Metode Dalam Alih Media Dokumen-Seperti yang kita tahu saat ini dunia kearsipan penggunaan dan pengelolaan dokumen konvensional (Dokumen fisik) sudah mulai beralih ke penggunaan dan pengelolaan dokumen elektronik (Dokumen softcopy) dimana jika dibandingkan dengan pengelolaan dokumen fisik maka dokumen elektronik memiliki beberapa keuntungan diantaranya adalah :
- Proses penemuan kembali dokumen menjadi lebih cepat.
- Penyajian informasi yang cepat dan lengkap.
- kemudahan dalam mengakses dokumen dari berbagai tempat.
- Informasi dalam sebuah dokumen elektronik dapat diakses oleh beberapa pengguna dalam satu waktu (Multi User).
- Adanya pusat penyimpanan informasi yang lebih terstruktur.
- Memiliki tingkat keakuratan yang tinggi dalam hal penyimpanan.
Dengan bentuk yang berbeda -beda untuk setiap type file maka kita akan lebih mudah dalam mengelola dokumen sesuai dengan bentuknya misalkan dokumen dalam bentuk gambar, video, teks atau bentuk lain yang memiliki spesifikasi khusus seperti gambar dalam aplikasi autocad, corel draw atau mungkin coding bahasa pemrograman yang memiliki format khusus.
Metode Dalam Alih Media Dokumen
Metode Dalam Alih Media Dokumen sendiri saat ini terdiri dari tiga metode yang terdiri dari :
- Scanning, proses yang umum dilakukan dalam mengkonversi dokumen fisik menjadi dokumen
elektronik, pada metode ini dibutuhkan file dalam bentuk dokumen fisik, dimana dokumen fisik tersebut akan di scan / pindai dengan mesin scaner yang akan menghasilkan duplikasi dokumen fisik tersebut dalam bentuk dokumen elektronik, nah dokumen elektronik inilah yang akan disimpan dalam komputer atau media penyimpanan elektronik lainnya untuk di pergunakan kembali apabila informasi yang ada didalamnya dibutuhkan. - Conversion, pada metode ini biasanya hal yang dilakukan adalah mengubah dokumen spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan dalam media penyimpanan elektronik.
- Importing, metode ini merupakan proses pemindahan data secara elektronik misalkan data dari e-mail , grafik, gambar dan lain sebagainya kedalam sistem pengarsipan elektronik, setelah dipindahkan kedalam sistem maka data tersebut akan diolah dalam sebuah sistem pengelolaan kearsipan eletronik.
Proses pengelolaan dokumen elektronik
Pada proses pengelolaannya sendiri dokumen elektronik sangat berbeda dengan dokumen fisik, dimana sistem pengelolaan arsip elektronik menjadi induk dari semua proses pengelolaan dokumen elektronik itu sendiri, maka jika sistem mengalami masalah akan menyebabkan semua dokumen yang tersimpan juga mengalami masalah.
Oleh karena itu dalam proses pengelolaan dokumen elektronik dibutuhkan sebuah sistem yang benar – benar mampu mengelola dokumen sesuai dengan kebutuhan organisasi, dan juga diperlukan beberapa persiapan dalam mengantisipasi kebutuhan dimasa mendatang seperti, jadwal back up data rutin, maintenence, update sistem atau bahkan pengembangan sistem sesuai dengan kemajuan teknologi yang ada.
Karena sesungguhnya pengelolaan dokumen elektronik memang bertumpu pada teknologi yang digunakan, sehingga dampak negatif pada pengelolaan dokumen elektronik ini adalah ketergantungan nya terhadap teknologi, seperti sumber energi (listrik), Jaringan (internet, kabel dll), hardware atau perangkat keras (pc, monitor,keyboard, dll), software (sistem operasi, aplikasi, dll) maka jika salah satu dari beberapa hal diatas mengalami masalah akan menyebabkan terganggunya juga akses dalam pengelolaan dokumen elektronik yang ada.
Penutup
Akan tetapi dibalik ketergantungan tersebut pengelolaan dokumen elektronik akan menjadi pengelolaan dokumen yang sangat dominan dimasa mendatang, dengan kata lain mau tak mau saat ini dan dimasa mendatang pengelolaan dokumen elektronik sudah menjadi kewajiban bagi semua elemen yang menggunakan dokumen sebagai bagaian dari sistem penunjang proses bisnis dalam sebuah organisasi.
Semakin lama kita menunda untuk menggunakan pengelolaan dokumen elektronik maka kita akan semakin jauh tertinggal dari para kompetitor yang menggunakan teknologi pengelolaan dokumen elektronik sebagai salah satu aspek untuk peningkatan proses bisnis yang ada didalam organisasi mereka.
Terima Kasih
