Konsep Arsip dan Kearsipan

Konsep Arsip dan Kearsipan-Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Arsip didefinisikan sebagai simpanan surat-surat penting yang memiliki syarat :

Surat tersebut memiliki kepentingan bagi lembaga, organisasi, instansi, perorangan, serta subjek lainnya baik untuk saat ini dan masa depan.
Surat tersebut harus disimpan dengan menggunkaan sistem tertentu sehingga mudah dikelola dan digunakan kembali sewaktu-waktu jika diperlukan, karena surat ini memiliki informasi dan nilai kepentingan.

Konsep Arsip dan Kearsipan

Dari beberapa definisi mengenai arsip, salah satu yang cukup menggambarkan apa itu arsip adalah “Arsip merupakan kumpulan surat atau warkat yang timbul karena suatu pekerjaan atau kegiatan dan disimpan secara sistematis dengan tujuan agar bisa digunkana kembali pada saat informasi tersebut dibutuyhkan dikemudian hari dengan cepat dan utuh”.

Sedangkan kearsipan sendiri merupakan penempatan arsip-arsip dalam tempat penyimpanan yang sesuai dengan aturan yang telah di tentukan terlebih dahulu sehingga arswip dap[at dengan mudah di temukan kembali di kemudian hari. Jadi dapat disimpulkan bahwa kearsipan merupakan suatu divisi yang melakukan kegiatan pengelolaan arsip dengan menerapkan kebijakan dan sistem tertentu yang bisa dipertanggung jawabkan.

Jadi dalam hal ini arsip dan kearsipan adalah dua objek yang berbeda, arsip adalah subjek yang digunakan oleh kearsipan dalam melakukan kegiatannya. Arsip sendiri mempunyai nila guna yang sangat penting dan bisa bermanfaat dalam menunjang pengambilan keputusan karena nilai informasi, nilai history, nilai yuridis, nilai ilmiah, nilai financial, nilai administrasi, nilai organisasi, nilai politik yang bisa dimanfaatkan untuk berbagi kepentingan organisasi.

Sedangkan peranan arsip dalam organisasi adalah sebagai alat bukti, sumber bahan pengambilan keputusan, alat ukur kegiatan organisasi dan historical organisasi. Oleh karena itu dalam sebuah organisasi peranan arsip sangat mempengaruhi kinerja organisasi itu sendiri apabila pengelolaan kearsipan dalam sebuah organisasi itu baik maka hasil yang akan didapatkan oleh organisasi itu kemungkinan juga kaan baik begitu juga sebaliknya.

Dalam pengelolaan arsip yang baik ada beberpa hal yang harus diperhatikan seperti penggunaan sistem penyimpanan yang tepat, kelengkapan fasilitas kearsipan, Petugas kearsipan, lingkungan kearsipan.Hal tersebut diatas harus dilakukan sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan sesuai dengan apa yang telah di tetapkan oleh pemerintah mengenai arsip yaitu pada pasal 1 UU no.43 tahun 2009 yang menjelaskan bahwa arsip adalah rekanan kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan benegara.