Manfaat Alih Media Digital-Proses alih media merupakan salah satu langkah dalam melestarikan dokumen – dokumen melalui nilai informasi yang tersimpan. Alih media bisa dilakukan untuk berbagai macam bahan pustaka, bisa yang bernilai sejarah seperti naskah kuno, buku langka ataupun buku yang memiliki kondisi fisik rapuh akibat termakan usia dan sudah tentu bahan pustaka yang mempunyai nilai informasi berguna seperti dokumen perusahaan, dokumen keuangan dan masih banyak lagi.
Jadi perlu diingat bahwa proses alih media hanya digunakan untuk melestarikan nilai karya cipta yang memiliki informasi agar hasil karya itu bisa digunakan dan diberdayakan selama mungkin selama itu bermanfaat, namun pihak pengguna alih media ini juga harus menjaga dan melindungi hak cipta seseorang dengan menerapkan kebijakan yang berpihak kepada kepentingan masyarakat serta tetap memperhatikan dan menghormati hak-hak intelektual individu dan masyarakat.
Manfaat Alih Media Digital
Pada dasarnya alih media merupakan salah satu kegiatan melestarikan sebuah informasi dalam sebuah dokumen fisik dan merubahnya kedalam bentuk digital, alih media merupakan proses digitalisasi dari beruk fisik seperti medai cetak, buku, majalah, koran, gambar, foto, kode dll kedalam bentuk digital yang dapat disimpan, direkam, dan diakses melalui komputer atau media digital lainnya.
Alasan mengapa menggunakan alih media antara lain adalah sebagai berikut :
- Mengatasi kendala kurangnya ruang penyimpanan
Dalam sebuah organisasi sudah pasti memiliki dokumen atau arsip yang akan terus bertambah setiap harinya, dokumen-dokumen ini dilahirkan dari berbagai macam kegiatan atau proses bisnis yang dilakukan organisasi tersebut, akibatnya seiring waktu berjalan ruang penyimpanan yang tersedia akan kesulitan dalam menampung semua dokumen yang ada, atau bahkan mengakibatkan banyaknya dokumen-dokumen yang tercecar diberbagai tempat hal ini diakibatkan ruang penyimpanan sudah tidak lagi mampu menampung semua dokumen yang ada. Untuk mengatasi hal ini maka proses alih media menjadi salah satu solusi yang sangat efektif, dengan menggunakan pengelolaan dokumen secara digital maka permasalahan ruang fisik akan bisa diatasi, hal ini terjadi karena media penyimpanan untuk dokumen elektronik merupakan ruang virtual yang bisa disimpan didalam perangkat digital seperti database, cloud, hardisk, flashdisk dll.
- Mencegah kerusakan fisik dokumen
Pada umumnyabahan dasar dokumen fisik berupak kertas seperti, kwitasi, bon, surat jalan dan lain-lain, tentunya dokumen tersebut tidak akan bertahan lama seiring dengan berjalannya waktu dimana ada banyak hal yang menyebabkan kerusakan dari segi fisiknya, baik itu faktor internal maupun faktor eksternal. Dengan melaksanakan kegiatan alih media maka hal tersebut bisa diminimalisir karena bentuk dokumen yang tersimpan dalam bentuk digital tidak akan berubah bentuiknya, warna, kualitas, pencahayaan dll selama dokumen tersebut tersimpan.
- Pelestarian dokumen penting.
Salah satu fungsi dari digitalisasi adalah untuk melestarikan dokumen-dokumen penting. Dokumen sepert Akta, ktp, surat tanah, ijasah dan lain-lain yang mengandung informasi penting sudah barang tentu harus dilestarikan dari segi fisiknya maupun segi informasinya. Untuk melestarikan dokumen-dokumen yang mempunyai informasi pentingtersebutlah maka proses alih mdai mmapu melestarikan informasi yang tersimpan didalamny awalaupun pada pembuktian validitasnya diperlukan juga kehadiran dokumen fisiknya.
- Perkembangan teknologi informasi
Diera revolusi industri 4.0 ini teknologi sudah berkembang sedemikian rupa terutama perangkat komputer dan lainny ayang terkait dengan teknolgi membawa dampak yang sangat positif dalam kegiatan pengelolaan dokumen, oleh karena kehadiran teknologi informasi harus diterima dan dimanfaatkan, karena :
- Untuk meningkatkan mutu dan jumlah layanan.
- Untuk meningkatkan manfaat penggunaan koleksi bersama.
- Untuk meningkatkan keefektifan Sumber Daya manusia (SDM).
- Peningkatan efesiensi waktu.
- Meningkatkan keragaman informasi yang dikelola.
- Adanya kebutuhan akan ketepatan dan kecepatan layanan informasi.
Kesimpulan
Manfaat Alih Media Digital sesungguhnya tidak terbatas seperti pada apa yang dipaparkan diatas, akan tetapi manfaat nya secara luas akan dirasakan baik pada saat ini maupun pada saat dimasa mendatang, oleh karena itu mau tidak mau semua organisasi harus segera memulai proses digitalisasi untuk semua dokumen yang dikelolanya, hal ini akan sangat bermanfaat bagi organisasi itu sendiri baik untuk saat ini ataupun dimasa mendatang. Hal ini juga sudah sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada, dimana diera revolusi industri 4.0 ini semua aspek sudah menggunakan teknologi sebagai pondasi dasar dalam mengembangkan organisasi itu sendiri.
Terima Kasih
