Perlindungan Arsip
Langkah – Langkah Perlindungan Arsip-Untuk melindungi arsip dari usaha dan berbagai kemungkinan ancaman yang terjadi (Kerusakan, bencana alam, kehilangan, dan lain-lain) maka diperlukan usaha dalam proses perlindungan tersebut. secara umum perlidungan arsip mempunyai fungsi secara berikut :
- Agar arsip tidak hilang.
- Tidak digunakan untuk penyalahgunaan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
- Tidak digunakan untuk kepentingan pribadi diluar organisasi.
- Agar arsip tidak mudah rusak.
- Melindungi dari serangan bencana seperti kebakaran atau kebanjiran.
Pengawetan Arsip
Berbagai cara dalam usaha pengawetan arsip diantaranya sebagai berikut :
- Restorasi dan penjilidan arsip, sebuah proses restorasi untuk arsip – arsip tertentu yang memang diperlukan.
- Reproduksi dan fotografi, proses untuk memproduksi kembali arsip yang sudah rusak atau lama dengan menggunakan arsip yang asli sebagai acuan.
- Laminasi arsip.
Berbagai cara perlu dilakukan untuk menjaga keberlangsungan arsip agar arsip tersebut mampu bertahan secara fisik sehingga informasi yang terkandung didalamnya tidak hilang ataupun rusak. Berhubung sebagian arsip memang terbuat dari bahan yang amat rentan terhadap korosi waktu ataupun gangguan lainnya maka perlindungan untuk arsip ini dilakukan secara terorganisir dan berkala, dalam hal ini proses perawatan arsip menjadi salah satu aspek yang sangat berperan penting dalam menjaga keberlangsungan masa pakai arsip.
Aspek Perlindungan arsip
Beberapa aspek yang harus diperhatikan dalam melindungi sebuah arsip adalah sebagai berikut :
- Penempatan, sebuah aspek penempatan arsip yang baik akan mampu melindungi arsip dari berbagai gangguan, dalam hal penempatan ini terkait didalamnya suhu Udara, ruang tersendiri yang tidak tegabung dengan lingkungan kerja yang padat, dan masih banyak lainnya.
- Hak Akses, akses merupakan sesuatu hal seperti kunci pengaman, dimana akses bisa memberikan hak seseorang untuk menggunakan informasi dalam sebuah arsip atau tidak. Jadi dalam hal ini pemberian hak akses yang tepat juga merupakan salah satu aspek dalam perlindungan arsip yang sangat penting.
- Konfigurasi kode, konfiguarsi kode merupakan sebuah kode-kode yang tertulis didalam sebuah arsip yang menunjukan informasi didalamnya, dan dalam hal ini informasi kode hanya bisa diketahui oleh pihak-pihak yang terkait saja, sehingga jika ada beberapa pihak yang akan melakukan penyalahgunaan arsip akan kesulitan mengidentifikasi arsip tersebut.
- Daya tahan, sebuah arsip yang baik harus mempunyai daya tahan yang sangat tinggi dari beberapa aspek seperti kualitas bahan ataupun daya tahan terhadap waktu dan serangan panas atau serangga misalnya.
Demikian beberapa hal mengenai Langkah – Langkah Perlindungan Arsip yang bisa diterapkan pada manajemen kearsipan anda.
