Keunggulan Pengelolaan Dokumen Elektronik-Saat ini pengelolaan dokumen sudah merupakan hal yang sangat lazim digunakana di berbagai organisasi atau perusahaan – perusahaan, baik yang berskala besar maupun yang berskala kecil, karena dokumen merupakan salah satu penunjang proses bisnis yang ada disebuah perusahaan.
Keunggulan Pengelolaan Dokumen Elektronik
Dijaman yang sudah memasuki era digitalisasi ini dokumenpun sudah bertransformasi mengikuti perkembangan teknologi yaitu dalam bentuk digital yang biasa dikenal dengan dokumen elektronik, dimana bentuk dokumen yang biasanya dalam lembaran kertas atau bentuk fisik yang lainnya kini bertransformasi menjadi dokumen dalam bentuk softcopy atau data.
Dengan bentuk softcopy ini kita tentunya memerlukan peralatan penunjang dalam melakukan pengelolaan data dalam bentuk digital ini seprti pc Komputer ataupun Laptop, karena semua dokumen yang ada akan dikelola melalui peralatan ini. Keunggulan Pengelolaan Dokumen Elektronik ini antara lain :
- Tidak memerlukan ruang fisik sebagai tempat penyimpanan, umumnya pada pengelolaan dokumen fisik kita memerlukan sebuah ruangan yang cukup besar untuk menyimpan dokumen yang ada, hal ini tentunya akan menambah biaya yang cukup besar baik dari kebutuhan ruang maupun perawatannya, dengan adanya dokumen digotal ini kita bisa menyimpan semua dokumen didalam server pribadi ataupun cloud tanpa perlu menyiapkan ruangan khusus penyimpanan fisik dokumen.
- Tidak memerlukan peralatan penunjang penyimpanan, pada penyimpanan dokumen fisik kita sudah pasti memerlukan media untuk menyimpan dokumen seperti lemari arsip, rak arsip ataupun jenis lainnya akan tetapi pada penyimpanan dokumen digital ini kita tidak memerlukan peralatan penunjang penyimpanan dokumen tersebut, kita hanya perlu menata berbagai dokumen yang ada didalam sebuah folder sesuai kriteria yang memudahkan proses pencarian.
- Proses duplikasi yang mudah dan cepat, disaat ini dimana pandemi Virus CORONA sedang melanda
dunia banyak perusahaan yang menerapkan kebijakan Work From Home dimana kita sebagai karyawan sebuah perusahaan mengerjakan kegiatan pekerjaan dirumah saja, Nah biasanya pada saat bekerja kita ,memerlukan dokumen sebagai peralatan penunjang pekerjaan, mungkin untuk dokumen dalam jumlah kecil kita bisa membawanya kerumah, akan tetapi bagaimana jika dokumen tersebut dalam jumlah yang banyak kita akan kesulitan dalam membawanya kerumah belum lagi resiko kehilangan dokumen akan cukup besar, tetapi jika kita sudah menggunakan pengelolaan dokumen elektronik maka hal tersebut akan mudah dihindari, cukup berbekal flasdisk atau media lain yang sejenis dengan kapasitas yang mencukupi kita bisa secara cepat menduplikasi dokumen kedalam flasdisk tersebut dan menggunakannya dirumah saja pada saat WFH. - Dengan pengelolaan dokumen digital kita bisa menggunakan aplikasi DMS yang bisa diakses dimana saja, hal ini akan relevan pada saat kita membutuhkan akses informasi data secara cepat dan tepat serta dimanapun kita berada.
- Pengelolaan dokumen elektronik ini mampu memberikan perlindungan lebih dan tingkat keamanan yang bisa kita tingkatkan tergantung kebutuhan, sudah pasti dalam mengelola dokumen elektronik
kita membutuhkan server baik lokal ataupun nonlokal, kita bisa menggunakan protokol keamanan berlapis dalam melindungi data yang tersimpan didalam server kita, selain itu proses Backup data akan memberikan proteksi keamanan yang mampu dengan cepat memulihkan data yang hilang ataupun terhapus.
Sebenarnya masih banyak lagi Keunggulan Pengelolaan Dokumen Elektronik, yang belum sempat saya jelaskan dalam artikel ini, akan tetapi secara umum pengelolaan dokumen elektronik memberikan banyak manfaat bagi perusahaan yang menggunkaannya dan sudah pasti akan juga meningkatkan kinerja perusahaan itu secara signifikan baik dari proses bisnis maupun income perusahaan.
