Komponen Dasar Pada Elektronik Filling

Komponen Dasar Pada Elektronik Filling

Dalam prosesnya pada sistem elektronik filling mempunyai beberapa komponen dasar yang menjadi parameter untuk penggunaan elektronik filling, antara lain :

Memindahkan dokumen.

Memindahkan data ke dalam sistem komputerisasi dokumen dengan metode scanning.

Scanning, Merupakan proses pemindaian atau men-Scan dokumen yang akan menghasilkan data gambar dalam bentuk softcopy yang dapat disimpan didalam komputer ataupun media penyimpanan elektronik lainnya.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian mesin scanner guna menunjang performa dan efisiensi mesin scanner yaitu :

1. Automatic Document Feeder (ADF) yang dapat meletakan banyak dokumen sekaligus pada tray dan secara otomatis dokumen tersebut masuk satu persatu kedalam scanner untuk melakukan proses scan, dengan hal ini maka proses scan akan berjalan lebih cepat dan efisien.
2. Compatible untuk berbagai ukuran dan jenis kertas ataupun media lainnya.
3. Kecepatan men-scan dokumen, umumnya antara 10- 200 halaman per menit saat ini ada dua mode, yaitu simplex dan duplex.
4. Conversion, Konversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem komputerisasi.
5. Importing, Proses pemindahan data secara elektronik, seperti dokumen office suite, grafik, audio clips, atau data video, ke dalam system  elektronik.

Menyimpan dokumen.

Setelah melalui proses pemindahan maka proses selanjutnya adalah proses penyimpanan, dimana dokumen yang telah dipindahkan akan disimpan secara baik dalam media elektronik seperti, komputer, server, database dan lain sebagainya. Sistem penyimpanan ini harus mampu mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, serta mampu bertahan dalam waktu lama.

Pada sisstem penyimpanan terkomputerisasi maka alat penyimpanan yang digunakan harus bisa memberikan kepastian akan penyimpanan jangka panjang untuk pengelolaan dan pengembangan sistem dimasa mendatang. Saat ini tersedia beberapa pilihan utama untuk media penyimpanan digital :

• Magnetic Media (Hard Drives). Peningkatan kecepatan waktu respons (waktu diperlukan untuk menyimpan dan membuka data) dan di sisi lain terjadi penurunan harga yang dramatis, membuat magnetic media seperti hard drive atau sistem (Redundant Array of Independent Disks) menjadi pilihan yang populer.
• Magneto-Optical Storage. Beberapa tahun yang lalu, magneto-optical (MO) diskette/disk drive merupakan metode yang paling populer untuk mem-backup data pada komputer pribadi. Ukurannya sedikit lebih besar daripada disk magnetic 3,5 inci konvensional dan terlihat mirip; media ini menggunakan teknologi magnetic dan optic sehingga mampu meningkatkan kemampuan penyimpanan data berkisar antara 100 MB sampai beberapa gigabytes (GB) (dibandingkan disket konvensional yang hanya dapat menyimpan 1,44 megabytes (MB) data.
• Compact Disc, merupakan cakram kecil yang terbuat dari plastik yang biasa digunakan untuk menyimpan informasi secara digital. Pada awalnya CD dikembangkan untuk sistem audio sebagai alternatif rekaman phonograph dan audiotape, tetapi sekarang digunakan sebagai penyimpanan data pada komputer. Informasi digital disimpan pada CD berupa rangkaian lubang berukuran mikroskopis pada permukaan aluminium sebuah disk.
• DVD, singkatan dari Digital Video Disc atau Digital Versatile Disc, merupakan generasi baru dari teknologi penyimpanan optical disk. DVD pada dasarnya adalah CD yang lebih cepat dengan daya simpan yang jauh lebih besar (antara 7-14 kali CD) dalam format data, video, maupun audio.
• WORM. Media penyimpanan terakhir adalah WORM yaitu singkatan dari Write Once, Read Many, WORM adalah teknologi disk optic yang memungkinkan Anda untuk menulis data ke dalam disk hanya satu kali. Setelah itu, data menjadi permanen dan dapat dibaca sebanyak mungkin.

Mengindeks dokumen.

Proses selanjutnya yang tidak kalah penting yaitu proses pengindeksan dokumen, terdapat tiga metode dalam melakukan pengindeksan dokumen elektronik.

• Index Fields, Menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci sebagai objek yang digunakan dalam dokumen kertas sebagai metode pengindeksannya.
• Full-text Indexing, dengan meng-install software Optical Character Recognition (OCR) menjadikan pengindeksan lebih mudah dan cepat dibandingkan menggunakan kata kunci.
• Folder/File Structure, Sistem ini menyediakan metode visual dalam pencarian dokumen. Dalam banyak kantor, file secara normal akan dapat ditemukan dengan mencari folder atau filing cabinet yang tepat.

Mengontrol hak akses.

Hak akses merupakan salah satu perlindungan yang dapat digunakan pada media penyimpanan elektronik, dimana dokumen yang tersimpan hanya bisa dikelola oleh user yang telah disetujui, jadi dalam hal ini tidak semua user bisa mengakses tertentu yang bersifat rahasia bagi bagian atau divisi yang lain.

Untuk itu terdapat 2 hal yang harus diperhatikan :

3. 1. Ketersediaan yang luas dan akses yang fleksibel, dengan menyediakan beberapa cara untuk mengakses suatu file.
   2. Keamanan yang komprehensif.

Implementasi arsip elektronik.

Beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum kita mengimplementasikan metode pengarsipan secara elektronik yaitu :

1. Evaluasi Kebutuhan
2. Membuat Pilot Project 
3. Instalasi
4. Training user
5. Isu-isu Hukum
6. Support dan Pemeliharaan

Retensi Arsip Elektronik.

Selama ini terdapat dua pendekatan dalam melakukan retensi arsip elektronik (Skupsky, 1999), yaitu:

1.) Retensi Dokumen Tradisional, dengan melaporkan kata-kata yang terproses di mana dokumen ditemukan pada masing- masing departemen maupun periode retensi dokumen yang dimaksud.

Namun pendekatan ini mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:

• Judul dokumen harus dicatat secara tepat untuk menemukan periode retensi dokumen;
• Dokumen serupa yang ditemukan pada departemen yang lain mungkin teridentifikasi dengan nama yang lain, walaupun isinya relatif sama;
• Benar atau salah, dokumen yang serupa mungkin mempunyai periode retensi yang berbeda;
• Jadwal retensi harus sesering mungkin dimodifikasi terutama ketika organisasi merestrukturisasi organisasinya;
• Program pengembangan dan pemeliharaan dokumen sangat menyita waktu karena banyak judul atau nama dokumen yang harus dikelola

2.) Retensi Dokumen berdasarkan Fungsi dan Hubungan, merupakan pendekatan yang dikembangkan sejak akhir dekade 80-an dengan menggunakan hubungan yang sistematis dan menghubungkan seluruh data elektronis berdasarkan fungsi organisasi atas informasi yang ada.

Keuntungan Sistem Kearsipan Elektronik

Beberapa keuntungan dari penggunaan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik adalah sebagai berikut:

1. Mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen yang tinggi karena sistem ini bersifat elektronik, maka kemampuan pengelolaan dan pelayanan dokumen dipastikan dapat lebih cepat daripada jika dilakukan secara manual.
2. Tingkat ketepatan yang tinggi. Dengan menggunakan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik, pengelolaan dokumen dapat diidentifikasikan secara tepat karena menggunakan sistem indeks, pencatatan tempat penyimpanan secara fisik dan mempunyai dokumen bayangan dalam bentuk CD-ROM.
3. Mendukung pengelolaan dokumen dalam berbagai jenis format. Selain dokumen arsip yang berbentuk tekstual (kertas dll), Sistem Manajemen Dokumen Elektronik dapat juga mengelola dokumen dalam bentuk audio, video maupun berbagai jenis gambar seperti photo, poster, peta dan lainsebagainya.
4. Tingkat keamanan yang tinggi. Terproteksi dengan adanya kata kunci [password] dan Mempunyai salinan data [backup] yang disimpan dalamlokasi atau media berbeda.

Pengembangan ke depan. Dapat di akses dengan intranet maupun internet, Dapat di integrasi dengan sistem manajemen dokumen elektronik lainnya, dan Database aplikasi dapat dikolaborasikan dengan bentuk database lainnya seperti Ms SqL, Oracle, MSDE dan lain sebagainya.

jadi dalam hal ini proses perkembangan penyimpanan arsip dalam bentuk elektonik akan terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi, dengan kata lain penyimpanan arsip dengan menggunakan media elektronik sejalan dengan perkembangan teknologi dimasa mendatang.

Terima Kasih…