Macam – Macam Sistem Kearsipan – System kearsipan merupakan sebuah system atau rangkaian kerja yang teratur dan bisa dijadikan pedoman dalam melakukan kegiatan penyimpanan arsip yang baik dan benar sehingga pada pengelolaannya akan berjalan lancar dan mudah. sedangkan untuk kearsipan sendiri dapat didefinisikan sebagi kegiatan yang meliputi penciptaan, penyimpanan, penemuan kembali dan penyusutan arsip sebagai sebuah bagian dari kegiatan sebuah organisasi.
Macam – Macam Sistem Kearsipan
Berikut ini beberapa rangkuman Macam – Macam Sistem Kearsipan, menurut beberapa ahli :
Menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991 : 22), yang menafsirkan bahwa ada dua bagian pokok system kearsipan yaitu :
1). Arangement System atau system pengatur tertiban yang terdiri dari dua system :
- Sistem klasifikasi menurut angka.
- Sistem klasifikasi menurut abjad.
2). Safe Keeping System atau Sistem Perawatan Simpanan
Kutipan dari G.R.Terry mengenai macam-macam system penyimpanan arsip adalah sebagai berikut :
- Berdasarkan susunan Abjad yang mencakup : Subjek (Pokok Soal) dan suara (Phonetic).
- Berdasarkan susunan Nomor yang mencakup : Serial dan kode.
- Berdasarkan susunan wilayah atau Geographical Arrangement.
- Berdasarkan susunan tanggal atau Choronlogical Arrangement
Sedangkan menurut Geoffery Mils dan Oliver Standingford mengemukakan system penyimpanan warkat dapat digolongkan menjadi 5 macam system Utama antara lain:
- Alphabethical
- Subjek
- Geographical
- Numerical
- Choronological
jadi dari berbagai macam pendapat para ahli diatas pada dasarnya terdapat lima system kearsipan yang sering digunakan antara lain :
- Sistem abjad.
- Sistem subjek.
- Sistem Geografis.
- system Nomor.
- Sistem Tanggal.
Dimana semua system yang ada ini bisa digunakan sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik perusahaan anda sendiri, maka sebelum memutuskan untuk menggunakan system mana yang cocok yang akan digunakan di perusahaan anda, maka terlebih dahulu kita harus dapat mengidentifikasi kebutuhan dan karakter penggunaan dokumen diperusahaan anda, dari beberapa system yang ada diatas maka penggunaan system yang sesuai akan membuat kinerja perusahaan anda semakin baik terutama pada proses pengelolaan informasi perusahaan.
Semua system diatas mempunyai beberpa kelebihan dan kekurangannya masing – masing, oleh karena itu kita perlu memahami proses pengelolaan kearsipan yang ada sekarang di perusahaan anda sendiri, maka dengan memahami alur proses sebuah arsip dari mulai penciptaan sampai pengelolaannya kita akan dapat dengan tepat memutuskan system pengelolaan kearsipan mana yang akan kita gunakan.
Terima Kasih…….
