Pada dasarnya pengelolaan arsip mempunyai 2 macam manfaat yaitu manfaat primer dan sekunder dimana keduanya ini mempunyai nilai guna dan peranan yang sangat penting dalam sebuah organisasi, betapa tidak dengan pengelolaan arsip yang baik maka perusahaan akan mendapatkan manfaat yang sangat besar, baik untuk mencapai tujuan organisasi ataupun penunjang proses kerja yang ada dalam organisasi.
Oleh karena itu untuk memahami seberapa pentingnya pengelolaan kearsipan bagi berjalannya roda kearsipan kita akan melihat Manfaat Pada Pengelolaan Arsip yang terdiri dari :
Manfaat Primer
Manfaat primer pada arsip merupakan sebuah arsip yang memiliki nilai yang berdasarkan pada kegunaan untuk pembuatan arsip tersebut dimana nilai yang dimaksud ini meliputi :
- Manfaat Administrasi, Manfaat administrasi ini bermakna bahwa arsip harus bisa dijadikan sebagai prosedur persyaratan atau kebijakan ketika mengadakan sebuah proses bisnis, dimana hal ini hanya berlaku untuk pembuat arsipnya saja.
- Manfaat Keuangan, dimana hal ini berkaitan dengan nilai guna keuangan pada arsip yang mengandung proses transaksi dan pertanggung jawaban keuangan, dengan begitu arsip yang mengandung nilai guna atau manfaat keuangan bisa dijadikan referensi pada proses transaksi yang sedang berlangsung.
- Manfaat Hukum, Biasanya arsip ini merupakan informasi yang mengandung nilai guna hukum seperti akta pendirian dan lain sebaginya, jadi dalam hal ini arsip yang mempunyai manfaat hukum mampu memberikan informasi yang dapat digunakan sebagai bahan pembuktian dalam bidang hukum, bearti dengan kata lain asip ini mempunyai kekuatan hukum yang mengikat selama masa berlaku perjanjian pada arsip ini masih berlaku.
- Manfaat teknologi dan data ilmiah, pada arsip yang memiliki manfaat ini biasanya berisikan sebuah hasil dari penelitian yang sudah dilakukan dimana arsip jenis ini akan memberikan manfaat bagi perkembangan teknologi dan juga data ilimiah pada pemanfaatan arsip ini dimasa mendatang.
Manfaat Sekunder
Manfaat sekunder merupakan suatu arsip yang mempunyai nilai namun berdasarkan pada kegunaannya untuk kepentingan perusahaan mauapun umum dan tentunya juga berguna sebagai bahan bukti atau pertanggung jawaban sebuah proses kerja, yang meliputi :
- Manfaat pembuktian, arsip jenis ini digunakan untuk memberikan pembuktian mauapun keterangan, misalkan ketika menjelaskan bukti pendirian perusahaan, atau bahkan menjelaskan hasil dari setiap kegiatan atau proses kerja yang sudah dilakukan dan dapat dijadikan bukti yang valid.
- Manfaat informasi, pada dasarnya hal ini mengenai bagaimana arsip ini mampu memberikan informasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan tentunya informasi ini mempunyai informasi yang sudah divalidasi dengan benar.
Jadi pada dasarnya Manfaat Pada Pengelolaan Arsip mencakup banyak sekali fungsi dan manfaatnya bagi sebuah organisasi, jika dikelola dengan baik dan benar maka pengelolaan arsip akan memberikan manfaat yang sangat besar bagi perusahaan, apalagi disaat ini dengan akses informasi yang bisa didapat dimana saja maka arsip mau tak mau akan menjadi sebuah kebutuhan penting bagi sebuah organisasi.
