Mengenal Sistem Manajemen Dokumen-Dalam menyimpan , mengatur dan untuk mengakses file-file digital terutama dokumen dalam suatu perusahaan di sebuah ruang penyimpanan terpusat mungkin membuat fleksibilitas karyawan kurang dalam mengakses dokumen tersebut . Dan juga menyimpan dokumen untuk penyimpanan arsip atau menggunakan sumber daya terkadang kurang maksimal bahkan manajemen arsip sering kali sulit.
Pada jaman sakarang , sistem manajemen dokumen juga sudah berkembang telah beralih ke sistem penyimpanan file di Cloud Storage atau secara bahasa indonesia di ‘Awan’ , dimana dokumen disimpan secara digital tetapi server lokasi dokumen tersebut tidak berada di kita. Dalam akses browsing sehari-hari ketika kita melakukan download suatu dokumen / video kita sering menggunakan aplikasi dari Cloud Storage . Aplikasi yang dimaksud adalah seperti Google Drive , DropBox , ZippyFile dan aplikasi lainnya .
Tujuan dari penyimpanan dokumen tersebut , adalah memudahkan dalam pengaksesan penyimpanan dokumen secara online yang memungkinkan orang-orang yang memiliki link / akses dapat melihat , mengedit dan mengakses dokumen tersebut secara rolenya . Tetapi , jika kita berbicara menyimpan dokumen secara online , mungkin dengan menggunakan aplikasi familiar itu sudah dirasa cukup , karena kebutuhan hanya menyimpan dan user akses tidak perlu sangat diperhatikan .
Tetapi bagaimana jika kita ingin menyimpan dokumen-dokumen penting secara online ? Bagaimana tingkat keamanan terhadap dokumen yang disimpan online? Bagaimana Hierarki user yang mengaksesnya? itulah pasti beberapa pertanyaan yang akan timbul di pikiran anda ketika melakukan penyimpanan dokumen secara online dan juga penyimpanan dokumen online dengan gratis .
Sistem Manajemen Dokumen Online
Sistem Manajemen Dokumen Online ,sebuah perangkat lunak untuk mengelola dokumen elektronik secara online yang dapat digunakan oleh perusahaan / organisasi dalam pengaksesan dokumen yang bisa diakses di perangkat manapun secara mobile.
Berfungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen anda , dan dapat mengatur tingkat akses user dalam mengakses dokumen , dapat meihat jejak untuk mengawasi perubahan -perubahan yang terjadi pada sebuah dokumen setiap waktu .
Fasilitas nilai tambah dalam Sistem Manajemen Dokumen, meliputi :
-
- Dapat melakukan pengaturan dalam mengontrol untuk menjamin hanya satu atau beberapa pengguna saja yang memodifikasi sebuah dokumen tertentu
- Dapat melakukan ‘history log’ atau memeriksa jejak untuk mengawasi perubahan-perubahan yang terjadi pada sebuah dokumen.
- Pengaturan untuk akses user kepada beberapa dokumen- dokumen.
- Pengaturan dokumen-dokumen ke dalam grup-grup yang berhubungan dan folder-folder.
- Pengenalan dan mendapatkan kembali dari dokumen-dokumen sesuai dengan teks yang ada pada dokumen-dokumen tersebut (freetext searching / semi ocr).
- Mencatat informasi yang berhubungan dengan dokumen sebagai metadata atau indeksing data, seperti tanggal pembuatan , nama pembuat dokumen.
- Kemampuan untuk mengirimkan dokumen-dokumen dari satu pengguna kepada pengguna lainnya dalam kebiasaan yang terkontrol berdasarkan workflow.
- Mengubah dokumen-dokumen kertas ke dalam format elektronik dengan melakukan scanning proses.
Jadi pada dasarnya Sistem Manajemen Dokumen Online mampu membentu setiap organisasi dalam mengelola dokumennya sesuai dengan kebutuhan saat ini yaitu cepat,tepat dan aman.
Semoga bermanfaat…..
1 thought on “Mengenal Sistem Manajemen Dokumen”