Memilih Software DMS Yang Baik – Documen management System (DMS) merupakan sebuah system yang mampu mengelola informasi berkembang yang diciptakan oleh sebuah organisasi. DMS merupakan salah satu elemen penting dalam system pengelolaan dokumen pada saat ini, hal ini terkait dengan perkembangan teknologi yang sudah sangat maju, sehingga aspek pengelolaan dokumen ini juga bertrasformasi menciptakan sebuah system yang mampu mengefektifkan dan mengefisienkan proses bisnis yang ada, dalam hal ini sebagai salah satu tolak ukur yang bisa kita tingkatkan pada penggunaan DMS ini adalah factor kecepatan, keamanan, efisiensi dan beberapa hal lainnya.
Memilih Software DMS Yang Baik
Sebuah Documen Management Sistem yang baik harus mampu memberikan kemudahan bagi para penggunanya, baik itu kemudahan pengaksesan informasi, dokumentasi, ataupun pengelolaannya serta hal lainnya, dengan adanya era digital di industry 4.0 saat ini DMS memegang peranan penting bagi pengoperasian sebuah organisasi, dengan system tata kelola dokumen yang baik maka sebuah organisasi dengan mudah dapat menentukan strategy ataupun persiapan dimasa mendatang dengan mengacu kepada data-data yang ada.
Beberapa permasalahan yang umumnya sering terjadi di pengelolaan dokumen secara fisik atau tradisional yaitu :
- Waktu yang diperlukan dalam mengakses dokumen cukup lama hal ini disebabkan oleh banyaknya dokumen yang bertumpuk menjadi satu belum lagi lokasi rak penyimpanan yang berbeda – beda menyebabkan banyaknya waktu terbuang pada saat kita ingin mengakses informasi tersebut.
- Faktor keamanan yang rentan, dokumen dalam bentuk fisik rentan terhadap serangan entah itu bencana alam ( Kebakaran, Banjir dan lain sebagainya ) ataupun human error yang kerap terjadi, hal ini diakibatkan tidak adanya back up yang baik dan efisien sehingga sulit sekali melakukan recovery atas data yang hilang tersebut.
- Proses kolaborasi antar karyawan menjadi kurang efisien dan lebih lama, hal ini disebabkan banyaknya divisi yang ada pada suatu perusahaan yang saling terkait, oleh sebab itu diperlukan kolaborasi antar divisi atau karyawan yang bersangkutan untuk saling bekerja sama untuk tujuan perusahaan.
Untuk itulah DMS yang diciptakan sekarang mampu meminimalisir beberapa kekurangan dalam model pengelolaan konvensional, sebuah software DMS yang baik harus memiliki minimal hal-hal sebagai berikut :
- Mampu memudahkan proses pencarian dokumen softcopy yang ada didalam system.
- Mampu memberikan dan menyebarkan informasi secara masal kebeberapa user pengguna.
- Mempermudah kerja team.
- Memudahkan proses kerja dengan alur workflow yang tepat dan dinamis.
- Membuat kinerja karyawan menjadi lebih produktif dan sesuai dengan tujuan perusahaan.
- Mampu mengontorl penggunaan hak kases sehingga untuk dokumen yang bersifat rahasia mampu dikontrol akses mana saja yang bisa mengggunakan informasi tersebut.
Sebagai sebuah system pengelolaan dokumen DMS yang baik harus juga mempunyai spesifikasi sebagai berikut :
- DMS harus mampu mengefektifkan dan mengelola dokumen dengan baik semua data yang ada di organisasi.
- Mampu meng-capture semua dokumen yang ada dengan terperinci dan aman.
- Mampu berintegrasi dengan aplikasi lain, bisa menggunakan API atau metode lainnya.
- Akses yang mudah dan dimana saja, penggunaan web aplikasi bisa memberikan kemudahan ini.
- Mampu melakukan Scan, print, email, save, navigate, dan view dokumen dengan cepat.
- Kemampuan dalam searching Teks yang bisa mensuport berbagai jenis type data yang ada.
- Fitur Check-in/out yang memungkinkan untuk mengetahui spesifikasi dokumen yang tersimpan.
- Kemampuan dalam perlindungan data yang baik atau keamanan tingkat tinggi.
- Mampu melakukan sharing dokumen antar user.
- Mampu mengatur pola retensi data dan mereminder dokumen – dokumen yang termasuk kedalam katagori retensi.
- Fitur E-Form untuk membuat form digital.
- Mampu membuat workflow untuk sebuah proses bisnis yang ada.
- Mampu terkoneksi dengan layanan share point.
Sebenarnya hampir semua DMS yang tersedia dipasaran saat ini mempunyai kelebihan dan kekurangannya masing-masing, oleh karena itu sangat penting bagi kita untuk mempelajari lebih jauh mengenai aplikasi DMS yang ingin kita implementasikan didalam perusahaan kita, untuk saat ini sebagai salah satu alternative bagi anda yang akan kami sarankan kepada anda yaitu Software DMS keluaran dari PT. Spectrum Fileforce, dimana Software yang bernama Papervision Enterprise, yang mempunyai banyak sekali keunggulan dalam hal DMS atau Software pengelolaan dokumen manajemen system yang ada, untuk informasi mengenai software PaperVision Enterprise anda dapat menghubungi Website resmi PT. Spectrum Fileforce Di http://spectrum-fileforce.com/ atau dinomor berikut : 08111603535
Terima Kasih
