Manfaat Penggunaan E-Filing System-Saat ini penggunaan arsip elektronik sudah merupakan hal yang sangat umum, dimana hampir semua perusahaan di dunia sudah mulai menggunakan pengelolaan dokumen berbasiskan elektronik. Dari perkembangan tersebut Electronic Filing System (EFS) merupakan sebuah sistem yang sangat menonjol didalam perkembangan teknologi pengelolaan dokumen, dimana EFS sendiri merupakan sistem yang digunakan untuk mengelola dokumen elektronik atau dokumen digital dalam sebuah sistem yang saling terintegrasi pada sebuah perangkat lunak komputer.
Dokumen atau arsip yang dihasilkan oleh sebuah organisasi yang besar biasanya berjumlah sangat banyak dan dalam berbagai bentuk sesuai dengan deskripsi yang digambarkan oleh International Standards Organitation (ISO) :
Arsip adalah informasi yang tersimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis, dan penyimpanannya sebagai bukti aktivitas.
Manfaat Penggunaan E-Filing System
Manfaat yang paling jelas terlihat pada penggunaan EFS adalah sebagai berikut :
- kecepatan dalam menemukan dokumen yang dicari sangat tinggi.
- Indeks yang sangat fleksibel dan mudah di modifikasi.
- Searching model full-Text.
- Penghematan ruang penyimpanan.
- Kemudahan dalam berbagi dokumen dengan client lainnya.
- Tingkat keamanan yang tinggi.
- Fitur back-up dan Recovery yang sangat mudah dan cepat.
- Dan berbagai kemudahan lainnya.
Sebagai sebuah produk teknologi tentunya penggunaan EFS ini menuntut Sumber Daya Pengelola yang mampu menguasai keterampilan dalam menggunakan perangkat teknologi dan system yang ada, karena pada dasarnya semua aktivitas pengelolaan dokumen ini dilakukan dalam sebuah sistem yang saling terintegrasi.
Salah satu kelebihan penggunaan EFS ini adlaah pada sistem pengindeksannya dimana metode pengindeksan yang umum terdiri dari tiga metode yaitu :
- Index-Field, dimana metode ini menggunakan kategori tema dan kata kunci sebagai dasar indeksing pada sebuah dokumen.
- Full-Text Indexing, pada metode ini menggunakan Optical Character Recognition (OCR) untuk membaca indeks yang dicari dalam sebuah dokumen dengan kecepatan yang tinggi sehingga akan mempercepat proses pencarian dokumen yang sesuai dengan keyword pencarian.
- Folder/File Structure, dengan menggunakan metode visual dalam mode pencarian dokumen seperti pencarian folder dalam sebuah hirarki yang tepat akan menelusuri keyword yang termasuk didalamnya.
Dalam penggunaannya sesungguhnya memang ada beberapa celah yang tidak bisa dihilangkan seperti celah dalam memanipulasi dokumen yang tersimpan, adanya kerusakan file tanpa ada indikasi terlebih dahulu dan ketergantungan dalam menggunkana jaringan, sehingga apabila jaringan bermasalah maka akses dalam EFS ini juga akan bermasalah.
Akan tetapi sebagai sebuah sistem yang memiliki hal positif dan negatif tersendiri penggunaan EFS ini sesungguhnya memberikan banyak sekali manfaat untuk pengelolaan dokumen yang ada, dan sudah pasti akan memberikan efisiensi dan efektivitas yang tinggi bagi proses kerja dalam sebuah organisasi.
Terima Kasih
