM, hal ini dikarenakan semua pengelolaan dokumen dilakukan didalam ECM ini maka semua dokumen yang akan dikelola harus tersimpan didalam ECM ini, dengan semua dokumen tersimpan didalam content management ini maka proses lainnya akan bisa dilakukan.
Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat dipastikan sebuah Enterprise Content Management yang baik akan mampu meningkatkan keefektifan dan keefisienan sebuah pengelolaan dokumen dalam sebuah organisasi, dengan adanya manajemen pengelolaan dokumen yang baik maka hal itu akan berimbas kepada proses bisnis yang berjalan karena dalam hal ini penggunaan informasi didalam dokumen akan mampu membantu proses bisnis dalam sebuah organisasi.
Semoga Bermanfaat…
