Jenis Jasa Layanan Arsip dan Dokumen

Pengelolaan Arsip dan Dokumen di sebuah organisasi merupakan sebuah hal yang sangat penting untuk mendukung berjalannya roda organisasi ataupun instansi pemerintahan, selain merupakan asset, pengelolaan arsip juga berguna sebagai salah satu bahan pengambil keputusan dalam suatu organisasi.

Berjalannya pengelolaan arsip yang baik mampu meminimalisir kesalahan manajemen dalam memutuskan suatu masalah yang terkait dengan informasi didalam arsip atau dokumen itu sendiri.

Undang – undang ketentuan pokok kearsipan

 

Pemerintah sendiri memberikan ketentuan pokok kearsipan di suatu organisasi dan sejenisnya pada Undang – undang nomor 7 tahun 1971 dan Undang – undang  nomor 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan, bahwa setiap instansi / organisasi baik pemerintah maupun swasta berkewajiban menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip / dokumen sebagai bahan bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintahan / swasta dan pertanggung jawaban nasional.

Oleh karena itu bagi suatu organisasi pemerintahan maupun swasta yang memiliki ruang kerja terbatas, maka penggunaan tata letak yang baik harus bias mencukupi untuk ruang arsip tersendiri yang bisa memberikan perlindungan arsip tersebut dari bahaya atau ancaman yang menyebabkan kerusakan atau hal lain pada arsip seperti bencana alam (Banjir, gempa bumi, kebakaran dll) ataupun resiko yang lain seperti kehilangan, pencurian, binatang perusak dan lain lain.

Jenis Jasa Layanan Arsip dan Dokumen

1.) Konsultasi Kearsipan

Konsultasi kearsipan ini melingkupi bantuan untuk menyelesaikan permasalahan yang mencakup pembuatan, pengelolaan, penanganan, penyusutan, pengurusan arsip atau dokumen. Dengan adanya konsultasi kearsipan ini maka pengguna jasa ini akan memperoleh system yang terstruktur dalam mengelola arsip sehingga setelah penerapan strategi dan penanganan masalah pada suatu system pengelolaan dokumen, diharapkan hasilnya akan membuat effisiensi yang tinggi pada pengelolaan kembali arsip tersebut.

2.) Perancangan Sistem Kearsipan

Merupakan proses dimana perancangan dan pembuatan system kearsipan yang disesuaikan dengan kondisi dan keinginan organisasi masing -masing, bisa jadi karena keterbatasan ruang maka perancangan system kearsipan ini harus disesuaikan dengan kondisi yang ada. Dengan segala pertimbangan yang ada, perancangan ini merupakan salah satu pondasi dibentuknya system kearsipan yang mencakup pembuatan, penggunaan, pengelolaan, penyusutan arsip atau dokumen dan lain sebagainya.

3.) Penyempurnaan Sistem Kearsipan

Menyempurnakan system yang telah ada sesuai dengan perkembangan teknologi dengan tetap memperhatikan kaidah fungsi dan kegunaannya, sehingga system ini bisa terus berekembang mengikuti perkembangan teknologi.

4.) Pembenahan dan Penataan Ulang Arsip dan Dokumen

Pada suatu organisasi yang telah berjalan puluhan tahun atau bahkan lebih sangat mungkin terjadi penumpukan dokumen yang sangat banyak, oleh karena itu diperlukan penataan kembali untuk memverifikasi keabsahan suatu dokumen, misalkan masa berlaku dokumen, kkondisi fisik dokumen dan lain sebagainya. Dengan melakukan pembenahan kembali maka proses penggunaan kembali informasi pada suatu arsip akan menjadi lebih mudah dan cepat.

5.) Penyimpanan Arsip / Dokumen

Penyediaan jasa penyimpanan dan layanan pemakaian arsip pada suatu tempat yang mempunyai spesifikasi yang baik untuk penyimpanan arsip, seperti keamanan, ruang tahan api, suhu ruangan dan lain sebagainya.

6.) Perawatan Arsip / Dokumen

Merupakan sebuah jasa pelayanan arsip yang meliputi : perawatan, fumigasi, laminasi arsip atau dokumen yang telah rapuh secara fisik dan tekstual. sehingga arsip yang telah dirawat masih mampu memberikan informasi yang berguna bagi pengguna walaupun masa pengelolaan arsip itu telah begitu panjang atau lama.

7.) Alih Media Arsip / Dokumen

Dengan kemajuan teknologi yang sangat pesat tentunya perkembangan sistem kearsipan akan mengikuti perkembangan teknologi tersebut, saat ini sudah sangat lazim penggunaan media penyimpanan digital yang mempunyai beberapa kelebihan dalam proses penyimpanan arsip. Baca (Pengertian mengenai arsip Digital )

Pada dasarnya alih media ini merupakan proses migrasi dokumen atau arsip dari bentuk fisik (Hardcopy) ke bentuk Data digital (Softcopy). Dengan adanya data dalam bentuk softcopy maka proses penggunaan informasi akan menjadi lebih luas cakupan penggunaannya.

8.) Reproduksi Arsip / Dokumen

Merupakan proses pengerjaan kembali arsip atau dokumen dari berbagai ukuran dan jenis yang dibutuhkan, baik arsip tekstual maupun media lainnya.

9.) Pengadaan Peralatan dan Sarana Kearsipan

 

Pada dasarnya pengeloalan arsip yang baik sudah pasti memerlukan peralatan penunjang untuk mempermudah proses pembuatan, pengelolaan, dan pemanfaatan kembali suatu arsip. Banyak sekali peralatan penunjang untuk pengelolaan system kearsipan antara lain :

• Rak / Lemari Arsip
• Boks Arsip
• Folder
• Guide
• Dan lain lain

Demikianlah informasi mengenai Jenis Jasa Layanan Arsip dan Dokumen, semoga bermanfaat…