Mengenal Jenis – Jenis Lemari Arsip – Ada banyak macam dan jenis lemari arsip yang ada dipasaran saat ini, akan tetapi pada dasarnya menurut fungsi dan kegunaannya lemari arsip ini memang sebagai tempat menyimpan arsip. berbagai fungsi tambahan terkadang disematkan seiring dengan perkembangan teknologi, terutama untuk jenis lemari bertype Mobile Shelving yang memang menggunakan teknolgi sebagai salah satu faktor yang disematkan didalam lemari arsip tersebut.
Mengenal Jenis – Jenis Lemari Arsip
Dari berbagai jenis lemari arsip tersebut antara alain adalah sebagai berikut :
1. Mobile Shelving
Lemari arsip ini merupakan lemari arsip generasi baru yang bisa bergerak dinamis sesuai dengan rel yang terpasang pada umumnya lemari arsip ini bisa bergerak kebelakang dan kedepan akan tetapi ada juga model yang bisa bergerak kesamping. Lemari arsip model ini biasanya berukuran cukup besar dengan kapasitas penyimpanan yang cukup besar pula. karena bentuknya yang cukup besar maka untuk penempatan lemari jenis ini biasanya memerlukan ruang khusus tersendiri atau yangbiasa dikenal dengan ruang arsip.
Seiring dengan berkembangnya teknologi maka lemari arsip jenis ini juga telah menggunakan fitur teknologi sebagai salah satu fitur unggulan, dari mulai tombol otomatis, hingga integrasi dengan sistem komputer yang bisa mengelola dokumen dari sistem komputer yang terhubung dengan lemari arsip tersebut. lemari arsip jenis ini biasanya digunakan untuk industri dalam skala yang cukup besar, seperti rumah sakit untuk pengelolaan dokumen rekam medis hingga organisasi besar swasta ataupun pemerintahan yang berhubungan dengan pengelolaan dokumen yang sangat besar.
Keuntungan dari penggunaan lemari jenis ini selain kapasitasnya yang cukup besar lemari arsip jenis ini juga bisa memberikan pengamanan tambahan yang sangat baik, dengan adanya hak akses yang bisa mengontrol pengguna dokumen yang terverifikasi akan semakin mudah memberikan pengamanan kepada dokumen yang tersimpan didalam lemari jenis ini.
2. Cupboard
Lemari jenis ini merupakan lemari yang sering digunakan oleh berbagai divisi yang mempunyai dokumen yang harus disimpan, karen abentuknya yang tidak terlalu besar, lemari jenis ini sangat cocok ditempatkan disudut ruang yang tidak terlalu besar, dengan hanya memuat arsip aktif yang sering digunakan lemari jenis ini sangat fleksibel dan efektif untuk penggunaan didalam ruang. Dengan penempatan yang tepat maka lemari jenis ini bis amenjadi solusi bagi anda yang dalam setiap proses kerja membutuhkan dokumen sebagai penunjang kerja.
Selain itu lemari jenis ini juga cukup ringan sehingga apabila kita ingin mendekorasi ulang ruangan maka lemari ini dengan mudah dapat di pindahkan, dengan berbagai variasi pintu penutup dari swing door, Sliding door, Glass Swing door, Glass Sliding door hingga Tambour Door membuat lemari jenis ini menjadi sangat amat populer dikalangan penggunanya.
3. Cabinet
Hampir sama dengan cupboard lemari cabinet juga merupakan salah satu peralatan filling system yang wajib digunakan di berbagai organisasi, lemari arsip khusus untuk menyimpan dokumen ini merupakan lemari arsip yang sangat sering kita jumpai. Dengan fungsi yang khusus untuk menyimpan dokumen tertentu lemari jenis ini memiliki spesifikasi yang sangat layak sebagai media penyimpanan dokumen – dokumen yang bersifat rahasia, tidak seperti lemari cupboard yang lebih general dalam artian mampu menyimpan benda apapun selain dokumen seperti box ataupun benda lainnya, lemari jenis ini hanya cocok digunakan sebagai media penyimpanan dokumen tertentu saja.
4. Rack
Walaupun masih sangat sulit menentukan apakah rack ini termasuk kedalam jenis lemari akan tetapi dari kegunaannya rack ini mempunyai fungsi yang sama dengan lemari arsip lainnya yaitu sebagai media penyimpanan dokumen, akan tetapi rack ini mempunyai fleksibilitas yang sangat baik dalam hal pengelolaan dokumen yang sangat aktif, hal ini terkait dengan bentuknya yang tidak mempunyai dinding ataupun pintu yang melindunginya jadi untuk proses pengambilan dokumen didalamnya akan sangat efisienm, akan tetapi dari segi keamanan akan sangat riskan jika menempatkan dokumen di rack ini tanpa ada ruangan khusus karena hampir tidak ada faktor pengaman yana ada di lemari jenis ini. Selain itu kisaran harga untuk lemari jenis ini sangatlah murah dan ekonomis, tak heran banyak sekali organisasi – organisasi yang menggunakan lemari jenis ini sebagai salah satu media penyimpanan dokumen – dokumen mereka karena faktor efisiensinya.
Penggunaan dari berbagai jenis-jenis lemari diatas memang harus disesuaikan dengan kondisi yang ada di perusahaan kita, faktor biaya, efisiensi , kebutuhan ruang dan lain sebaginya harus dipikirkan secara mendalam karena dalam hal pengelolaan dokumen merupakan hal yang terus berkembang selain teknologi juga perkembangan dokumen dimasa mendatang yang harus disiapkan dan direncanakan sedini mungkin.
Terima Kasih
