Jenis – Jenis Map Atau Folder – Bagi kita yang memang bekerja di bidang pengelolaan dokumen ataupun bagian yang bersinggungan dengan administrasi maka kita tidak asing lagi dengan kata Map atau folder, map atau folder merupakan salah satu peralatan kearsipan yang paling sering di jumpai di manapun , map atau folder secara umum merupakan sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembaran kertas yang berisi informasi ataupun lembaran lainnya yang mempunyai manfaat tertentu.
Jenis – Jenis Map Atau Folder
Akan tetapi tahukah anda bahwa pada dasarnya map atau folder ini dapat dikatagorikan menjadi 4 macam, yaitu :
- Brief Twine, merupakan map besar yang terbuat dari karton tebal yang didalamnya terdapat penjepit arsip atau dokumen yang terbuat dari logam sehingga dapat memuat lembaran kertas dalam jumlah yang sangat banyak.
- Stof Map, merupakan berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik.
- Snelhecter, merupakan map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang didalamnya terdapat juga alat penjepit yang terbuat dari logam
- Hanging Map, merupakan map yang penyimpanannya menggunakan metode gantung.
Pada dasarnya semua jenis-jenis map ini digunakan hampir disemua organisasi yang berkaitan dengan pengelolaan arsip, karena dengan menggunakan map atau folder ini kita bisa dengan mudah mengidentifikasi dokumen-dokumen yang ada didalam map atau folder itu sendiri, hal lainnya yang membuat penggunaan folder sangat dibutuhkan yaitu folder atau map mampu memilah dan mengelompokan lembaran informasi didalam sebuah dokumen menjadi aman dan terkelompok.
Dengan kata lain kita bisa memasukan dokumen yang jenisnya serupa kedalam sebuah map atau folder yang sama sehingga pada waktu pencarian informasi akan lebih mudah mencarinya, dan dengan adanya folder maka lembaran dokumen menjadi terlindungi oleh kerusakan maupun informasi yang terlihat secara kasat mata akan dapat diminimalisir.
Jenis map paling populer dan efektif
Dengan berkembangnya teknologi informasi maka bidang pengelolaan dokumen juga mengalami perkembangan yang sangat cepat, pengelolaan dokumen saat ini harus mampu mengimbangi kebutuhan informasi yang cepat dan tepat, oleh karena itu penggunaan map gantung (Hanging Map) menjadi salah satu alternatif map yang mampu mengakomodir kebutuhan akan pencarian dokumen yang cepat dan tepat.
Dengan penggunaan map gantung ini maka proses pencarian akan berjalan sangat cepat dan tepat dapat dilakukan karena map ini mampu memberikan kemudahan dalam pencarian informasi, selain itu perlindungan yang diberikan untuk dokumen yang ada didalamnya akan sangat maksimal, belum lagi pemanfaatan ruang yang sangat maksimal membuat map jenis ini menjadi salah satu map yang sangat populer dan efektif didalam unit pengelolaan dokumen di sebuah organisasi.
Semoga bermanfaat…….
