Komponen Dalam Pengelolaan Arsip – Pengelolaan arsip merupakan suatu sistem yang mencakup berbagai subsistem yang saling berkaitan satu sama lain dan saling terorganisir untuk mencapai sebuah tujuan yang sama.
Sebagai sebuah penunjang proses organisasi bisnis arsip mempunyai banyak manfaat bagi organisasi salah satunya adalah sebagai referensi pengambilan keputusan dan juga alat bukti pada sebuah proses bisnis ataupun sebagai alat pertanggung jawaban sebuah kegiatan bisnis dan lain sebagainya, oleh karena itu pengelolaan arsip yang baik akan memberikan manfaat yang optimal bagi sebuah organisasi.
Komponen Dalam Pengelolaan Arsip
Adapun Komponen Dalam Pengelolaan Arsip adalah sebagai berikut :
1). Sumber Daya manusia
Sebagai unsur utama dalam sebuah pengelolaan arsip SDM ini memegang peranan penting dalam sebuan sistem pengelolaan kearsipan, untuk menjadi seorang pengelola kearsipan yang baik setidaknya dibutuhkan pengetahuan dasar mengenai pengelolaan arsip dan juga perundang – undangan mengenai kearsipan itu sendiri, selain itu seorang pengelola kearsipan juga dituntut untuk selalu mengikuti perkembangan teknologi karena pada dasarnya teknologi merupakan salah satu unsur yang sangat penting dalam pengelolaan kearsipan, contohnya pada saat ini ada pada pengelolaan arsip digital yang akan menggantikan pengelolaan arsip secara fisik, maka seorang pengelola kearsipan harus juga mempunyai kemampuan menguasai teknologi yang berhubungan dengan kearsipan dengan baik.
2). Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana merupakan sebuah peralatan penunjang kearsipan seperti gedung, ruangan, lemari arsip, map / folder dan lain sebagainya, dengan penggunaan sarana dan prasarana yang tepat maka diharapkan pengelolaan kearsipan akan berjalan dengan efektif dan efisien. Sarana dan prasarana ini pada umumnya akan disesuaikan dengan kebutuhan yang ada dan juga kapasitas pengelolaan kearsipan yang berbeda – beda, misalkan pada sebuah organisasi bisnis yang besar dan mempunyai banyak dokumen dan arsip yang dihasilkan setiap harinya maka sebuah gedung sentral sebagai pusat pengelolaan arsip akan sangat efektif jika digunakan disertai dengan penggunaan lemari arsip mekanik yang mampu menampung banyak dokumen akan memberikan dampak pengelolaan kearsipan yang sangat baik. lain hal dengan perusahaan yang memang sedikit menggunakan dokumen fisik sebagai alat bantu proses bisnis dan lebih banyak menggunakan dokumen digital atau elektronik sebagai alat dokumentasi, maka tidak perlu menggunakan gedung terpisah sebagai gedung sentral cukup menggunakan sebuah ruangan khusus pengelolaan arsip dan penggunaan lemari arsip yang tidak terlalu besar.
3). Biaya Operasional
Untuk melakukan aktifitas pengelolaan arsip dibutuhkan biaya operasional yang secara umum digunakan untuk kegiatan operasional sehari -hari seperti pembelian kertas, tinta printer, peralatan tulis dan lain sebagainya.
4). Sistem yang tepat
Sebuah pengelolaan arsip yang baik sudah pasti menggunakan sistem pengelolaan kearsipan yang mampu menangani semua proses pada pengelolaan kearsipan, proses utama seperti penyimpanan dan penemuan kembali sebuah arsip memerlukan sebuah konsep yang akan membantu pengelolaan berjalan dengan baik dan efisien, oleh karena itu sangat diperlukan sekali penggunaan sebuah sistem dalam pengelolaan kearsipan, dengan adanya sistem yang tepat maka kegiatan pengelolaan kearsipan akan berjalan sistematis dan terorganisir dengan baik.
Dari paparan diatas maka dapat disimpulkan bahwa untuk membangun sebuah sistem pengelolaan kearsipan yang baik diperlukan pemahaman yang baik mengenai komponen apa saja yang ada dalam pengelolaan arsip sehingga diharapkan sistem yang akan dibangun akan memberikan hasil yang maksimal.
