Manfaat dan Komponen Arsip Elektronik-Arsip elektronik merupakan sebuah sistem dalam mengumpulkan informasi dalam bentuk dokumen yang direkam dan disimpan dengan bantuan teknologi dalam bentuk data, Arsip elektronik ini merupakan respresentasi dari data fisik yang dikonversi kedalam bentuk digital ataupun memang arsip yang dari awalnya diciptakan dalam bentuk elektronik.
Perkembangan teknologi yang kian pesat saat ini menuntut semua aspek untuk ikut berkembang bersama kemajuan teknologi itu sendiri, dalam hal ini arsip merupakan sebuah informasi yang terekam dalam sebuah media ikut berevolusi menjadi arsip elektronik. metode pembacaaan atau penggunaan arsip elektronik ini sudah pasti membutuhkan media elektronik lain sebagai alat pemrosesan nya dalam hal ini adalah komputer dan sejenisnya.
Manfaat Arsip Elektronik
Beberapa manfaat yang didapatkan dalam penggunaan arsip elektronik antara lain sebagai berikut :
- penggunaan kembali arsip akan lebih cepat dan tepat, hal ini dapat dilakukan setelah proses penyimpanan dilakukan dengan baik dan benar, dimana arsip elektronik disusun berdasarkan katagori yang sesuai sehingga dalam pencariannya hanya akan berdasarkan katagori yang telah dibuat tadi.
- proses pengindeksan yang relatif lebih mudah dan fleksibel.
- Proses pencarian berdasarkan elemen kata kunci yang sangat mudah, dalam hal ini kita bisa mencari dokumen berdasarkan kata kunci atau filename yang telah kita buat sebelumnya.
- perlindungan dokumen yang sangat baik, kita bisa melindungi dokumen – dokumen penting dalam arsip elektronik dengan memberikan kata sandi perlindungan ataupun hak akses dalam membuka arsip elektronik tersebut, sehingga hanya orang – orang tertentu saja yang bisa mengakses arsip elektronik tersebut sesuai dengan kewenangannya.
- Penghematan ruang penyimpanan, dibanding dengan penyimpanan secara fisik maka proses penyimpanan arsip elektronik ini tidak membutuhkan ruangan fisik sebagai tempat penyimpanannya, untuk menyimpan arsip elektronik ini kita bisa menyimpannya dalam sebuah database, ataupun server baik lokal ataupun cloud.
- Proses back up data yang memungkinkan kita mempunyai salinan data arsip elektronik dengan cepat dan mudah, dengan adanya back up data tersebut maka kita tidak akan khawatir jika kita kehilangan data arsip tersebut karena kita bisa merecovery data tersebut dengan mudah dan cepat.
Komponen Arsip Elektronik
Manfaat dan Komponen Arsip Elektronik-Sedangkan untuk komponen – komponen arsip elektronik menurut Sugiarto ada tiga jenis komponen arsip elektronik antara lain :
- Virtual Cabinet, seperti layaknya pada sistem kearsipan konvensioanal atau fisik dalam arsip elektronik juga memiliki kabinet virtual hanya saja perbedaannya dalam hal kemampuan menyimpan datanya saja jika pada sistem penyimpanan arsip fisik daya tampung penyimpanan berdasarkan ruang yang tersedia didalam kabinet fisik sedangkan dalam kabinet virtual daya tampung maksimal berdasarkan kuota maksimal penyimpanan yang ada didalam kabinet virtual tersebut misalkan hardisk ataupun database dalam penyimpanan arsip elektronik, adapun atribut dalam vitual cabinet antara lain sebagai berikut : Kode kabinet, Nama kabinet, Fungsi kabinet, lokasi kabinet.
- Virtual Folder, Folder atau map merupakan gambaran identitas dokumen atau arsip yang ada didalamnya, pada folder virtual ini kemampuan menyimpan dokumennya tidak terbatas, adapun atribut folder virtual ini antara lain : Kode Folder, nama Folder, Lokasi Folder, keterangan folder dan lain sebagainya.
- Lembaran arsip, bentuk yang digunakan sudah pasti dalam bentuk elektronik atau digital, berbagai macam model file yang bisa digunakan di elektronik dokumen ini sudah bisa menampung semua model data yang ada didalam pengelolaan fisik seperti data dalam bentuk gambar , tulisan, kode dan lain sebagainya, sehingga lembaran arsip yang dihasilkan dalam arsip elektronik merupakan
respresentasi dari type data yang ada didalam leembaran arsip itu sendiri misalkan word, jpg, pdf dan lain sebagainya.Adapun atribut yang digunakan antara lain : Kode arsip, nama arsip, klasifikasi, tanggal arsip (dibuat dan diterima atau di edit), pengirim dan penerima arsip serta lokasi arsip tersebut berada.
Nah tentunya kita sebagai pengelola kearsipan yang ingin merubah sistem pengelolaan kearsipan dari pengelolaan fisik ke pengelolaan elektronik harus juga meyiapkan infrastruktur dan sumber daya manusia yang mampu mengelola dan memiliki pengetahuan yang mencukupi tentang bagaimana cara mengelola arsip elektronik ini, karena seiring perkembangan teknologi mau tidak mau kita harus menyesuaikan diri dengan teknologi yang ada. Dengan begitu kita akan selalu siap dalam menyongsong perubahan teknologi yang akan semakin maju kedepannya, terima kasih……
