Memilih Aplikasi Pengelolaan Dokumen Yang Baik

Memilih Aplikasi Pengelolaan Dokumen Yang Baik – Dunia teknologi yang berkembang sangat cepat membuat banyak juga perubahan pada dunia kearsipan, jika pada jaman dahulu pengelolaan arsip hanya terbatas pada arsip fisik saja, maka pada saat ini arsip telah bertransformasi kedalam bentuk yang lebih maju yaitu arsip digital atau arsip elektronik. Arsip elektronik merupakan sebuah data yang menyimpan informasi yang tersimpan didalam suatu sistem penyimpanan elektronik.

Keuntungan menggunakan arsip elektronik

Memilih Aplikasi Pengelolaan Dokumen Yang Baik-roses transformasi arsip dari dokumen fisik ke dokumen softcopy tentunya memberikan keuntungan bagi proses yang akan berlangsung antara lain :

• Mengurangi penggunaan kertas, dengan adanya dokumen dalam bentuk softcopy maka secara langsung kita tidak lagi menggunakan kertas sebagai media penyimpanan informasi untuk beberapa dokumen yang memang tidak diperlukan keberadaan fisiknya, sehingga semua informasi yang ada akan diakses melalui media aplikasi dokumen.
• Perlindungan data dan informasi yang lebih baik, cara ini antara lain bisa dengan membatasi hak akses atau pemberian perlindungan password rahasia untuk dokumen-dokumen yang sangat penting. Sebagai gambaran semua dokumen yang tersimpan didalam media elektronik hanya bisa diakses menggunakan komputer ataupun media elektronik lainnya, untuk itulah diperlukan akses login untuk seseorang apabila ingin menggunakan arsip tersebut sebagai sumber informasinya. Dengan membatasi hak akses kepada orang orang tertentu maka kita akan dapat mengurangi resiko penyalah gunaan dokumen yang  tersimpan.
• Proses pengelolaan yang lebih cepat dan effisien, fungsi utama dari penyimpana kembali sebuah dokumen adalah sebagai penyimpanan informasi yang terkandung didalamnya, pada proses ini maka proses penggunaan informasi baik dari pengambilan maupun penyimpanan kembali sebuah dokumen menjadi sangat penting, untuk arsip fisik maka pengelolaan kembali melibatkan pencarian manual yaitu dengan metode penyimpanan dan penggunaan dokumen memerlukan banyak aktifitas sedangkan untuk arsip elektronik untuk mengakses semua dokumen yang ada kita hanya perlu mengakses media penyimpanan pada salah satu tempat tanpa harus berpindah tempat, dalam hal dapat diartikan bahwa pengelolaan dokumen dengan sistem elektronik mampu mengefisienkan waktu disbanding pengelolaan dokumen secara fisik.
• Adanya backup untuk semua data, dengan menggunkaan fitur backup maka kita dapat memulihkan semua data yang hilang atau terhapus secara sengaja ataupun tidak sengaja, yang dimaksud backup disini kita menyiapkan Salinan dari semua data yang ada dan menyimpannya didalam tempat yang aman dan berbeda, sehingga apabila suatu waktu terjadi masalah atau kesalahan pada penyimpanan kita akan lebih mudah mengembalikan data yang bermasalah tersebut.
• Kemudahan proses pengiriman dan penerimaan informasi data, dengan fitur yang tersedia pada aplikasi maka kita akan dengan mudah mengirim dan menerima data secara cepat hanya dalam hitungan detik maka kita akan dengan mudah mengirimkan data elektronik kepada seseorang, ataupun menerima data elektronik secara cepat dari pihak lain.

Memang proses perubahan pengelolaan dokumen tidak dapat secara langsung dilakukan hal ini terkait dengan berbagai prsoses yang harus dilalui sebelum kita mampu mengoptimalkan penggunaan aplikasi pengelolaan dokumen yang baik, akan tetapi melihat dari perkembangan teknologi saat ini sudah dapat diprediksikan bahwa dimasa depan perkembangan teknologi akan membawa serta pengelolaan dokumen menjadi lebih maju dan efektif.