Kedudukan Surat Dalam Dokumen Perkantoran – Dalam sebuah ruang lingkup perkantoran ada banyak sekali dokumen – dokumen yang diterima maupun dihasilkan, pada umumnya dokumen – dokumen ini terdiri dari dua jenis dokumen yaitu dokumen fisik dan elektronik, dalam proses kerja yang ada dalam sebuah perusahaan dokumen ini mempunyai kedudukan yang sangat penting karena dokumen – dokumen inilah yang mampu menunjang proses kerja dalam sebuah perusahaan. dalam hal ini kita akan membahas mengenai Kedudukan Surat Dalam Dokumen Perkantoran.
Dalam pengertiannya surat merupakan lembaran kertas yang menyimpan informasi yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak yang lain, dimana pihak pemberi dan penerima surat tersebut bisa menggunakan nama pribadi, perusahaan, organisasi dan lain sebaginya.
Kedudukan Surat Dalam Dokumen Perkantoran
Dilihat dari fungsinya surat merupakan alat komunikasi antar dua belah pihak ataupun lebih selain itu surat juga berfungsi sebagai :
- Sebagai alat bukti tertulis, biasanya fungsi ini terkait dengan perjanjian antara kedua belah pihak atau lebih seperti surat perjanjian dan lain sebagainya.
- Sebagai alat pengingat, fungsi ini merupakan salah satu fungsi yang sering digunakan dalam sebuah surat contohnya surat peringatan dan lain sebagainya.
- Sebagai bukti historis, dimana fungsi ini biasanya terdapat pada bukti – bukti transaksi yang menyimpan sebuah proses yang telah dilakukan dalam sebuah kegiatan perusahaan contohnya nota transaksi, bon, kwitansi dan lain sebagainya.
- Sebagai pedoman, fungsi ini terkait dengan surat sebagai pedoman kerja, dalam hal ini contoh yang paling mudah adalah surat tugas, dimana pada umumnya perusahaan memberikan tugas kepada seorang karyawan untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan pedoman yang telah disepakati sebelumnya.
- Sebagai sarana perkenalan, surat juga bisa menjadi sarana perkenalan individu ataupun perusahaan kepada pihak lain seperti surat perkenalan perusahaan dan lain sebagainnya.
Dilihat dari tujuannya ada banyak sekali jenis – jenis surat yang dihasilkan dalam sebuah perusahaan seperti surat penawaran, surat pesanan, surat pemberitahuan, surat pengantar dan masih banyak lagi dan dilihat dari sifat isinya surat – surat ini dapat digambarkan sebagai berikut :
- Surat Dinas, dimana surat ini berisi mengenai informasi dinas yang dibuat oleh instansi pemerintahan untuk seorang pegawai yang ditunjuk untuk melaksanakan dinas ini.
- Surat Pribadi, surat yang termasuk dalam surat pribadi ini merupakan surat yang dibuat dan dikirimkan atas nama pribadi kepada perorangan ataupun organisasi contohnya surat perkenalan, ataupun surat lamaran kerja yang bersifat setengah resmi.
- Surat Niaga, dimana surat ini berisikan mengenai informasi niaga ataupun bisnis yang dibuat dalam sebuah perusahaan ataupun instansi pemerintahan.
- Surat Sosial, seperti namanya pada umumnya surat yang termauk dalam jenis ini adalah surat yang dibuat dalam rangka sosial dan dibuat juga oleh lembaga sosial seperti yayasan dan organisasi sosial lainnya, baik untuk penggalangan dana maupun kegiatan lainnya.
- Surat Pengatar, surat yang bersifat seperti ini dipergunakan untuk mengantar sesuatu barang ataupun yang lainnya untuk validasi barang tersebut.
Kesimpulan
Dalam sebuah pengelolaan dokumen perkantoran surat merupakan sesuatu yang wajib ada, dimana pada umumnya surat ini mampu memberikan solusi untuk keefektifan komunikasi, prosedur, informasi dan lain sebagainya, oleh karena itu dalam pengelolaannya baik itu penyimpanan dan penggunaannya surat – surat ini harus dilakukan dengan efektif dan efisien, dimana penggunaan sistem pengelolaan dokumen elektronik menjadi salah satu solusi yang sangat tepat, dengan menggunkaan sistem pengelolaan dokumen berbasiskan elektronik maka semau kegiatan surat menyurat akan terekam dengan baik dan sudah pasti akan meningkatkan proses penggunaan informasi yang ada dalam surat menjadi semakin mudah dan aman.
Terima Kasih
