Menata Filling Cabinet Yang Baik-Filling cabinet merupakan salah satu peralatan pengarsipan yang paling sering digunakan oleh arsiparis maupun bidang pengelolaan kearsipan disebuah Lembaga atau instansi, oleh karena itu penataan dan pembersihan merupakan salah satu faktor yang sangat penting guna memperpanjang masa pakai filling cabinet itu sendiri.
Secara umum perawatan kebersihan lemari filling cabinet hampir tak berbeda dengan perawatan lemari pada umumnya hanya saja karena isi dalam rak arsip ini merupakan file yang berbeda-beda serta mempunyai isi informasi yang sangat penting maka pada proses penataan dan peletakan kembali arsip-arsip tersebut haruslah dilakukan dengan benar.
Menata Filling Cabinet Yang Baik
Saat melakukan pembersihan dan penataan kembali arsip didalam lemari filling cabinet sudah barang tentu langkah pertama dalam proses pembersihan adalah mengeluarkan semua isi didalam lemari tersebut, dalam langkah ini diperlukan kehati-hatian dalam mengambil dan meletakan dokumen sementara sehingga pada saat peletakan kembali arsip tersebut posisi arsip tersebut tidak berubah, Usahakan pada saat pengambilan dokumen tersebut dilakukan dengan bertahap sesuai dengan kriteria dokumen yang terkandung didalamnya, letakan dokumen secara berurut pada penempatan sementara.
Bisa dimulai dari ujung satu hingga keujung lainnya, selesai semua dipindahkan maka proses pembersihan lemari arsip bias dilakukan dengan membersihkan debu dan kotoran yang melekat pada semua bagian lemari menggunkana kain lap bersih dan lembut, untuk lemari berbahan dasar metal bias digunakan kain lap basah menggunakan cairan pembersih dan tunggu hingga kering atau lap kembali dengan lap kering sehingga pada saat memasukan kembali arsip tersebut kondisi lemari dalam keadaan kering.
Berikan pelumas untuk lubang kunci atau engsel yang sudah berkarat dan lap kembali dengan kain kering hingga cairan tersebut tidak menetes mengenai arsip yang akan kita simpan.
Penataan Kembali
Proses selanjutnya setelah pembersihan lemari tersebut selesai yaitu penataan kembali arsip – arsip tersebut kedalam lemari arsip, pada proses ini semua arsip yang telah dipindahkan sementara akan dimasukan kembali kedalam lemari arsip, diperlukan ketelitian dalam meletakan kembali arsip-arsip pada lemari arsip tersebut sebab posisi dan tata letak arsip harus sesuai dengan posisi pada saat lemari arsip tersebut belum dibersihkan dengan kata lain posisi pada saat dikeluarkan dan diletakan kembali haru sama dan sesuai, dikarenakan system yang berjalan pada saat ini telqah merecord posisi dokumen pada posisi awal sehingga apabila ada kesalahan pada peletakan arsip tersebut akan sulit mencari kembali arsip yang berukar posisi tersebut.
Karena pada awal pengambilan kembali dokumen atau arsip tersebut telah disusun sedemikian rupa sehingga akan memudahkan proses peletakan kembali di dalam lemari arsip tersebut, selesai semua arsip telah diletakan pada posisinya maka proses selanjutnya yaitu mengecek posisi arsip tersebut apakah telah sesuai dengan system yang ada jika kita memakai sebuah system aplikasi pengelolaan dokumen ataupun urutan posisi secara kasat mata.
