Fungsi Manajemen Arsip Inaktif merupakan suatu kegiatan atau aktivitas sekelompok orang yang memiliki pengetahuan, keahlian, dan tanggung jawab untuk mengelola arsip inaktif dengan sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.
Sedangkan arsip inaktif sendiri merupakan arsip yang tidak digunkan untuk kepentingan penyelesaian pekerjaan yang sedang berlangsung didalam organisasi dan hanya untuk digunakan untuk kepentingan referensi, pengambilan keputusan, bukti hukum, serta hal lainnya yang terkait dengan kegiatan organisasi serta dirujuk minimal 15 kali dalam satu tahun.
Ada tiga hal yang sangat penting dalam peneglolaan arsip inaktif yaitu :
- Pengembangan jadwal retensi arsip inaktif.
- Menentukan media penyimpanan arsip inaktif.
- Menentukan fasilitas penyimpanan arsip inaktif.
Fungsi Manajemen Arsip Inaktif
Manajemen Arsip Inaktif mempunyai tujuan sebagai penyedia arsip yang tepat kepada orang yang tepat dan pada waktu yang tepat dengan biaya seefisien mungkin. jadi dalam hal ini fungsi manajemen arsip inaktif menekankan kepada pentingnya penyediaan dan pengamanan informasi yang cepat dan akurat untuk pengambilan keputusan dalam proses bisnis yang ada di organisasi sehingga terjadi terget kegiatan organisasi sebagai berikut :
- Terjadinya sistem pegelolaan dokumen yang baik.
- Adanya kontrol pergerakan arsip yang baik didalam organisasi.
- jaminan pengamanan yang lebih baik sehingga semua dokumen dapat terlindungi dengan baik.
Pada dasarnya pengelolaan arsip inaktif mempunyai aspek keterkaitan terhadap fungsi dalam tahapan penggunaan, pemeliharaan, serta penyusutan. Pengelolaan arsip untuk menyediakan bahan referensi untuk pengambilan keputusan, bahan bukti hukum, serta hal lainnya.
Manajemen pengelolaan arsip inaktif mempunyai ruang lingkup yang mencakup kegiatan sebagai berikut :
- Penentuan sarana penyimpanan arsip.
- Penentuan lay out ruang pusat arsip inaktif.
- Pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke pusat pengelolaan arsip.
- Pembenahan arsip inaktif yang belum tersususn dengan rapih.
- Penataan dan penyimpanan arsip inaktif.
- Pemeliharaan arsip inaktif.
- Pelayanan arsip inaktif.
Jadi pada dasarnya Fungsi Manajemen Arsip Inaktif bertujuan untuk menyediakan informasi yang tepat kepada orang yang tepat sehingga informasi tersebut bisa digunakan sebagai bahan referensi untuk membuat sebuah keputusan yang terkait dengan proses kerja didalam sebuah organisasi, dengan adanya manajemen arsip inaktif yang baik maka akan menjamin kebutuhan informasi yang tepat bagi semua pengguna ataupun karyawan yang ada.
Semoga bermanfaat…
