Memilih Sistem Penyimpanan Arsip – Sistem penyimpanan arsip memang merupakan salah satu hal yang harus kita tentukan pada saat kita akan mendirikan sebuah organisasi bisnis, dengan beragam macam sistem yang ada kita perlu menyesuaikan sistem yang akan kita gunakan dengan karakteristik organisasi kita, misalkan arsip perusahaan swasta sudah pasti akan berbeda dengan arsip dilingkungan sekolah ataupun arsip diperusahaan travel akan berbeda dengan arsip diperusahaan ritel, oleh karena itu sangat penting bagi pengelolaa kearsipan untuk Memilih Sistem Penyimpanan Arsip yang sesuai dengan kebutuhan dan fungsi dari kegunaan sistem kearsipan yang kita pilih.
Untuk kriteria penyimpanan arsip yang baik dapat di jelaskan pada poin – poin dibawah ini antara lain :
- Meminimalisir penggunaan peralatan dan sumber daya.
- Pelaksanaannya yang mudah dan efisien.
- Menghemat penggunaan biaya dan waktu.
- Simple mudah dimengerti.
- Mampu dikembangkan dimasa mendatang.
- Sesuai dengan fungsi dan tujuan dari organisasi.
Memilih Sistem Penyimpanan Arsip
Memilih Sistem Penyimpanan Arsip yang ada dapat dilihat dari penjelasan dibawah ini, yaitu :
- Sistem Abjad sangat cocok digunakan untuk perusahaan yang banyak menyimpan nama pelanggan atau anggotanya seperti bank, perpustakaan dan lain – lain, sistem ini juga sangat cocok untuk digunakan dibagian kepegawaiann karena akan lebih mudah dicari data personal berdasarkan nama pegawai ataupun unitnya.
- Sistem Subjek sangat cocok digunakan untuk organisasi dalam skala yang cukup besar baik dari ruang lingkup pegawainya ataupun pekerjaannya. sistem yang menggunakan sentralisasi (Terpusat) dalam pengelolaan kearsipannya akan sangat mudah menerapkan sistem ini, dimana semua pengelolaan kearsipan akan dikelola oleh suatu unit kearsipan sebagai pusatnya, dengan demikian arsip – arsip yang dikelolanya akan beraneka ragam , akan tetapi jika dikelola menggunakan sistem desentralisasi sistem subjek akan kurang tepat hal ini dikarenakan setiap unit kerja akan menangani arsipnya sendiri sendiri.
- Sistem Tanggal sangat cocok digunakan untuk organisasi yang menyangkut masalah keuangan , karena biasanya pencatatan keuangan dilakukan pada transaksi yang terjadi setiap hari, bulan ataupun parameter waktu lain yang telah ditentukan sebelumnya.
- Sistem Wilayah sangat tepat digunakan pada organisasi yang mempunyai kantor cabang di berbagai daerah ataupun diluar negeri dengan jaringan bisnis yang mencakup daerah yang luas seperti perusahaan ekspor – impor, kantor pos, perusahaan transportasi dan lain – lain.
- Sistem Nomor sangat tepat digunakan untuk organisasi yang menggunakan nomor identitas sebagai suatu ciri atau tanda yang akan digunakan pada sebuah proses seperti Rumah sakit (Nomor Pasien), Bank (Nomor rekening), Sekolah (Nomor induk siswa ), dan lain sebaginya.
Akan tetapi pada dasarnya hal ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan misalkan kita bisa menggabungkan dua metode atau lebih sesuai dengan kebutuhan yang ada di organisasi hal tersebut tidak menjadi masalah asalkan proses pengelolaan dokumen tersebut menjadi lebih baik dan efisien.
Terima Kasih………..
