Manajemen Penyimpanan Arsip Standar

Manajemen Penyimpanan Arsip Standar merupakan standar yang sangat penting dalam proses pengelolaan arsip, dengan menggunakan sebuah sistem yang baik maka semua proses dalam penyimpanan arsip akan menjadi lebih mudah.

Ada beberapa Manajemen Penyimpanan Arsip Standar yang dapat membantu sistem pengarsipan anda menjadi lebih praktis dan effisien, antara lain :

1. Sistem Abjad / Alphabetical Filling System

Sistem penyimpanan arsip ini merupakan Manajemen Penyimpanan Arsip Standar menggunakan metode penataaan dokumen yang menggunakan abjad sebagai parameternya. Jadi metode penyusunan dokumen atau arsip berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai Z sebagai pedoman peraturan indeks.

Keuntungan

Proses penempatan dokumen menjadi lebih teratur dan tersusun sesuai urutannya.
Proses penataan berkas sangat sederhana dan mudah dipahami.
Resiko kesalahan penempatan berkas menjadi lebih sedikit dengan mengacu kepada urutan abjad dan jika ada kesalahan mudah teridentifikasi dengan melihat keseluruhan susunan arsip.
Proses kerja yang sangat effisien mengingat pencarian dan peletakan berkas sangat mudah.

Kerugian

Ada resiko kemungkinan kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten, dalam hal ini resiko lebih disebabkan oleh human error.
Pemberian label pada folder cukup memakan banyak waktu dan tenaga.
Tergantung kepada space yang tersisa, jika space sudah habis maka proses penambahan dokumen baru akan terpisah dari induk dokumen yang lama.

Langkah – Langkah penyimpanan arsip menggunakan sistem abjad

Penampungan
penelitian
Indexing
Pengkodean
Penyortiran
Penyimpanan

Prosedur pencarian kembali arsip yang disimpan

Periksa identitas arsip yang dicari.
Isi Form peminjaman (jika ada).
Cari arsip di filling Cabinet sesuai dengan kode yang dicari atau abjad yang dicari.
Beri out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil.

2. Sistem Nomor / Numerical Filling System

Pada system ini proses pengkodean pada arsip berupa nomor sebagai pengganti dari informasi yang terkandung dalam suatu berkas, yang disebut juga Indirect Filling System, karena penentuan nomor kode yang akan digunakan memerlukan pengelompokan jenis informasi yang ada didalam arsip itu sendiri.

Persiapan Penataan arsip berdasarkan nomor :

a. Penyusunan pola klasifikasi arsip.

b. Pengelompokan jenis informasi yang terkandung didalam arsip.

c. Pembuatan kode berdasarkan klasifikasi.

d. Penempatan arsip yang sudah diberi kode berdasarkan urutan kode.

Kelebihan penggunaan sistem filling arsip berdasarkan nomor

Penyimpanan akan lebih teratur , teliti dan cermat.
Proses penyimpanan lebih cepat dalam hal waktu.
Proses yang sederhana dan mudah dilaksanakan.
Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.
Nomor kode dapat diperluas tanpa batas.

Kekurangan penggunaan sistem filling arsip berdasarkan nomor

Proses pengindexan yang memerlukan banyak waktu.
Adanya kesulitan jika menemukan banyak sekali map untuk surat-syarat yang beraneka ragam.
Space yang dibutuhkan sangat banyak terkait dengan berapa banyak dokumen yang akan disimpan dan juga perkembangan dokumen dimasa mendatang.

Terdapat dua macam filling system nomor yaitu filling system nomor Dewey dan filling system nomor terminal digit.

Filling sistem nomor Dewey

sistem ini disebut juga sistem desimal, dalam hal ini yang harus dilakukan ada beberapa langkah yaitu :

1. Perancangan daftar klasifikasi nomor

Proses perancangan pengelompokan dokumen yang memuat segala kegiatan yang terdapat dalam organisasi dan pemberian kode yang berupa nomor dengan algoritma tertentu.

2. Penyiapan perlengkapan untuk menyusun arsip.

3. Proses penyimpanan berdasarkan nomor kode yang telah dibuat.

Filling sistem nomor terminal

Sistem ini merupakan system kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip.sama halnya dengan system Dewey proses yang harus dilakukan juga hampir sama.Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam system ini adalah :

Persiapan perlengkapan
Proses penyimpanan

3. Sistem Tanggal / Chronological Filling System

Sistem ini menggunakan waktu sebagai parameter penataan berkas / arsip, dimana proses pengurutan penyimpanan berkas mengacu pada urutan tanggal, bulan dan tahun sebagai pedoman.

Kemudian proses penyusunan berdasarkan waktu dengan frekuensi yang sudah ditentukan, misalnya harian, mingguan atau mungkin pertahun.

Kelebihan penggunaan sistem filling arsip berdasarkan tanggal

Sesuai dengan proses pengelolaan yang kegiatannnya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.
Secara umum sangat sederhana dan mudah diaplikasikan karena tanpa klasifikasi.

Kekurangan penggunaan sistem filling arsip berdasarkan tanggal

Jika pencari atau peminjam hanya mengetahui isi dari arsip tersebut tanpa mengetahui tanggal berdasarkan informasi yang terkandung maka proses pencarian dokumen akan sangat sulit.
Tidak semua proses bisnis dalam suatu organisasi cocok dengan metode ini.
Proses pengaturan letak arsip dalam folder membutuhkan tambahan kode abjad agar mudah mengatur letak

Jenis – jenis perlengkapan dalam sistem tanggal

Pada penerapan system tanggal ini setidaknya membutuhkan beberpaa elemen seperti dibawah ini :

a) Filling Cabinet

Penggunaan Filling Cabinet ini bisa disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang telah dibuat sebelumnya. dalam beberapa penggunaan pada umumnya satu laci Filling Cabinet dapat menyimpan arsip untuk jangka waktu yang cukup lama.

b) Guide

Penggunaan Guide pada umumnya disesuaikan dengan lamanya penyimpanan dalam suatu tempat. Contohnya jika pada suatu lemari memuat penyimpanan arsip selama satu tahun maka satu lemari tersebut memerlukan guide sebanyak 12 (12 bulan / Tahun), tetapi jika lemari hanya menyimpan untuk jangka waktu 2-3 bulan maka diperlukan Guide sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.

c) Hanging Folder

sama seperti penggunaan Guide , penggunaan hanging folder ini juga mengacu kepada satuan waktu, hanya saja bedanya jika pada Guide menggunakan bulan pada parameternya maka hanging folder menggunakan hari sebagai parameternya, dalam arti jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari yang ada dalam satu tahun.

d) Kartu Indeks

Kartu indeks diperlukan sesuai dengan jumlah dari jenis arsip yang disimpan, dan pada umumnya proses yang menggunakan penyimpanan system tanggal kartu indeks ini merupakan elemen yang sangat penting.

4. Sistem Wilayah / Geographical Filling system

Merupakan suatu sisrtem penyimpanan berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi sumber dari dokumen tersebut atau alamat dari suatu surat. Pada proses penyimpanan dan pencarian pada system ini menggunakan kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi atau wilayah dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.

Pada prosesnya system ini memerlukan juga bantuan dari system lainnya seperti system abjad ataupun tanggal, sama halnya dengan subjek atau nomor susunan guidenya diatur berdasarkan tingkatan tempat, Contohnya :

Indonesia (Negara)
Jawa Barat (Propinsi)
Tangerang (Kabupaten)
Muara enim (Ibu kota kabupaten)

Kelebihan penggunaan sistem filling arsip berdasarkan wilayah

Bila sudah mengetahui letqak wilayah maka proses pencarian akan sangat mudah.
Mudah mendeteksi kesalaan pada proses penyimpanan kembali arsip yang telah digunakan.

Kekurangan penggunaan sistem filling arsip berdasarkan wilayah

Ada kemungkinan terjadinya kesalahan pada proses penyimpanan jika petugas tidak memiliki pengetahuan yang luas tentang geografi.
Perlu adanya guide tentang batas- batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang.

5. Sistem Subjek / Subjektical Filling System

Merupakan suatu system penyimpanan arsip yang berdasarkan pada masalah dimana surat- surat tersebut dikelompokan kedalam daftar suatu indeks untuk menentukan masalah-masalah yang terjadi pada umumnya. Terdapat dua macam system subjek yaitu system subjek murni (Dengan Abjad sebagai parameternya) dan system subjek bernotasi (Berdasarkan notasi atau kode tertentu).

Langkah – langkah dalam pengklasifikasian masalah

Mengidentifikasi masalah pokok yang sesuai dengan fungsi dan tugas organisasi.
Memecah masalah pokok menjadi sub pokok masalah Utama.
Berikan kode pada pokok masalah Utama sampai ke hierarki terbawah pada struktur identifikasi masalah.

Kelebihan penggunaan sistem filling arsip berdasarkan subjek

Proses pengembangan yang tak terbatas pada judul dan susunannya.
proses pencarian yang cukup mudah jika sudah mengetahui pokok informasi yang dicari.

Kekurangan penggunaan sistem filling arsip berdasarkan subjek

Kurang cocok untuk dokumen yang memiliki berbagai macam jenis klasifikasi informasi.
Kesulitan dalam mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.

Semoga bermanfaat…