Jenis – Jenis Peralatan Sistem Pengarsipan

Jenis – Jenis Peralatan Sistem Pengarsipan-Salah satu elemen yang sangat penting dalam proses  sistem pengarsipan adalah peralatan arsip itu sendiri, dalam hal ini terkait dengan fungsi dan kualitas. Pada umumnya peralatan arsip terbuat dari bahan – bahan yang tahan lama seperti logam, almunium, kayu, besi dan bahan lainnya yang mempunyai ketahanan dalam jangka waktu yang Panjang.

Peralatan arsip mempunyai banyak fungsi diantaranya  sebagai berikut :

• Sebagai pelindung arsip dari berbagai ancaman kerusakan dan kehilangan.
• Sebagai sarana penyimpanan arsip.
• Sebagai alat bantu untuk mempermudah pengorganisasian arsip dan semua hal yang menyangkut pengelolaan arsip.

Pada prosesnya sendiri penyimpanan arsip mempunyai tiga posisi yang berbeda dalam proses penyimpanannya yaitu :

1. Pengarsipan Lateral, yaitu proses penempatan atau penyimpanan arsip / dokumen / map dalam posisis berdiri (Lateral) dimana arsip /; dokumen tersebut disusun secara berderet menyamping.
2. Pengarsipan Vertikal, pada proses ini posisi arsip yang tersimpan dilakukan secara tegak lurus (Vertikal) dan pada akhirnya arsip tersebut akan tersusun berderet kebelakang.
3. Pengarsipan Horizontal, pada posisi penyimpanan arsip ini dokumen atau arsip tersimpan dalam posisi mendatar (Horizontal), dimana arsip akan saling bertumpuk pada suatu rak ataupun lemari yang mudah terlihat.

Jenis – Jenis Peralatan Sistem Pengarsipan

Setelah mengetahui fungsi dan posisi pada sistem penyimpana arsip maka yang tidak kalah pentingnya adalah mengetahui peralatan apa saja yang terkait dengan sistem pengarsipan itu sendiri. Pada umumnya peralatan ini merupakan elemen penyimpanan baik itu untuk dokemen arsip secara tersendiri ataupun dokumen arsip secara keseluruhan.

Dengan mengetahui peralatan sistem arsip dengan baik maka kita akan dapat dengan mudah mengkalkulasi kebutuhan peralatan sistem kearsipan yang akan kita bangun ataupun yang akan kita perbaiki, diantaranya sebagi berikut :

1.) Map Arsip

Merupakan sebuah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan surat / arsip. sementara untuik kapasitas penyimpanannya berkisar antara 1 sampai 50 lembar. Map arsip ini juga terdiri atas berbagai macam jenis, antara lain sebagai berikut :

 

• Stopmap folio, map ini memiliki daun penutup pada kedua sisinya yang berfungsi sebagai penopang surat yang tersimpan didalamnya agar tidak mudah terjatuh, sedangkan pada umumnya stopmap folio ini digunakan untuk menyimpan arsip yang sedang dalam proses atau mungkin juga untuk menyimpan arsip yang sudah aktif.
• Map snelhecter, Map ini menggunakan penjepit ditengah sebagai penopang surat / arsip yang tersimpan, akan tetapi arsip yang tersimpan didalamnya harus terlebih dahulu dilubangi menggunakan perforator.
• Folder, map ini tidak menggunakana daun penutup pada kedua sisinya jadi map ini berupa lipatan kertas tebal atau plastik saja. Karena map ini tidak ada daun penutupnya maka map ini berfungsi untuk menyimpan arsip yang akan dimasukan kedalam kotak arsip secara vertikal.
• Hanging folder, folder yang mempunyai besi penggantung, besi penggantung ini berfungsi sebagai sangkutan untuk menggantungkan folder salam sebuah lemari atau rak. Biasanya hanging folder ini mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya.

2.) Filling Cabinet

Sebuah peralatan yang hampir pasti dimiliki oleh setiap sistem pengarsipan, merupakan sebuah lemari yang terdiri dari beberapa laci yang pada setiap lacinya mampu menampung banyak sekali arsip atau bahkan folder yang tersusun secara vertikal berderet kebelakang.Filling Cabinet ini biasanya digunakan untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.

Pada proses penyimpanannya itu sendiri semua arsip terlebih dahulu dimasukan kedalam folder atau map gantung (Hanging folder), baru setelah itu folder dapat dimasukkan kedalam kedalam filling cabinet ini.

Didalam laci filling cabinet ini dilengkapi dengan sepasang besi yang terpasang dikiri dan kanan atas sisi laci yang berfungsi sebagai penyangkut hanging folder.

3.) Rotary Filling Cabinet(alat peyimpanan berputar)

semacam rak penyimpanan berputar yang mampu bergerak secara berputar, sehingga pada proses penempatan dan pencarian akan sangat mudah dan menghemat waktu, dan posisi penyimpanan pada alat ini adalah lateral.

4.) Lemari Arsip

merupakan lemari tempat menyimpan berbagai bentuk arsip dimana penyusunan arsip dapat dilakukan dengan berdiri menyamping (Lateral) setelah terlebih dahulu arsip dimasukan kedalam ordner atau ditumpuk secara mendatar.

5.) Rak Arsip

Hampir mirip dengan lemari arsip hanya saja rak arsip ini tidak mempunyai penutup pada bagian sisinya, sedangkan untuk arsip posisi penyimpanannya juga menyamping (Lateral). Dari tampilan pada rak arsip ini memudahkan visi pencarian arsip menjadi lebih mudah dan effisien dan juga bias ditambahkan label / judul arsip yang juga memudahkan proses penyimpanan dan pencarian arsip dengan cepat.

6.) Guide

Berupa sebuah kertas 5tebal atau karton yang digunnkana sebagai penunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip. Ada dua bagian pada Guide ini yaitu :

• Tab Guide, Bagian yang menonjol yang berfungsi untuk menuliskan kode – kode  atau indeks sebagai identitas arsip.
• Main Guide, berfungsi sebagai penopang arsip – arsip yang ada dibelakangnya.

Guide ditempatkan didepan folder jika pada penyimpanan arsip menggunakan filling cabinet, dan ditempatkan di depan arsip jika menggunakan ordner atau map snelhecter.

Ukuran pada Guide ini mengikuti dengan bentuk arsip, jika arsip berupa dokumen dengan ukuran kertas A4, maka badan guide disesuaikan dengan ukuran arsip yang disimpan, begitu juga jika ukuran arsip lebih kecil maka ukuran guidenya juga akan lebih kecil.

Penempatan posisi Tab Guide sebagai berikut :

• Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok Utama (Main Subject).
• Guide kedua, yaitu posisi tab guide pada sebelah tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (Sub Subject).
• Posis ketiga, yaitu tab guide terletak pada sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (Sub-Sub Subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.

7.) Ordner

Sebuah map besar dengan ukuran punngung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit, dimana sokumen / kertas yang akan disimpan didalam ordne rini haru sterlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

Ordner ini mempunyai bahan yang amat tebal sehoingga dapat melindungi dokumen secara fisik dan jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip akan sangat melindungi arsip dari berbagai macam ancaman kerusakan fisik.

8.) Kotak Box

Box yang digunakan unrtuk menyimpan dokumen non aktif, biasanya terbuat dari karton yang sangat tebal, setelah arsip terlebih dahulu disimpan kedalam folder selanjutnya folder dimasukan kedalam box.selanjutnya box ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral) berderet kesamping.

9.) Label

Label merupakan alat yang digunakan untuk memberi judul pada map / folder yang biasa diletakan  pada bagian tab dari suatu folder.

10.) Tickler File

Sebuah kotak yang terbuat dari baja / kayu yang erfungsi untuk menyimpan arsip yang berbebentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti kartu perpustkaan dan lain-lain.

11.) Cardex Cabinet

Cardex merupakan lemari yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci yang dapat ditarik keluar.didalam cardex ini terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks.

12.) Alat penyimpan khusus

Alat yang digunakan untuk menyimpan file-file khusus seperti flashdisk, CD, kaset dan lain sebagainya. Bahkan ada juga alat untuk menyimpan data secara online ataupun menggunakan server. Dalam hal ini bentuk dan ukuran alat ini sangat beragam dan mempunyai banyak sekali spesifikasi yang berbeda setiap alat satu dengan alat lainnya.

 

Sebenarnya masih ada lagi beberapa peralatan dalam sistem pengarsipan yang tidak saya sebutkan diatas seperti Stapler, Numerator, Perforator dan lain-lain. akan tetapi kebutuhan Utama suatu sistem yang Utama adalah beberpa hal dari peralatan yang dijelaskan pada tulisan diatas.

 

Semoga bermanfaat……

Baca Juga Manajemen penyimpanan arsip standar