Manajemen Pengelolaan Arsip Modern-Di bidang kearsipan kemajuan teknologi telah memberi dampak yang sangat positif. Karena dengan penggunaan teknologi yang tepat mampu memberikan efisiensi dalam berbagai sektor yang ada dalam manajemen pengelolaan arsip. Walaupun pada pelaksanaannya pengelolaan arsip menggunakan perangkat teknologi memang membutuhkan investasi yang cukup besar dibandingkan dengan pengelolaan arsip menggunakan metode tradisional. Salah satu faktor yang sangat menonjol dalam pengelolaan arsip adalah sumber data atau informasi yang berupa arsip, dimana arsip ini merekam informasi dalam berbagai bentuk, jadi dapat diasumsikan bahwa arsip merupakan bukti rekaman dari sebuah proses ataupun kegiatan dari berbagai proses kerja yang ada.
Penggunaan arsip dalam sebuah ruang lingkup perkantoran ataupun organisasi merupakan sebuah kewajiban yang harus di penuhi. Dengan pengolahan data yang baik maka sebuah organisasi mampu mengoptimalkan proses kerja yang ada didalam organisasi itu sendiri yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi itu sendiri, dengan perkembangan teknologi maka pola perkembangan dan pengelolaan arsip itu sendiri akan menjadi lebih baik dari berbagai sisi terutama faktor efektivitas dan efisiensi. Dengan kecepatan informasi yang ada maka pelayanan dan proses kerja akan semakin terbantu.
Manajemen Pengelolaan Arsip Modern
Salah satu poin positif yang ada dalam Manajemen Pengelolaan Arsip Modern adalah memungkinkannya pemanfaatan sarana kearsipan dengan menggunakan mesin yang serba otomatis serta proses pengiriman dan pencarian informasi dalam sebuah arsip dapat dilakukan dengan lebih cepat misalkan dengan menggunakan layanan email, aplikasi chat dan lain sebagainya. Bagi perusahaan yang mengelola arsip dalam volume yang cukup besar Manajemen Pengelolaan Arsip Modern sangat disarankan, karena dengan adanya manfaat “Efektif & Efisien” dalam pengggunaan teknolgi pada manajemen kearsipan akan mampu memberikan solusi pada pengambilan keputusan yang mendesak dengan banyaknya volume arsip yang harus di olah dan di analisis dan di gunakan sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Oleh karena itu pada saat ini kedudukan arsip sudah sangat tinggi dalam sebuah organisasi, karena arsip itu sendiri mampu menjadi sebuah informasi yang valid dalam membantu pengambilan keputusan dalam sebuah proses kerja, ada tida hal yang sangat menonjol dalam melihat peranan arsip pada saat ini yaitu :
- Sebagai sumber informasi dalam sebuah perusahaan.
- Sebagai alat bukti yang valid dan autentik.
- Sebagai bahan referensi dalam pengambilan keputusan organisasi.
Pada saat ini peranan arsip sudah sangat luas dan memberikan pengaruh yang sangat positif bagi sebuah organisasi seperti kelancaran proses administrasi, proses kerja, logistik, dan bahkan melingkupi semua proses kerja yang ada dalam sebuah organisasi. Untuk itulah manajemen kearsipan diciptakan yang pada dasarnya melingkupi pengelolaan arsip dalam sebuah organisasi yang pada dasarnya terdiri dari berbagai macam divisi yang berbeda-beda, dimana divisi-divisi ini saling berkaitan satu sama lainnya.
Dalam Manajemen Pengelolaan Arsip Modern ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan, hal ini terkait dengan fasilitas teknologi yang digunakan yang akan mempengaruhi optimalisasi manajemen pengelolaan arsip itu sendiri. Dengan adanya beberapa alat penunjang seperti mesin scan, Database, DMS, ECM dan lain sebagainya maka diperlukan sebuah fasilitas teknologi dengan kapasitas yang mencukupi dalam pengelolaan arsip modern. Belum lagi teknologi yang terus berkembang memaksa semua penggunanya untuk terus mengupdate perkembangan teknologi dan mengikuti perkembangan tersebut agar dimasa mendatang tidak tertinggal dengan teknologi itu sendiri.
