Memilih Filling Cabinet Yang Baik dan Tahan Lama-Perencanaan penyimpanan dokumen yang baik mampu membantu kegiatan kantor berjalan dengan baik dan benar, pada umumnya lemari arsip atau filling cabinet merupakan pilihan teratas dalam pengelolaan dokumen karena filling cabinet mampu meningkatkan faktor keamanan dan kenyamanan dalam mengatur dokumen atau arsip yang bersifat pribadi maupun internal.
Filing cabinet yang baik mampu memfasilitasi pengorganisasian materi arsip, dokumen dan berkas lainnya yang harus disimpan dengan aman dan untuk penggunaan kembali dimasa mendatang.
Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan sebelum kita memutuskan untuk membeli lemari arsip guna memenuhi kebutuhan peralatan pengelolaan arsip di kantor kita, antara lain :
-
Perlindungan
Salah satu faktor penting dalam memilih sebuah lemari arsip yang dapat memberikan perlindungan penuh terhadap arsip atau dokumen yang tersimpan. Dengan adanya perlindungan yang efektif maka semua dokumen yang tersimpan tidak akan mudah diakses oleh orang-orang yang tidak mempunyai kualifikasi untuk mengakses dokumen tersebut sehingga penyalahgunaan arsip untuk kepentingan pihak yang tidak bertanggung jawab dapat diminimalisir, ataupun dari gangguan bencana alam serta kebakaran.
Salah satu contoh faktor perlindungan antara lain filling cabinet dapat menahan panasnya api saat terjadi kejadian yang tidak diinginkan (kebakaran) sampai 1700 F dalam jangka waktu minimal satu jam, juga kunci lemari yang tidak dapat dimanipulasi secara mudah serta perlindungan-perlindungan lainnya.
-
Ukuran
Ada dua faktor untuk ukuran yang dapat dijadikan sebagai parameter untuk memilih filling cabinet pertama adalah ukuran ruang yang akan dialokasikan sebagai ruang penempatan filling cabinet itu sendiri, dengan mempertimbangkan berbagai koefisiensi seperti ruang yang cukup didepan cabinet atau lemari arsip sehingga akan memudahkan pada saat user ingin membuka dan mengambil dokumen dalam lemari arsip. Hal ini juga terkait akses jalan yang cukup sehingga lalulintas didepan filling cabinet tidak terlalu sempit dan mengganggu pergerakan user.
Sedangkan untuk faktor kedua yaitu jumlah item dokumen yang akan diletakan didalam lemari arsip. ini merupakan faktor penempatan yang efisien dalam proses penyimpanan dokumen, lebih baik menggunakan satu lemari arsip yang mampu mengatur hal-hal terkait penyimpanan dokumen dalam satu jenis dibanding memiliki banyak lemari arsip yang menyimpan dokumen satu jenis dokumen didalam beberapa lemari arsip yang berbeda. Juga harus dipastikan untuk memiliki ruang yang berlebih untuk persiapan penyimpanan dokumen sejenis dimasa mendatang.
-
Konstruksi
Memilih Filling Cabinet Yang Baik dan Tahan Lama-Ada dua bahan yang digunakan untuk membuat lemari arsip antara lain yaitu metal atau besi, dan kayu. kedua-duanya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Untuk lemari arsip berbahan metal memiliki kelebihan lebih tahan lama dan beberapa diantaranya mampu bertahan dalam kondisi panas (terbakar) untuk waktu yang cukup lama dengan kata lain lemari arsip yang terbuat dari bahan metal memiliki kekuatan dan daya tahan yang cukup baik, sedangkan untuk lemari arsip berbahan dasar kayu lebih disukai karena mampu menyatu dengan dekorasi kantor dengan baik dan dapat memberikan nuansa yang hangat dan nyaman.
-
Mobilitas
Seiring dengan berjalannya waktu maka perubahan penempatan lemari arsip untuk mengganti suasana dan efisiensi ruang menjadi sebuah kebutuhan yang pasti datang, untuk itulah diperlukannya sebuah lemari arsip yang mampu berpindah tempat dengan mudah dalam artian lemari arsip ini tentulah tidak terlalu berat, selain mudah digerakan hal ini juga akan berguna pada saat proses pembersihan lemari arsip ini dalam kurun waktu beberapa waktu sekali.
Setelah memperetimbangkan beberapa aspek diatas dengan baik barulah anda akan mendapatkan gambaran tentang lemari arsip seperti apa yang anda butuhkan untuk digunakan untuk memenuhi kebutuhan kantor anda, selain itu anda juga bias berkonsultasi dengan seorang konsultan design dan tata ruang dalam memutuskan seperti apa ruang arsip yang akan anda bangun. Salah satu konsultan dan penyedia peralatan pengarsipan terbaik di Indonesia adalah PT. Spectrum Fileforce yang menyediakan semua kebutuhan peralatan pengarsipan baik dalam bentuk fisik maupun nonfisik.
